Tiểu luận Thiết kế can thiệp thay đổi cơ cấu tổ chức cho công ty cổ phần viễn thông và in bưu điện - PTP

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG VÀ IN BƢU ĐIỆN - PTP GVHD: TS TRƢƠNG THỊ LAN ANH LỚP :QTKD ĐÊM 2 K22 HVTH: Nhóm 4 TP HỒ CHÍ MINH 04/2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG VÀ IN BƢU ĐIỆN - PTP DANH SÁCH NHÓM 4 LỚP QTKD ĐÊM 2 K22 Họ và tên Điện thoại Mã số sinh viên Nguyễn Thị Bích Chung 093 5946 093 7701220112 Nguyễn Thị Ánh Linh 0919 856 272 7701220621 Nguyễn Hoàng Ngân 0905 987 562 7701220742 Trần Thanh Nhật 0902686 180 7701220816 Nguyễn Thị Đăng Sinh 093 777 4750 7701220967 Nguyễn Thanh Tùng 0985 917 651 7701221321 TP HỒ CHÍ MINH 04/2014 1 Mục lục Mục lục ......................................................................................................................................................... 1 Phần mở đầu ................................................................................................................................................ 2 Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết ......................................................................................................................... 4 1.1.Lý thuyết về cớ cấu tổ chức ............................................................................................................... 4 1.1.1. Khái niệm .................................................................................................................................. 4 1.1.2. Vai trò ....................................................................................................................................... 4 1.1.3. Các nhân tố của cơ cấu tổ chức: ................................................................................................ 4 1.1.4. Các nhân tố tác động đến cơ cấu của tổ chức – Mô hình lý thuyết .......................................... 4 1.2.Lý thuyết về chẩn đoán ..................................................................................................................... 5 1.2.1. Lý thuyết chẩn đoán ..................................................................................................................... 5 1.2.2. Mô hình nguyên nhân- kết quả ..................................................................................................... 6 Chƣơng 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP................................................ 7 2.1. Giới thiệu về công ty ......................................................................................................................... 7 2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty ............................................................................................. 7 2.3. Chẩn đoán ....................................................................................................................................... 11 2.3.1. Thu thập thông tin ...................................................................................................................... 11 2.3.1.1. Mục tiêu của thu nhập và xử lý thông tin ............................................................................. 11 2.3.1.2. Đối tượng khảo sát ............................................................................................................... 12 2.3.1.3. Kỹ thuật thu thập thông tin ................................................................................................... 12 2.4. Các đề xuất can thiệp thiết kế cơ cấu tổ chức .............................................................................. 14 2.4.1. Mục tiêu ..................................................................................................................................... 14 2.4.2. Các đề xuất can thiệp .................................................................................................................. 