Tiểu luận Nguyên tắc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG …………….. ---------- TIỂU LUẬN Nguyên tắc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo HVTH: Đặng Thị Diệu Hiền 1 ĐẶT VẤN ĐỀ Để xây dựng được một hệ thống chính trị, pháp luật, y tế, giáo dục… thì phải có những mục tiêu, định hướng thật rõ ràng vì nó có tính chất chỉ đạo xuyên suốt quá trình hình thành và hoạt động của hệ thống đó. Những định hướng rõ ràng, chính xác, phù hợp với điều kiện thực tế được xem như là kim chỉ nam, là bí quyết để giúp cho sự thành công của mọi hoạt động nói chung và hoạt động quản lý nói riêng. Do đó muốn việc xây dựng bộ máy tổ chức có hiệu quả thì ta phải nghiên cứu, xem xét tất cả các mối quan hệ, tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của bộ máy một cách chi tiết và rõ ràng, để từ đó mới có những định hướng xây dựng đúng đắn phù hợp với yêu cầu chung củng như những yêu cầu riêng mà thực tế đòi hỏi. Do đó, để xây dựng bộ máy tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo ta củng cần phải xem xét cụ thể chức năng, nhiệm vu, quyền hanï … của đơn vị mình để từ đó mới có thể định hướng để xây dựng bộ máy tổ chức. Một yếu tố không thể thiếu giúp quá trình xây dựng bộ máy quản lý được thành công đó là hệ thống các nguyên tắc xây dựng bộ máy quản lý giáo dục và đào tạo. Hệ thống này mang tính chất chỉ đạo, định hướng mọi hoạt động để đạt mục tiêu vì nó đã được đúc kết qua kinh nghiệm, qua sự tìm tòi nghiên cứu và cũng như là được kiểm nghiệm trong thực tế. Trong tiểu luận này đã nêu ra những nguyên tắc, phân tích và đưa ra những ví dụ minh hoạ ïđể làm rõ vấn đề hơn. Tuy nhiên, trong quá trình tìm tòi nghiên cứu không thể tránh những sai sót. Rất mong được sự góp ý chân thành từ phía Thầy cũng như là các bạn. HVTH: Đặng Thị Diệu Hiền 2 I. Khái niệm Thế nào là nguyên tắc? Có nhiều cách định nghĩa. - Nguyên tắc là lời phát biểu cơ bản hướng dẫn hành động. - Đó là chân ký cơ bản có khả năng áp dụng vào một tập hợp các tình huống để dự đoán kết quả. Nguyên tắc chứa đựng chân lý trong một phạm vi nhất định. Nguyên tắc mang tính chỉ đạo cho hành động để đạt mục tiêu. Nguyên tắc phản ánh quy luật khách quan, hay những mối quan hệ có tính tất yếu trong những điều kiện nhất định. Nguyên tắc không phải do con người tuỳ tiện đề xuất mà trái lại được xây dựng từ nhận thức đúng đắn của quy luật khách quan. Nguyên tắc phản ánh quy luật khách quan. Do đó, các nguyên tắc xây dựng bộ máy quản lý được xác định từ những điều kiện kinh tế xã hội nhất định. Nghĩa là các nguyên tắc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý cũng thể hiện các quy luật khách quan hay các tính chất cơ bản của một hệ thống tổ chức. II. Hệ thống các nguyên tắc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo 1. Nguyên tắc tính đẳng cấu Tính đa dạng của cơ quan quản lý phải phù hợp với tính đa dạng của các mục tiêu, nhiệm vụ được phân cấp, phù hợp với tính đa dạng của của đối tượng quản lý. Cụ thể là: - Hoạt động của đối tượng quản lý bao gồm những mặt nào, những nhiệm vụ nào phải được phản ánh vào cấu trúc của cơ quan quản lý. HVTH: Đặng Thị Diệu Hiền 3 - Nếu cơ cấu kinh tế xã hội, địa lý của địa phương có tính đa dạng đặïc biệt thì cơ câu tổ chức quản lý phải phản ánh đặc điểm tương ứng. Nếu thực hiện tốt nguyên tắc này thì khi nhìn vào cấu trúc cuả cơ quan quản lý thì ta có thể biết được hoạt động cuả cơ quan quản lý đó gồm những mục tiêu nào, lĩnh vực nào, nhiệm vụ nào.. Đối với những tổ chức có qui mô lớn việc áp dụng nguyên tắc này rất hiệu quả vì mỗi lĩnh vực có đầu mối quản lý riêng nên công việc quản lý trở nên rõ ràng và rành mạch. Tuy nhiên, khi áp dụng quản lý theo nguyên tắc này nếu một tổ chức có nhiều bộ phận khác nhau nhưng qui mô nhỏ thì bộ máy quản lý sẽ trở nên cồng kềnh, có thể là kém hiệu quả. Ví dụ về việc áp dụng nguyên tắc: Một trường Đại học có đào tạo các lĩnh vực như: Trung cấp, Cao Đẳng, Đại học chính qui, Đại học tại chức thì mỗi lĩnh