Tiểu luận Truyền thông và vận dụng lý thuyết truyền thông trong hoạt động thực tiễn

1 TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: TRUYỀN THÔNG VÀ VẬN DỤNG LÝ THUYẾT TRUYỀN THÔNG TRONG HOẠT ĐỘNG THỰC TIỄN Truyền thông về bản chất đã là một khái niệm không xa lạ với con người. Truyền thông ăn sâu vào mọi hoạt động trong đời sống con người, gia tăng nhịp sống và kết nối con người. Tìm hiểu, nắm vững và vận dụng lý thuyết truyền thông sẽ đem lại hiệu quả công việc cao trong nhiều lĩnh vực , thậm chí cả kinh doanh. Nói riêng với công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện, nắm vững và có những hình dung đầy đủ về quá trình truyền thông là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của chương trình. Truyền thông đã ăn sâu vào mô hình hoạt động từ khâu chuẩn bị đến thực hiện chương trình của mỗi cá nhân tham gia tổ chức sự kiện. Bài viết này tập trung chủ yếu đến việc vận dụng lý thuyết truyền thông, cụ thể là mô hình truyền thông trong việc tổ chức những sự kiện ngoài trời. Theo mô hình truyền thông của Lasewell, điều kiện cần và đủ để có quá trình truyền thông cần 4 yếu tố, đó là : Nguồn, Thông điệp, Kênh truyền, Người nhận 1. Source (S) Nguồn Nguồn chính là mong muốn và mục đích của sự kiện. Một công ty muốn quảng cáo sản phẩm mới muốn truyền tải đặc trưng gì đến công chúng, hay một công ty muốn thông qua các sự kiện hàng năm để kết nối với khách hàng, xây dựng hệ thống khách hàng tin cậy, hay lễ trao giải nhằm tôn vinh những đối tượng hay tổ chức nào đó. Từ mong muốn hay mục đích này, công ty đó có thể trực tiếp thực hiện hoặc thuê các công ty tổ chức sự kiện thực hiện chương trình cho mình. 2. Message (M) Thông điệp 2 Từ yêu cầu của sự kiện, công ty hay đơn vị tổ chức sự kiện sẽ xây dựng thông điệp nhằm gửi đến công chúng. Thông điệp đó bên cạnh tính sáng tạo, thu hút, mới lạ đồng thời cũng phải dễ hiểu, đại chúng để tiếp cận với nhiều đối tượng khách hàng. Nói tóm lại, thông điệp phải được diễn tả bằng thứ ngôn ngữ mà người cung cấp và người tiếp nhận đều hiểu được. Ý tưởng cho sự kiện tuỳ theo từng hoàn cảnh hay yêu cầu của khách hàng sẽ ra đời theo các quy trình khác nhau. Có ý tưởng đã được khách hàng áp đặt trước, các công ty sự kiện chỉ góp ý, tư vấn, tuy nhiên cũng có ý tưởng được sáng tạo mới hoàn toàn . Trên thực tế, hiện nay đang tồn tại nhiều công ty sự kiện tự lên kế hoạch và nội dung chương trình sau đó đem chào mời tài trợ. Tuy nhiên dù xuất phát từ điều kiện nào, ý tưởng tốt là ý tưởng có nền tảng am hiểu về quá trình truyền thông. Thực chất, tổ chức sự kiện cũng chính là một hình thức truyền thông nhằm truyền tải thông điệp , có thể từ phía một doanh nghiệp hay một tổ chức đến công chúng một cách sinh động, hấp dẫn và sáng tạo nhất. Chương trình tạo sự tương tác cao với công chúng, đặc biệt trong các sự kiện ngoài trời (outdoor event). Vì thế, trong suốt quá trình xây dựng nội dung và thông điệp cho sự kiện, người làm chương trình cần hết sức chú ý đến các yếu tố sau - Nắm kỹ và cặn kẽ thông tin về khách hàng hoặc công ty có nhu cầu quảng bá cho sự kiện. Sự hiểu