14 2.4.2.1. Sắp xếp lại các bộ phận........................................................................................................ 14 2.4.2.2. Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn và cách thức làm việc giữa các phòng ban với nhau .... 17 2.4.2.3. Các bước thực hiện Tái cơ cấu tổ chức (cấp phòng ban chức năng)................................... 20 Chƣơng 3: Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi .................................................................. 22 3.1. Những kháng cự và ủng hộ sự thay đổi ........................................................................................ 22 3.1.1. Nhân viên ................................................................................................................................... 22 3.1.2. Quản lý ....................................................................................................................................... 22 3.2. Các giải pháp quản trị sự thay đổi ................................................................................................ 23 Kết luận ...................................................................................................................................................... 24 2 Phần mở đầu - Lý do chọn đề tài Xã hội – kinh tế - công nghệ luôn vận động theo xu hƣớng đi lên, đồng thời xu hƣớng chung của xã hội ảnh hƣởng đến các tổ chức cũng nhƣ con ngƣời, do vậy tổ chức cần phải thay đổi để thích ứng kịp thời. Với tình hình kinh doanh đang bị suy thoái dần ở Công ty cổ phần viễn thông và in bƣu điện PTP – một công ty hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ trong ngành bƣu chính viễn thông (lợi nhuận năm 2013 giảm gần 65% so với năm 2012), cùng với ý định từ phía ban giám đốc, điều chỉnh và thay đổi cơ cấu của tổ chức là cần thiết nhằm đạt hiệu quả kinh doanh tốt hơn, đạt mục tiêu tăng trƣờng và phát triển của cả công ty.Việc phân tích nhằm tìm ra nguyên nhân và đề ra những giải pháp khôi phục lại cơ cấu tổ chức của công ty. Do đó, nhóm quyết định chọn đề tài nghiên cứu “THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG VÀ IN BƢU ĐIỆN – PTP CẤ P ĐÔ ̣ PHÒ NG BAN CHƢ́ C NĂNG” - Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu + Mục tiêu của nghiên cứu tìm ra những nguyên nhân ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động tổ chức của Công ty CP Viễn Thông và In Bƣu Điện, từ đó đề ra giải pháp tái cơ cấu tổ chức để đem lại hiệu quả cho Công ty. + Câu hỏi nghiên cứu:  Những nguyên nhân nào ảnh hƣởng đến hiệu quả quả hoạt động của cơ cấu tổ chức?  Cần thay đổi cơ cấu tổ chức nhƣ thế nào để khắc phục tình trạng trên? - Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu + Đối tƣợng phân tích của nghiên cứu là hiệu quả điều hành và hoạt động củacác phòng bantại công ty CP Viễn Thông và In Bƣu Điện. + Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hiệu quả điều hành và hoạt động của các phòng ban tại Công ty - chi nhánh miền nam. - Phƣơng pháp nghiên cứu: Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp tập hợp từ những báo cáo thƣờng kỳ của công ty và kết hợp với kinh nghiệm thực kế của ngƣời nghiên cứu về cách thức hoạt động của công ty nhằm phân tích và nhận định những nhân tố làm giảm hiệu quả kinh doanh của tổ chức. Khảo sát định tính thực tế - phỏng vấn chuyên sâu với một số thành viên chủ chốt/ quản lí cấp phòng/ bộ phận tại chi nhánh Hồ Chí Minh. - Kết cấu đề tài Bài nghiên cứu có những nội dung chính đƣợc trình bày theo thứ tự: 3 + Phần mở đầu + Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết + Chƣơng 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP + Chƣơng 3: Những dộng lực và sự kháng cự lại sự thay đổi + Kết luận 4 Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết 1.1. Lý thuyết về cớ cấu tổ chức 1.1.1. Khái niệm Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừaphụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì vàliên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức nhƣ thế nào nhằm tạo ra một sự phốihợp nhịp nhàng để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. 