vực đó phải có người phụ trách chuyên biệt để dễ dàng hơn trong khâu quản lý. 2. Nguyên tắc số lượng tối ưu Cần phải tính toán để định rõ số người, số khâu, số cấp trong cơ cấu tổ chức nhằm đảm bảo hợp lý hóa số đầu mối, giảm các khâu trung gian, tiết kiệm biên chế làm cho bộ máy gọn nhẹ mà hiệu lực cao. Thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ làm giảm chi phí quản lý, giảm các khâu trung gian do đó các vấn đề sẽ được giải quyết nhanh hơn, trách nhiệm không bị chồng chéo lên nhau. Nguyên tắc này dường như trái ngược với nguyên tắc thứ nhất nhưng nếu ta biết áp dụng một cách hợp lý thì sẽ đem lại hiệu quả tối ưu. Trong ví dụ trên nếu mỗi người quản lý một lĩnh vực thì có thể HVTH: Đặng Thị Diệu Hiền 4 sẽ không tiết kiệm được kinh phí cũng như là chưa sử dụng được hết được thời gian làm việc của người quản lý thì ta có thể kết hợp quản lý chung giữa Trung học và Cao đẳng nếu như quy mô quản lý không quá lớn. Hiện nay có một số đơn vị cơ cấu rất là phức tạp, khó quản lý. Chẳng hạn như trong một khoa có 36 người mà có đến 12 người quản lý như Trưởng Khoa, 02 phó khoa: 01 Phó khoa chuyên trách về đào tạo; 01 Phó khoa chuyên trách về thiết bị vật tư, 3 trưởng bộ môn, 2 phó bộ môn, 3 trưởng xưởng (có 3 xưởng), 1 trưởng phòng thí nghiệm, đó là chưa kể đến 01 người chuyên trách về công đòan, 01 người là bí thư đảng uỷ. Nếu ta áp dụng nguyên tắc thứ 2 này cải tổ lại cơ cấu thì nên chăng ta chỉ nên chăng chỉ có 02 phó khoa trong đó một phó khoa về đào tạo vàhó khoa về vật tư và quản lý tất cả các xưởng và phòng thí nghiệm, hoặc là chỉ có 1 phó khoa và 01 trưởng xưởng quản lý xưởng và phòng thí nghiệm. 3. Nguyên tắc phân bố nhân sự hợp lý giữa các cấp, các khâu quản lý : Biết chọn đúng người, đặt đúng vị trí để họ hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất. Nguyên tắc này rất quan trọng để phát huy khả năng của mỗi người. Nếu đặt người quản lý không đúng vị trí chuyên môn, không đúng lĩnh vực cũng như sở thích của họ thì họ sẽ không tập trung vào việc quản lý, không đủ năng lực để quản lý lĩnh vực đó mặc dù họ rất giỏi nhưng ở một lĩnh vực khác. Trong thực tế ta thường thấy trường hợp một người rất giỏi về chuyên môn nên được đề bạt lên làm quản lý. Nhưng khi quản lý thì họ không đảm nhận được công việc của người quản lý dẫn đến họat HVTH: Đặng Thị Diệu Hiền 5 động bị trì trệ, không hiệu quả. Dựa vào nguyên tắc này ta có thể giải thích được hiện tượng trên là do bố trí người sai nguyên tắc vì người đó chỉ giỏi về chuyên môn chứ không giỏi về quản lý. Do đó khi bố trí người người ta phải xem xét thật kỹ lĩnh vực chuyên môn, năng lực thực sự cũng như phong cách của họ để cho họ có thể phát huy tối ưu năng lực của mình nhằm giúp cho tổ chức ngày càng mạnh hơn. 4. Nguyên tắc rành mạch về tổ chức : - Phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi chức danh, mỗi bộ phận. - Mỗi người, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về công việc của mình trước một cấp trên mà thôi. - Xây dựng các qui trình công tác, chế độ trách nhiệm, thể lệ lao động nghiêm ngặt đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, không gây phiền hà cho nhau và làm đình trệ công việc chung. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn giao cho từng người, từng cấp phải được rõ ràng, hợp lý tránh chồng chéo lên nhau, quyền hạn phải đi tương ứng với trách nhiệm. Nếu chỉ giao nhiệm vụ mà không giao quyền hạn là không đảm bảo điều kiện tối thiểu cho việc hòan thành nhiệm vụ. Ngược lại, giao quyền hạn mà không xác định rõ trách nhiệm thì sẽ sinh ra lạm quyền. Khi xây dựng được một tổ chức mà nhiệm vụ của mỗi người được phân biệt rạch ròi thì rất dễ quản lý và cũng dễ dàng qui trách nhiệm nếu có vấn đề gì xảy ra. Nhiệm vụ được giao cho người nào thì người đó thực hiện không có sự trùng lắp lên nhau củng như HVTH: Đặng Thị Diệu Hiền 6 không xảy ra tình trạng có những lỗ hỏng công việc mà không ai thực hiện. 5. Nguyên tắc đảm bảo khả năng quản lý được