biết này sẽ giúp hạn chế tối đa sự sai sót về nội dung và thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải thông qua sự kiện. Vì để tránh nhiễu xảy ra, giữa nhân viên sự kiện với khách hàng trong suốt thời gian thực hiện sự kiện, đã phải xem xét và xác nhận từng chi tiết, mọi sự thay đổi nhỏ đều phải được họp lại và kiểm tra kỹ càng. Mục đích của truyền thông là làm cho người tiếp nhận hiểu được cặn kẽ thông điệp và có những hành động tương tự. Biết được đối tượng truyền thông cũng là một yếu tố hết sức quan trọng để tạo nên hiệu quả trong quá trình truyền thông. Đối tượng của truyền thông là con người. Mỗi người có thể trả lời, đáp ứng thông điệp của người khởi xướng tùy theo xu hướng, thái độ, trình độ học vấn, địa vị xã hội của riêng họ. Vì vậy, biết đối tượng không phải là đơn giản. Nó đòi 3 hỏi người truyền thông phải đi sâu vào bản chất, nhu cầu, nghiên cứu kỹ đối tượng, dùng chính ngay ngôn ngữ của đối tượng để làm giảm bớt những rào chắn ngăn cách đến mức thấp nhất. Quá trình truyền thông là quá trình hai chiều - Tìm hiểu kỹ đối tượng công chúng mà sự kiện hướng tới : tâm lý, sở thích, thói quen, ngôn ngữ hay xu hướng đang thịnh hành trong nhóm công chúng mục tiêu đó. Điều này không chỉ giúp cho việc xây dựng nội dung chương trình mà còn có tác dụng giúp cho sự kiện đánh trúng đích hơn : như xác định được thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Ví dụ 1. Một Funfair ngoài trời của một hãng xe máy được tổ chức như một hoạt động thường niên như một phần trong chiến lược chăm sóc khách hàng của hãng. Sự kiện được tổ chức ở trên 10 tỉnh thành trong cả nước. Đối tượng của sự kiện này khá rộng, bao gồm nhiều tầng lớp, lứa tuổi, gần như là mọi công dân trong khu vực tổ chức. Vì thế, người làm sự kiện cần chú ý xây dựng một ngày hội tương thích với mọi đối tượng. Do vậy, trong ngày hội, người làm chương trình đã xây dựng các khu riêng biệt tạo không gian riêng đáp ứng như cầu của các lứa tuổi khác nhau : + Khu Dịch vụ : thay dầu xe miễn phí cho đối tượng chủ yếu là người lớn + Khu Cổ tích bao gồm nhiều hoạt đông vui chơi cho trẻ em + Khu Cuộc sống năng động và Lái thử xe, Lái xe an toàn dành cho các bạn trẻ + Chương trình ca nhạc dành cho mọi đối tượng + Khu showroom trưng bày xe Các khu riêng biệt đi sâu và đáp ứng đối tượng khách hàng mục tiêu riêng nhưng không hạn chế khách hàng khác. Mọi hoạt động đều lồng các thông tin về hãng xe máy đó. Để đáp ứng cho đối tượng đa dạng như vậy, nhân viên sự kiện xác định chỉ có thể thực hiện sự kiện vào 2 ngày cuối tuần và nhắm vào nơi trung tâm các thành phố. 4 2. Một hãng xe máy B muốn xây dựng một cuộc thi nhằm giáo dực ý thức lái xe an toàn trong lực lượng lao động lớn nhất nước ta - nông dân. Chương trình được tổ chức trên 10 tỉnh thành trong cả nước. Bên cạnh các phần thi kiến thức và thực hành lái xe, chương trình đặc biệt tạo sân chơi cho nông dân - những người yêu văn nghệ được hát và đóng kịch nhằm thể hiện tài năng của mình. Chương trình được thực hiện không màu mè hay sôi động như cho giới trẻ mà tạo ra một không gian thân thiện, vui nhộn