1.1.2. Vai trò Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả bằng cách:  Phân chia con ngƣời và các nguồn lực khác cho các hoạt động  Làm rõ trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằngcách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức và quyền hànhtrực tuyến.  Cho phép nhân viên biết đƣợc những gì đang kỳ vọng của họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc.  Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thông ti giúp các nhà quản trị đƣa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề. 1.1.3. Các nhân tố của cơ cấu tổ chức: Để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức, cơ cấu tổ chức bao gồm 4 nhân tố cơ bản sau: - Chuyên môn hóa: Là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và phânchia chúng cho các cá nhân khác hoặc đội đã đƣợc đào tạo để thực hiệnnhững nhiệm vụ đó - Tiêu chuẩn hóa: Liên quan đến việc các thủ tục ổn định và đồng nhất màcác nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ. - Phối hợp: Bao gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợpnhất những hoạt động của cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trongtổ chức. - Quyền hành: Về cơ bản là quyền ra quyết đinh và hành động. Những tổchức khác nhau sẽ phân bố quyền hành khác nhau. - Phạm vi kiểm soát: Liên quan đến số nhân viên dƣới quyền của một giámsát viên. Một giám sát viên có thể quản lý trong phạm vi kiểm soát hẹp (3đến 4 ngƣời) hặc rộng (50 hơn). - Điều phối hoạt động: Điều phối là điều khiển các hoạt động tạo ra sự nhịpnhàng và liên kết với nhau, những mắc xích liên kết này dẫn đến một loạtcác hình thức liên hợp giữa các nhóm và các cá nhân. 1.1.4. Các nhân tố tác động đến cơ cấu của tổ chức – Mô hình lý thuyết Mô hình nghiên cứu các nhân tố nội bộ ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức của Rick Ledbetter, Grand Prairie Fire Department, Grand Prairie, Sep 2003. 5 Văn hóa doanh nghiệp Qui mô Hệ doanh thống nghiệp Cơ cấu tổ chức Chiến Quản lý lược Con người 1.2. Lý thuyết về chẩn đoán 1.2.1. Lý thuyết chẩn đoán Chẩn đoán doanh nghiệp là giai đoạn quan trọng thứ hai trong mô hình thay đổi tổ chức theo kế hoạch (Diagnosing – General Model) Quá trình chẩn đoán giúp hiểu đƣợc tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó đề xuất các phƣơng án hợp lý để thay đổi hay phát triển cho tổ chức. Tất nhiên, quá trình chẩn đoán chỉ hiệu quả khi có những mô hình hoặc khung hƣớng dẫn phù hợp nhằm thu thập thong tin và phân tích dữ liệu đúng hƣớng. Câu hỏi đặt ra là tại sao tổ chức muốn thay đổi? Với mỗi câu trả lời dƣới đây cho ta một góc tiếp cận khác nhau trong quá trình chẩn đoán: Nếu tổ chức đang có vấn đề cần giải quyết thì quá trình chẩn đoán tập trung vào nhận dạng vấn đề và thƣờng chỉ có những ngƣời liên quan tham gia (problem – solving approach) Nếu tổ chức đang hoạt động tốt và muốn thay đổi để tốt hơn trong tƣơng lại thì quá trình chẩn đoán tập trung vào mong muốn điều gì tốt hơn trong tƣơng lai và thƣờng cần sự tham gia của mọi thành viên trong tổ chức (positive approach) Cần nói thêm rằng, dù cách thức chẩn đoán có khác nhau cho từng mục đích nhƣng nhà thực hành OD luôn phải cân đối giữa kiến thức, khả năng phán đoán của họ với kinh nghiệm thực tế rất quý giá của nhà quản trị ở tổ chức đó. Điều này giúp nhà thực hành OD khai thác tối đa các kênh thông tin và tận dụng sự tham gia, ủng hộ của các nhà quản trị.Đồng thời, nhà thực hành OD phải xem tổ chức nhƣ là một mô hình mở, có mối tƣơng tác với môi trƣờng bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Với mục tiêu chẩn đoán thực trạng để đƣa ra giải pháp, chúng tôi nhận thấy rằng, phƣơng pháp tiếp cận theo hƣớng giải quyết vấn đề là phù hợp, giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề 6 “yếu kém trong hiệu quả điều hành và hoạt động kinh doanh” và tìm ra giải pháp kiểm soát và khắc phục vấn đề. 1.2.2. Mô hình nguyên nhân- kết quả Có nhiều mô hình chẩn đoán có thể áp dụng cho phƣơng pháp giải quyết vấn đề. Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi lựa chọn mô hình biểu đồ nguyên nhân – kết quả, hay còn gọi là biểu đồ xƣơng cá – Fishbone Diargram là một phƣơng pháp nhằm nhận diện vấn đề và đƣa ra cách giải quyết. Dựa vào đó chúng ta có thể đi tới gốc rễ của vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp để kiểm soát vấn đề. Mô hình nguyên nhân – kết quả đƣợc thể hiện nhƣ sau: Với sáu yếu tố căn bản ảnh hƣởng trực tiếp hay nguồn gốc của vấn đề xảy ra trong cơ cấu tổ chức, việc tập trung vào 6 yếu tố này sẽ giúp truy tìm ra đƣợc nguyên nhân cốt lõi và giải quyết vấn đề. 7 Chƣơng 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP 2.1. Giới thiệu về công ty - Thông tin chung về doanh nghiệp Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Dịch vụ viễn thông và In Bƣu điện Tên tiếng Anh : Post Printing and Telecommunication Services Joint Stock Company Tên viết tắt tiếng Anh : PTP., JSC Trụ sở chính: Số 564 Đƣờng Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội Điện thoại: 04-38771433 ; 04-38271888 Fax : 04-38770975 - Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông và In Bƣu điện hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ trong ngành bƣu chính viễn thông, là đơn vị thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tập Đoàn Bƣu chính Viễn thông Việt Nam. Do sự phát triển nhanh chóng của xí nghiệp In Bƣu điện, ngày 24 tháng 12 năm 2002, Tổng cục trƣởng Tổng cục Bƣu điện đã ra Quyết định số 527/QĐ/TCCB-LĐ đổi tên Xí nghiệp In Bƣu điện thành Công ty In Bƣu điện. Với những kết quả đạt đƣợc, ngày 28 tháng 11 năm 2004, Công ty in Bƣu điện đã thực hiện cổ phần hóa theo Quyết định số 36/2004/QĐ-BBCVT của Bộ Bƣu chính Viễn thông với số vốn Điều lệ ban đầu là 25.000.000.000 VND (hai mƣơi lăm tỷ đồng chẵn) và mang tên Công ty Cổ phần In Bƣu Điện. 2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty - Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại 8 - Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận: Ban giám đốc nhận báo cáo trực tiếp tứ 16 phòng ban khác nhau từ 2 khối: kinh doanh trực tiếp và khối tham mƣu và do đó không tránh khỏi việc xử lí công việc bị chậm trễ. +Ban giám đốc: có quyền ra quyết định và phân công công việc cho các phòng ban khác. + Khối kinh doanh trực tiếp: là khối trực tiếp làm ra dịch vụ và bán các dịch vụ viễn thông và in ấn, chịu trách nhiệm về mảng chăm sóc khách hàng, nhƣng không có quyền quyết định cho các dự án hoặc kinh doanh. + Khối tham mƣu: là khối trực tiếp quản lí, chỉ đạo thực hiện, phối hợp giám sát kiểm tra, liên hệ và hƣớng dẫn, kiểm tra báo cáo, nhƣng không có quyền quyết định cuối cùng về các dự án kinh doanh hoặc các vấn đề kinh doanh.  Phòng Tổ chức – đào tạo : tham mƣu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty về tổ chức bộ máy và mạng lƣới, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng  Phòng Kế hoạch kinh doanh đầu tƣ : tham mƣu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty về công tác kế hoạch và chiến lƣợc phát triển Công ty , đầu tƣ quản lý dự án.  Phòng Kế toán – tài chính : Tham mƣu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán, kiểm soát quản lý chi phí của Công ty, thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty 9  Nhận xét:  Việc phân quyền, ủy quyền trách nhiệm từ Ban giám đốc xuống các đơn vị kinh doanh không đầy đủ, không phù hợp. Hậu quả là các quyết định chỉ đƣợc thực hiện ở 1 cấp nào khác bên dƣới.  Chƣa có quy trình và bảng phân công công việc rõ ràng cho mỗi vị trí công việc. Vì vậy trách nhiệm của mỗi phòng ban, mỗi cá nhân không rõ ràng. Khi xảy ra vấn đề, tắc trách trong công việc thì không biết trách nhiệm thuộc về ai để có biện pháp xử lý thích hợp.  