của bộ máy qủan lý : Nguyên tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa bộ máy quản lý và đối tượng quản lý về qui mô quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Nếu ta thực hiện tối ưu nguyên tắc thứ 1 và nguyên tắc thứ 2 thì mỗi người chịu trách nhiệm về một lĩnh vực theo khối lượng tối ưu nhất, gọn nhẹ nhất. Nhưng ta cần phải lưu ý đến nguyên tắc này vì khi ta có thể tinh giảm cơ cấu quản lý quá gọn nhẹ thì mỗi người quản lý phải chịu áp lực công việc quá lớn khiến cho họ không thể đảm nhiệm được. Trong trường hợp này thì trong một lĩnh vực ta có thể phân ra cho 2 người quản lý. Ví dụ như một trường có tất cả 20 khoa chuyên môn và 15 phòng ban và các 05 trung tâm. Nếu một người hiệu phó quản lý tất cả các khoa, phòng ban và trung tâm thì có thể họ không đảm nhiệm được hết tất cả các công việc. Đối với trường hợp này ta nên chia công việc trên cho 2 hiệu phó để quản lý: 01 quản lý về khoa, 01 quản lý về các phòng ban các trung tâm để đảm bảo cho người quản lý có khả năng đảm nhiệm được công việc của họ. 6. Nguyên tắc đảm bảo tính linh họat Cơ cấu tổ chức quản lý phải linh động và dễ thích nghi, nghĩa là dễ có khả năng cải tiến và biến đổi tùy theo mục đích chung và riêng của quản lý, tùy theo chất lượng của các thành tố trong quan hệ quản lý và những điều kiện của quản lý để đáp ứng được những HVTH: Đặng Thị Diệu Hiền 7 yêu cầu mới của tình hình thực tế, đồng thời cũng có khả năng tự hòan thiện khi đã có nhiều kinh nghiệm tích lũy. Khi áp dụng các nguyên tắc ta không nên áp dụng một cách cứng nhắc mà tuỳ theo điều kiện cụ thể ta có thể linh động thay đổi cho phù hợp với đối tượng quản lý quản lý, vớ điều kiện thực tế. III. Vận dụng các nguyên tắc trong việc xây dựng bộ máy quản lý Các nguyên tắc trên đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng bộ máy quản lý giáo dục và đào tạo. Khi xây dựng một cơ cấu thì ta phải tuân thủ các nguyên tắc này để đảm bảo cho cơ cấu quản lý của ta hoạt động đạt được hiệu quả cao. Trong 6 nguyên tắc này khi mới nhìn vào thì dường như có những nguyên tắc mâu thuẩn với nhau như nguyên tắc 1,2 và 5, nhưng khi phân tích kỹ thì ta thấy những nguyên tắc này không bài trừ lẫn nhau mà chúng bổ sung cho nhau để hoàn thiện hơn. Để vận dụng tốt các nguyên tắc này thì trước tiên ta nên xem xét thật kỹ tình hình thực tế của đơn vị về tất cả các lĩnh vực như nhân sự, năng lực của chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất của đơn vị … rồi sau đó dựa vào các nguyên tắc này để tìm ra cho đơn vị mình một bộ máy quản lý tối ưu nhất phù hợp với cả điều kiện bên trong và điều kiện bên ngoài. Phải làm sao cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả cao, mỗi người quản lý có thể phát huy được tối ưu khả năng của mình, công việc không bị đùn đẩy và không bị chồng chéo lên nhau. Phải linh hoạt trong việc xây dựng bộ máy quản lý chứ không nên cứng nhắc theo một khuôn mẫu một quy tắc nhất định sẽ là cho hoạt động quản lý có thể trở nên ngượng ngịu, vướng víu. HVTH: Đặng Thị Diệu Hiền 8 Trong các nguyên tắc này ta không nên quá xem trọng một vài nguyên tắc mà phớt lờ những nguyên tắc còn lại mà phải biết phối hợp các nguyên tắc trên lại với nhau một cách linh hoạt, sáng tạo để hoạt động quản lý càng có chất lượng hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Châu Kim Lang, Tổ chức quản lý quá trình đào tạo, Trường ĐH SPKT Tp.HCM, 2002. 2. ThS. Tần Thị Tuyết Mai, Quản lý giáo dục và đào tạo, Trường Cán bộ Quản lý Giáo dục – Đào tạo II. 3. ThS. Nguyễn Thị Việt Thảo, Quản lý hành chính nhà nước và quản lý ngành giáo dục và đào tạo, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCM, 2004. PDF Merger Thank you for evaluating AnyBizSoft PDF Merger! To remove this page, please register your program! Go to Purchase Now>> Merge multiple PDF files into one  Select page range of PDF to merge  Select specific page(s) to merge  Extract page(s) from different PDF files and merge into one AnyBizSoft