đậm chất nông dân. Như vậy, có thể thấy nghiên cứu kỹ đối tượng có tác dụng rất lớn trong quá trình xây dựng thông điệp và nội dung truyền thông. Không những thế, đặc điểm vùng miền cũng cần nghiên cứu kỹ để mang lại sự kiện hoàn hảo. Ví như đặc điểm thời tiết vùng miền cũng quyết định quan trọng đến sự kiện, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời. Ví dụ : miền Nam vào mùa mưa rất dễ xảy ra mưa rào ngắn. Vì thế, lúc đó không thể thực hiện các hoạt động ngoài trời. Người làm chương trình cần cân đối giờ hoạt động không giống với miền Bắc và đưa ra phương án B để thực hiện khi trời bất chợt đổ mưa. Hoặc mỗi vùng lại có một phương ngữ khác nhau. Trong khi viết lời dẫn cho MC (MC script), người làm chương trình cần đặc biệt chú ý đến yếu tố này để ngôn ngữ trở nên dễ hiểu, đại chúng và gần gũi với người tiếp nhận. Ví dụ : Xây dựng kịch bản cho Game trong ngày hội của một hãng xe máy, cần chú ý một số thuật ngữ khác nhau giữa các vùng miền : Nếu miền Bắc gọi là bánh mâm thì miền Nam lại gọi là vành đúc. Miền Bắc gọi là phanh, miền Nam lại gọi là thắng. 3. Channel (C) Kênh truyền Người làm sự kiện đặc biệt cần chú ý đến kênh truyền. Cá nhân người viết tạm chia kênh truyền của sự kiện thành hai loại - Kênh truyền mang tính quảng cáo : được sử dụng trước và sau sự kiện. - Kênh truyền trong sự kiện 1. Kênh thông tin quảng cáo Để sự kiện đến được với công chúng, nhân viên sự kiện sẽ phải sử dụng hệ thống thông tin đa dạng để đưa được thông điệp đến với công chúng hay nói 5 ngắn gọn là công chúng biết đến sự kiện và hứng thú tham gia sự kiện đó. Có một số kênh truyền có thể sử dụng trong hoạt động này. 1.1. Trước sự kiện Các hệ thống truyền tin trước sự kiện đều nhằm một mục đích : Làm thế nào để công chúng biết đến sự kiện và nhiệt tình tham gia vào sự kiện đó. Có thể sử dụng các hình thức truyền thông tin sau - Hệ thống bandroll, vé mời, tờ rơi… Người làm sự kiện cần cân nhắc để đảm bảo việc thông tin qua các hình thức này chính xác và hiệu quả . Việc thiết kế bandroll, vé mời, hay tờ rơi phải thể hiện được đầy đủ thông điệp cũng như thông tin cần thiết của sự kiện : thời gian, địa điểm, hoạt động thu hút hay thậm chí in kèm bản đồ … để công chúng dễ dàng đến và tham gia sự kiện. Cách thức phát vé mời cũng là một phương tiện truyền tin hữu hiệu nếu chịu đầu tư. Ví dụ : Một số sự kiện, người làm chương trình đã phải tổ chức những nhóm đến phát vé mời và giới thiệu chi tiết về hoạt động ngày hội cho toàn bộ dân cư khu vực xảy ra sự kiện. Hay nếu một hội chợ mỹ phẩm với các sản phẩm ngoại nhập đắt tiền, thì vé mời chủ yếu được gửi nhắm đến đối tượng nhân viên văn phòng hơn là sinh viên. - Bài PR trên báo chí : có thể là bài viết giới thiệu sự kiện trên báo in, hay phóng sự trên truyền hình. Đây là cách thông tin hữu hiệu, tin cậy và có độ phủ sóng rộng rãi. Tùy vào tính chất của từng sự kiện, người tổ chức có thể chọn báo khác nhau tùy theo đặc trưng và nhóm công chúng mục tiêu của báo đó có thích hợp với sự kiện hay không. Trước mỗi sự kiện, nhân viên sự kiện cần lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động