Chƣa có sự cân bằng giữa kiểm soát cấp bậc và làm việc đội nhóm: số lƣợng nhân viên/ đội nhóm tham gia làm việc trực tiếp 2- 3 ngƣời cho một dự án công việc, trong khi phải nhận sự kiểm soát và tham mƣu từ nhiều (4 -6) các cấp bậc và phòng ban khác nhau. - Dòng chảy thông tin giữa các bộ phận: theo quy trình hoạt động bên dƣới: 10 Phòng kinh doanh - tiếp thị: nhận thông tin/ yêu cầu từ khách hàng Phòng kế hoạch và đầu tƣ: lập kế hoạch dự án thực hiện (1 – 2 ngày) Phòng kĩ thuật – công nghệ để duyệt kế hoạch liên quan đến bộ phận kĩ thuật - công nghệ (1 – 2 ngày) Phòng kế toán – tài vụ: duyệt về chi phí cho dự án (1 – 2 ngày), bộ phận kĩ thuật - công nghệ (1 – 2 ngày) Bân quản lí dự án duyệt kế hoạch dự án Chuyển thông tin cho phòng trung tâm thông tin (1 -2 ngày), kĩ thuật - công nghệ (1 – 2 ngày) Ban thanh tra duyệt kế hoạch cuối cùng trƣớc khi trình lên ban giám đốc (1 -2 ngày) BGĐ duyệt kế hoạch (2 ngày) Kế hoạch chuyển qua trung tâm dịch vụ viễn thông để phân công (1 ngày) Trung tâm dịch vụ viễn thông nhận thông tin cuối cùng và thực hiện dự án (7 -10 ngày, thời gian đƣợc điều chỉnh tùy chỉnh vào qui mô của dự án) 11 Nhận xét:  Bộ phận tham mƣu có nhiều khâu cần phải duyệt và mất thời gian duyệt dự án nên có nhiều khoảng thời gian chờ đợi giữa các phòng ban: kế toán, kĩ thuật – công nghệ, thanh tra trƣớc khi dự án đƣợc duyệt.  Các bộ phận khác nhau làm việc với nhau, nhƣng lại không có tiêu chuẩn kế tiếp nhau mà mang tính chất rời rạc với nhau.  BGĐ là ban duy nhất xem xét và ra quyết định, do đó có sự phụ thuộc cao độ vào ban giám đốc.  Bộ phận trực tiếp kinh doanh phải mất tổng thời gian từ 10-16 ngày mới nhận đƣợc thông tin và kế hoạch để thực hiện dự án.  Dòng chảy thông tin có thể bị tắc nghẽn ở bất cứ bộ phận nào trong quy trình hoạt động nhƣ phòng kinh doanh - tiếp thị, phòng kế hoạch – đầu tƣ, phòng kĩ thuật – công nghệ, phòng kế toán – tài vụ, ban quản lý dự án, ban thanh tra, ban giám đốc với thời gian từ 1-2 ngày đối với mỗi phòng ban. - Quy trình quản lý:  Các quy trình quản lý điều hành của công ty có tính quan liêu, cồng kềnh và không hiệu quả.  Ban điều hành công ty ra quyết định một cách chậm chạp, thiếu tính kiên quyết, dứt khoát (một số trƣờng hợp phê duyệt các khoản chi phí mất tới 4-5 tháng và việc ký hợp đồng giữa 1 đơn vị kinh doanh với SPT chậm trễ tới 1 năm).  Thƣờng xuyên chậm trễ trong việc xây dựng và phê duyệt các kế hoạch kinh doanh (cho dù chúng liên quan đến một chƣơng trình mở rộng kinh doanh hàng năm đơn giản hay các dự án đầu tƣ mới phức tạp).  Trong 1 thời gian dài không thấy PTP có hành động để đối phó với các tồn tại quan trọng mang tính sống còn của công ty Ví dụ: Dự án bị trì hoãn và việc trình kế hoạch hàng năm để mở rộng mạng lƣới/hoạt động kinh doanh luôn bị chậm trễ. 2.3. Chẩn đoán 2.3.1. Thu thập thông tin 2.3.1.1. Mục tiêu của thu nhập và xử lý thông tin - Khảo sát thực tế để làm rõ tình hình hiện tại của cơ cấu tổ chức và vấn đề lãnh đạo của PTP. - Xác định đƣợc cụ thể và chính xác PTP yếu kém ở đâu trong vấn đề cơ cấu tổ chức và trong vấn đề lãnh đạo, từ đó có những cơ sở vững chắc cho việc đƣa ra các giải pháp nhằm để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. 12 2.3.1.2. Đối tượng khảo sát Đối tƣợng khảo sát chủ yếu là vị trí quản lý và lãnh đạo chủ chốt Công ty từ cấp trƣởng đơn vị trở lên. 2.3.1.3. Kỹ thuật thu thập thông tin - Phỏng vấn chuyên sâu với các đối tƣợng lãnh đạo cấp cao ở trên. - Các câu hỏi đƣợc thiết kế theo hƣớng mở và đào sâu để khai thác và khám phá những nguyên nhân sâu xa ảnh hƣởng đến hoạt động không hiệu quả của cơ cấu tổ chức tại công ty. - Các câu hỏi liên quan đến Cơ cấu tổ chức: - Quan điểm cá nhân của Anh/Chị về một cơ cấu tổ chức hoàn hảo? - Ý kiến của Anh/Chị về các nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức? - Anh/Chị có nhận định nhƣ thế nào về cơ cấu tổ chức của PTP? Đào sâu về các yếu tố cách thức quản lý, cơ cấu phòng ban, phân công công việc và quyền lực. - Anh/Chị có những