thông tin trước sự kiện vì đây là một phần đảm bảo yếu tố thành công của sự kiện, đặc biệt các sự kiện có sự tham gia trực tiếp của công chúng như hội chợ, triển lãm... Kế hoạch này cần chi tiết về thời gian, nội dung thông tin, các báo chí đưa tin… 1.2. Sau sự kiện Người làm sự kiện cũng cần đặc biệt chú ý đến mảng thông tin sau sự kiện. Phần thông tin sau sự kiện như đem lại một cái kết trọn vẹn cho sự kiện, cũng 6 một lần nữa nhấn mạnh lại thông điệp mà sự kiện muốn gửi đến công chúng. Đây thông thường là bài tổng kết về kết quả hoạt động của sự kiện. Bài viết có thể được đặt hàng từ trước hoặc các nhà báo đến tham gia sự kiện chủ động đưa tin. 2. Kênh thông tin trong sự kiện Kênh thông tin trong sự kiện là toàn bộ sự kiện đó. Bản thân sự kiện đã là một kênh truyền hữu hiệu thông điệp và nội dung mà người tổ chức muốn gửi gắm. Để tránh lặp lại những phần đã trình bày trong phần thông điệp , trong phần này bài viết sẽ bỏ qua các yếu tố như : hoạt động gồm những gì, nội dung như thế nào…. mà tập trung vào một số kênh thông tin đa dạng ngoài cấu trúc và nội dung chương trình 2.1. Hệ thống thông tin bổ sung Ngoài các nội dung hoạt động chính nhằm cung cấp thông tin cho người tham gia, trong sự kiện còn có thể trang bị thêm một số thiết bị khác nhằm cung cấp thêm thông tin cho công chúng như : màn hình chạy TVC, catalogue về sản phẩm và chương trình, nhân viên lễ tân tại mỗi khu vực sẽ trực tiếp thông tin thêm đến khách hàng… 2.2. Hệ thống thông tin chỉ dẫn Đối với tổ chức sự kiện, hệ thống thông tin chỉ dẫn càng tỷ mỷ bao nhiêu càng chứng tỏ sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Công chúng sẽ có điều kiện dễ dàng tiếp cận với sự kiện nếu xây dựng tốt hệ thống thông tin chỉ dẫn này. Hệ thống này có thể bao gồm : lịch trình hoạt động, bản đồ vị trí của từng khu ( đặc biệt cần thiết với các ngày hội..), nhân viên hướng dẫn, trợ giúp, nhân viên phụ trách hướng dẫn đỗ và gửi xe…. 4. Receiver (R) Người nhận Người truyền thông không thể xem cái mình biết là cái cuối cùng , phải chú ý tới phản ứng và sự trả lời của người tiếp nhận. Chu kỳ : Người cung cấp
Thông điệp
Người tiếp nhận, được gọi là quá trình phản hồi ( Feedback) một yếu tố quan trọng trong quá trình truyền thông. Người làm công tác truyền thông phải luôn đặt các câu hỏi : Có giành được sự chú ý của đối tượng? Đối tượng có hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp không? Người tiếp nhận có chấp 7 nhận những suy nghĩ, hành động và thực hiện có kết quả như mong muốn của người cung cấp, khởi xướng không? Nếu đạt được các câu trả lời trên một cách tích cực có nghĩa là truyền thông có hiệu quả, nếu không đạt được thì kết quả sẽ ngược lại. Người khởi xướng phải luôn nhớ rằng, mọi tư tưởng, ý nghĩa quan trọng sẽ vô ích nếu như chúng không được truyền bá, và những kỹ năng trên lĩnh vực truyền thông sẽ vô ích khi không có những thông tin, ý nghĩa quan trọng được truyền đạt. Đối với người làm sự kiện, công chúng – người nhận đóng vai trò đặc biệt quan trọng, là yếu tố chỉ đường trong suốt quá trình từ khâu tổ chức đến ngày hoạt động . Người làm sự kiện phải tìm hiểu công chúng từ khi bắt đầu lên kế hoạch thực hiện chương trình để giành được sự chú ý của đối tượng với sự kiện. Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, công chúng cũng là đối tượng phục vụ chính. Hơn tất cả các hình thức khác, sự kiện làm ra là để phục vụ công chúng, công chúng là yếu tố sống còn cho thành công của một sự kiện. Phản hồi ( Feedback) được hiểu là sự tác động ngược trở lại của thông tin từ phía người tiếp nhận đối với người truyền tin. Phản hồi là phần tử cần thiết để điều khiển quá trình truyền thông, làm cho quá trình truyền thông được liên tục từ nguồn đến đối tượng tiếp nhận và ngược lại. Nếu không có phản hồi, thông tin chỉ một chiều và mang tính áp đặt Đồng thời, người truyền thông đặc biệt chú ý tới phản hồi từ phía công chúng để điều chỉnh hoạt động truyền thông. Có thể xây dựng hệ thống nhận feedback như sau - Xây dựng bàn cung cấp thông tin ngay tại sự kiện. Số lượng tùy theo tính chất của sự kiện. Mỗi cá nhân tham gia tổ chức sự kiện cần kết nối trực tiếp với khu vực này thông qua bộ đàm để điều chỉnh hoặc đưa ra giải pháp tức thì khi nhận được phản hồi từ phía khách tham gia. 8 - Tổ chức điều tra khảo sát ngay tại sự kiện thông qua các phiếu điều tra để đánh giá thái độ, nhận xét công chúng đối với sự kiện. - Thu thập thông tin khách hàng và số lượng khách tham gia. Ví dụ : Có thể thông qua hình thức bốc thăm trúng thưởng để thu thập thông tin về công chúng tham gia. Qua đó, đánh giá được sự kiện đã đánh trúng nhóm công chúng mục tiêu chưa, nhóm công chúng tiềm năng là ai, - Thu nhận các thông tin từ báo chí đánh giá về sự kiện. Đây là một nguồn tin quan trọng để đánh giá mức độ thành công của một sự kiện nhằm rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau - Bản thân các đơn vị làm sự kiện đều duy trì tổ chức những cuộc họp ngay sau sự kiện : cuộc họp nóng ngay sau sự kiện để nhận phản hồi từ các cá nhân tham gia sự kiện, chủ yếu là phản ánh những nhận xét của khách tham quan. Sau đó là họp chính thức, tổng kết lại hoạt động. Buổi họp này có thể dựa vào tổng hợp các thông số để đánh giá mức độ thành công của sự kiện, đó là - Lượng khách tham quan - Phản hồi, ý kiến từ khách tham quan - Đánh giá từ phía báo chí Tuy nhiên, để thực hiện một quy trình phản hồi hoàn hảo, một số đơn vị còn làm khảo sát nhằm đánh giá sự thay đổi trong hành vi và nhận thức của công chúng sau khi sự kiện diễn ra đã đúng với mong muốn của người làm truyền thông hay chưa. Đây mới là những số liệu chính xác đánh giá mức độ thành công hay thất bại của một sự kiện Nhiễu ( Noise) luôn tồn tại trong quá trình truyền thông. Đó là hiện tượng thông tin truyền đi bị ảnh hưởng bởi các điều kiện tự nhiên và xã hội, phương tiện kỹ thuật…gây ra sự sai lệch hay kém chất lượng về nội dung thông tin cũng như tốc độ truyền tin. Do vậy, nhiễu là hiện tượng cần được xem xét, và được coi như một hiện tượng đặc biệt trong quá trình lựa chọn kênh để xây dựng nội dung thông điệp. Mặt khác, nhiễu vẫn luôn được coi là quy luật của quá trình truyền thông, nếu biết xử lý nhiễu sẽ tăng them hiệu quả cho quá trình truyền thông. 9 Làm các sự kiện ngoài trời, đồng nghĩa với việc phải xây dựng hệ thống xử lý khủng hoảng, xử lý nhiễu cẩn thận và tỷ mỷ. Làm sự kiện cũng chính là làm trực tiếp trước mắt công chúng và sẽ không có lần thứ 2 để sửa chữa. Người làm sự kiện cũng cần xem xét 3 loại nhiễu - Nhiễu mang tính xã hội : tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ, học vấn…. Người làm sự kiện cần nghiên cứu kỹ yếu tố này để xây dựng nội dung và thông điệp phù hợp cho sự kiện như : ngôn ngữ, thiết kế, các hoạt động, thời gian tổ chức… Việc nắm vững đặc điểm tâm lý của công chúng, đặc trưng vùng miền sẽ giúp người làm sự kiện hạn chế tối đa sai sót và dễ dàng mang công chúng đến với sự kiện. - Nhiều xuất phát từ các điều kiện tự nhiên Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, người làm sự kiện sẽ phải chuẩn bị mọi phương án phòng tránh sự bất thường của điều kiện tự nhiên. Một số yêu cầu cần thiết để tránh khủng hoảng từ thiên nhiên mà nhân viên sự kiện cần thực hiện là - Theo dõi sát sao mọi bản tin thời tiết về ngày diễn ra sự kiện - Đưa ra phương án đối phó với trời mưa. Ví dụ : + Nội dung chương trình khi trời mưa : Ví dụ: Trong kịch bản chính, tại một khu chơi Game vận động, các trò chơi đều thực hiện ngoài trời cùng với xe máy và 1 số đạo cụ khác. Nhưng nếu trời mưa, các Game này không thể thực hiện, người làm sự kiện cần đưa ra phương án dự phòng là một số Game khác có thể tận dụng các đạo cụ của trò này mà không cần dùng đến xe máy và chơi được trong khu lều bạt. + Phương án xử lý : như tăng cường thêm ô, chú ý đến dây điện, thay đổi giờ hoạt động, che chắn âm thanh…. - Đưa ra phương án khi thời tiết quá nóng bức. Ví dụ : + Tăng cường các trò chơi trong khu lều nếu quá nóng + Tăng cường thêm ô, nước uống, quạt + Yêu cầu nhân viên tránh những căng thẳng do áp lực thời tiết hay khách quá đông 10 Phòng chống những khó khăn do thời tiết gây ra thực sự luôn là một câu chuyện dài với những nhân viên tổ chức sự kiện. Ấn tượng nhất với cá nhân em là trận bão lụt ở Lâm Đồng năm 2007. Mọi hoạt động setup đều được thực hiện trong trời mưa, nhân viên đi ủng chạy chương trình, hoạt động ngoài trời đều được thu gọn lại trong khu vực lều với các tấm ván được kê cao để tránh nước, loa đài che kín trong nilon. Rất may mắn vì những chuẩn bị tương đối kỹ nên chương trình đã tránh được những thiệt hại và vẫn diễn ra suôn sẻ. - Nhiễu do các phương tiện kỹ thuật Các sự kiện ngoài trời đều sử dụng hệ thống âm thanh, ánh sáng đa dạng…. Vì thế, trước ngày sự kiện diễn ra, mọi yếu tố kỹ thuật đều được đưa vào lịch kiểm tra chi tiết để tránh sai sót. Tất cả các phương tiện này đều được chạy thử như một chương trình thực sự để phát hiện lỗi và xử lý kịp thời. Trên đây, là quy trình hoạt động cho sự ra đời của một sự kiện dựa theo mô hình cơ bản của truyền thông. Qua đó, có thể thấy, bản thân tổ chức sự kiện cũng chính là một mô hình truyền thông. Vì vậy, việc nắm vững và vận dụng mô hình truyền thông trong hoạt động tổ chức sự kiện có tác dụng to lớn trong thành công của một sự kiện.