Tiểu luận Ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý mua hàng và quản lý kho tại công ty cổphần nông dược hai

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ^ ] BÀI TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam 2. Nguyễn Duy Năng 3. Lê Thị Ngà 4. Ngô Thị Thu Ngân 5. Bùi Kiều Ngọc 6. Hà Hữu Nhân 7. Điền Thị Tuyết Nhung 8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh 9. Phạm Văn Phác 10. Nguyễn Tấn Phát LỚP : QT2 – K13 Tp. Hồ Chí Minh 08/2010 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ^ ] BÀI TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam 2. Nguyễn Duy Năng 3. Lê Thị Ngà 4. Ngô Thị Thu Ngân 5. Hà Hữu Nhân 6. Bùi Kiều Ngọc 7. Điền Thị Tuyết Nhung 8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh 9. Phạm Văn Phác 10. Nguyễn Tấn Phát LỚP : QT2 – K13 Tp. Hồ Chí Minh 08/2010 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin trong các ngành kinh tế, quản lý sản xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Mức độ tin học hoá trong sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảm bảo sống còn của nền kinh tế thị trường hiện nay. Áp dụng công nghệ thông tin vào các ngành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ. Thấy được những lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại, công ty cổ phần nông dược HAI đã mạnh dạn đầu tư tin học hóa ở các phòng ban. Do hạn hẹp về thời gian nên chúng tôi không thể giới thiệu chi tiết toàn bộ các quy trình ở công ty, chúng tôi tập trung giới thiệu “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Quản lý mua hàng và Quản lý kho tại Công ty cổ phần Nông Dược Hai”. Với đề tài này, chúng tôi hy vọng sẽ làm rõ hơn vai trò và lợi ích của công nghệ thông tin đối với các doanh nghiệp hiện nay. ******************************** Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC 1. Giới thiệu công ty cổ phần nông dược HAI ........................................................... 1 1.1. Lịch sử hình thành công ty cổ phần nông dược HAI.................................................. 1 1.2.1. Hệ thống mạng lưới tiếp thị.................................................................................. 1 1.2.2. Ngành nghề kinh doanh........................................................................................ 1 1.2.3. Sơ đồ tổ chức........................................................................................................ 2 1.2. Vài nét về công ty cổ phần nông dược HAI .............................................................. 1 2. Cơ sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp............ 4 2.1. Cơ sở lý thuyết ........................................................................................................... 4 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp .................................................. 5 2.2.1. Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp................................ 6 2.2.2. Doanh nghiệp và thương mại điện tử ................................................................... 7 2.2.3. Triển khai ứng dụng internet trong doanh nghiệp................................................ 8 3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng công ty tại Cổ phần nông dược HAI...................................................................................................................... 8 3.1. Tổng quan quá trình mua hàng................................................................................ 8 3.2. Phân tích quá trình mua hàng ................................................................................ 10 3.3. Yêu cầu mua hàng ................................................................................................. 11 3.4. Quản lý thư hỏi giá và báo giá của nhà cung cấp.................................................. 13 3.5. Quản lý đơn hàng .................................................................................................. 13 3.6. Nhận hàng.............................................................................................................. 18 3.7. Quản lý nhà cung cấp ............................................................................................ 19 3.8. Các xử lý cuối kì.................................................................................................... 20 3.9 Quản lý dữ liệu ....................................................................................................... 21 4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho tại công ty Cổ phần nông dược HAI............................................................................................................................... 22 4.1. Biếu đồ ngữ cảnh................................................................................................... 22 4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu ............................................................................................ 24 4.2.1. Biểu đồ dữ liệu mức 0 ..................................................................................... 24 i Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 4.2.2. Biểu đồ dữ liệu mức 1 ..................................................................................... 25 KẾT LUẬN ii Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI 1.1. Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Nông dược HAI Công ty Cổ phần Nông dược HAI có tên ban đầu là Công ty Vật tư Bảo vệ Thực vật phía Nam. Được thành lập vào tháng 10/1986 theo quyết định số 94 NN-TCCB/QĐ ngày 03/3/1986 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm. Đến ngày 12/3/1988, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm ra quyết định số 487/NN-TCCB/QĐ chuyển Công ty Vật tư BVTV phía Nam thành Chi nhánh Vật tư BVTV II, trực thuộc Công ty Vật tư BVTV (Hà Nội). Đến ngày 03/3/1993, theo Quyết định số 100/NN-TCCB/QĐ ngày 24/02/1992 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm, Công ty Vật tư BVTV II chuyển đổi thành doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm. Đến ngày 07/02/2005, theo Nghị định 64/2002/NĐ-CP ngày 19/6/2002 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần và theo Quyết định số 2616/QĐ-BNN ngày 30/8/2004 của Bộ Nông nghiệp và PTNT về việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước Công ty Vật tư BVTV II thành công ty cổ phần, Công ty Bảo vệ Thực vật II được chuyển đổi thành CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI. 1.2. Vài nét về Công ty Cổ phần Nông dược HAI 1.2.1. Hệ thống mạng lưới tiếp thị: Công ty Cổ phần Nông dược HAI có mạng lưới nhân viên tiếp thị sản phẩm rải đều các tỉnh Bắc, Trung và Nam bộ. Được bố trí từ 1 đến 3 người mỗi tỉnh, mạng lưới nhân viên tiếp thị luôn là cầu nối giữa Khách hàng với Công ty giúp nông dân tiếp cận với các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vệ thực vật mới và hổ trợ khách hàng địa phương hợp tác tốt với Công ty. Ngoài ra, mạng lưới nhân viên tiếp thị còn hổ trợ kỹ thuật, giúp nông dân có phương pháp sử dụng thuốc bảo vệ thực vật đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất nông nghiệp. Với phương châm luôn lắng nghe ý kiến của Khách hàng đồng thời kịp thời giải quyết những khó khăn nguyện vọng của Khách hàng, lực lượng nhân viên tiếp thị của Công ty Cổ phần Nông dược HAI luôn là người bạn thân thiện và đáng tin cậy nhất của người nông dân. 1.2.2. Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, gia công các loại vật tư nông nghiệp; Kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc bảo vệ thực vật, phân bón; 1.2.3. Sơ đồ tổ chức 1 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 CN Hà Nộ i Đại Hội Đồng Cổ Đông Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc BP. Quảng Cáo Tiếp Thị BP. Kinh Doanh BP. Nhân Sự Hành Chá h BP. Tài Chính P. Bán Hàng P. Sản Xuất P. Mua Hàng Kho P. Quảng Bá P. Tiếp Thị CN Cần Thơ CN An Gia ng CN Đồng Tháp CN Tiền Giang CN Sóc Trăng CN Đồng Nai CN Bình Phước CN Huế CN Nghệ An Ban Kiểm Soát 2 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 - Đại Hội Đồng Cổ Đông Đại hội đồng Cổ đông (ĐHCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. - Hội Đồng Quản Trị Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, ngoại trừ các vấn đề thuộc quyền hạn của Đại hội đồng Cổ đông quyết định. Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Ban Kiểm Soát Ban kiểm soát là tổ chức giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh; trong ghi chép sổ sách kế toán và tài chính của Công ty nhằm đảm bảo các lợi ích hợp pháp của các cổ đông. - Ban Giám Đốc Hội đồng Quản trị có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc điều hành các hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về các nhiệm vụ và quyền hạn được giao phó. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. - Bộ Phận Nhân Sự Hành Chánh Điều hành và quản lý các hoạt động Nhân sự và Hành chính của toàn công ty; Xây dựng nội quy, quy chế, chính sách về nhân sự và hành chính cho toàn công ty; Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính, nhân sự phù hợp với thực tế của công ty và với chế độ hiện hành của Nhà nước; Tiếp nhận và luân chuyển các thông tin, ban hành các văn bản đối nội, đối ngoại, các thông báo hội nghị của lãnh đạo. - Bộ Phận Tài Chính Kế Toán Quản lý, điều hành các hoạt động Tài chính, kế toán; Tư vấn cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính; Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán; Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán; 3 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các họat động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư có hiệu quả. - Bộ Phận Kinh Doanh Hoạch định, triển khai, kiểm tra và phân tích các kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư. Lập kế hoạch SXKD hàng năm, dài hạn và chiến lược phát triển. Thu thập các thông tin về tình hình SXKD của Công Ty để tổng hợp, phân tích đánh giá, điều chỉnh. Lập kế hoạch thực hiện các dự án đầu tư đã được phê duyệt. - Bộ Phận Tiếp Thị Xây dựng kế hoạch phát triển và hoàn thiện hệ thống bán hàng. Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Thực hiện, tổ chức các chương trình hội thảo, quảng bá, tiếp thị các sản phẩm, chăm sóc khách hàng. - Các Chi Nhánh Quản lý tiền – hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh của công ty. 2. Cở sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 2.1. Cơ sở lý thuyết Trong sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi nhà lãnh đạo phải sáng suốt trong việc lập kế hoạch, ra quyết định và tổ chức doanh nghiệp, để làm được điều này nhà lãnh đạo cần có những thông tin hữu ích, để có được thông tin chính xác, nhanh chóng cần phải tổ chức thông tin một cách có hệ thống, khoa học. Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý là dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin cung cấp cho nhà quản lý ra nhà quyết định. Để xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức. Vai trò của nhà quản lý trong hệ thống thông tin quản lý là tích cực, là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống thông tin cho họ để đạt mục tiêu của quá trình quản lý đề ra. Đề ra quyết định thích hợp đối với những loại vấn đề, các nhà quản lý cấn phải biết loại vấn đề nào cần được giải quyết bằng hệ thống thông tin, loại nào không loại nào giải quyết bằng hệ thống thông tin đặc thù. Cho nên nhà quản lý cấn phải biết các loại hệ thống thông tin đã và đang được sử dụng trong doanh nghiệp để hỗ trợ mình và tổ chức của mình đạt được mục tiêu đề ra. 4 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Sự ra đời của máy tính góp phần giải quyết bài toán về tính toán và lưu trữ dữ liệu. Cùng với sự phát triển như vũ bảo của công nghệ thông tin hiện nay, máy tính đã hỗ trợ con người ngày càng nhiều trong công việc. Ngày nay rất nhiều doanh nghiệp sử dụng máy tính phục vụ cho công việc của mình. Trong quá trình ra đời và phát triển của công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp chia làm các giai đoạn: - Những năm 60 – 70: công việc kế toán là loại công việc đầu tiên dùng chương trình kế toán trên máy để lập sổ sách kế toán, nhân viên nhập các dữ liệu từ các xấp hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…sau đó chạy chương trình kế toán, làm các báo cáo tháng cho giám đốc. - Những năm 70 – 80 lúc này mỗi nhân viên đều có máy tính để làm việc, hết ngày mỗi người chạy ngay chương trình báo cáo phần việc trong ngày của mình để giám đốc hoặc những người có trách nhiệm hỏi là có ngay số liệu để báo cáo, nhưng giai đoạn này các máy tính trong cơ quan, xí nghiệp chưa nối mạng với nhau. - Những năm 80 – 90 các máy tính được nối mạng với nhau (LAN – Local Area Network hoặc Wide Area Network) do vậy số liệu của một nghiệp vụ nào đó được nhập vào máy một lần và mọi đúc kết, cập nhật ở các khâu sẽ có ngay tức thới. - Từ giữa thấp kỷ 90 đến nay các doanh nghiệp đã có nối mạng toàn cầu. Các giao dịch như: đặt hàng, quảng cáo, bán hàng, thanh toán đều trên mạng. Trong giai đoạn này, bước ngoặc lớn nhất là sự ra đời của internet. Internet là môi trường kết nối máy tính toàn cầu cho phép cung cấp cho người sử dụng rất nhiều dịch vụ phong phú trong việc trao đổi thông tin bất kể người đó đang ở đâu. Với sự phát triển của việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay, các phần mềm sử dụng trong doanh nghiệp không phải là các phần mềm riêng lẻ nữa mà là một hệ thống có sự tương tác qua lại lẫn nhau, thông tin đầu ra của phân hệ này là thông tin đầu váo của phân hệ khác. 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp: Mức độ sẵn sàng cho ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay rất thấp, chủ yếu dừng ở phần mềm kế toán; website, thương mại điện tử ở mức cơ sở... Phần lớn doanh nghiệp đầu tư sâu vào hoạch định nguồn lực doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc không thành công. Nhiều doanh nghiệp không có cái nhìn tổng thể về đầu tư CNTT mà thường tìm kiếm giải pháp nhỏ lẻ cho từng nghiệp vụ đặc thù hoặc chạy theo phong trào, thiếu cái nhìn toàn diện về CNTT. 5 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Ði tìm lời giải cho thực trạng này, các chuyên gia đã đưa ra mô hình E - Enterprise (ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp). Không chỉ với các doanh nghiệp mà bất kỳ tổ chức nào như các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức phi lợi nhuận... đều cần xây dựng hệ thống thông tin và CNTT để phục vụ công tác điều hành. Ðiều đáng nói là có sự hình dung kiến trúc tổng thể, từ đó thiết kế hệ thống phù hợp và chọn bước đầu tư thích hợp. E - Enterprise là phương thức tiếp cận đối với hệ thống CNTT của tổ chức và doanh nghiệp, nó xuất phát từ khái niệm "E - Company" áp dụng cho các doanh nghiệp ứng dụng CNTT. Khá phổ biến tại các nước phát triển, E - Company (doanh nghiệp điện tử) là một quan điểm, cách nhìn toàn diện về đầu tư và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Với E - Company, doanh nghiệp sẽ định hình hệ thống CNTT của mình cho hiện tại và tương lai, trên cơ sở đó đưa vào những ứng dụng cụ thể, từ đơn giản như hệ thống truyền thông doanh nghiệp, kế toán tài chính, đến phức tạp như thương mại điện tử, ... Mục tiêu cuối cùng là mọi hoạt động quản lý điều hành, tác nghiệp, giao dịch với khách hàng đều được tối ưu hóa bởi một hệ thống CNTT tổng thể và internet sẽ là trục xuyên suốt. 2.2.1. Lộ trình ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp - Đầu tư cơ sở hạ tầng: DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện rộng WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng “phần xác” cho ứng dụng CNTT. - Giai đoạn sơ khai: Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty. Doanh nghiệp đã ứng dụng vững ở mức này thì nếu càng đi sâu càng tạo ra hình thái chia cắt thông tin, từ đó sẽ phát sinh những mâu thuẫn thông tin, lãng phí nguồn lực. - Mức tác nghiệp: Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác 6 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là mức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của DN Việt Nam. - Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược: Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning - Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management - Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship Management - Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị. - Ứng dụng thương mại điện tử: Giai đoạn này, DN đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. TMĐT ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng… qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Điều này minh chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn, tối thiểu là 10 năm. 2.2.2. Doanh nghiệp và thương mại điện tử Thương mại điện tử: E-commerce (Electronic commerce - thương mại điện tử) là hình thái hoạt động thương mại bằng phương pháp điện tử; là việc trao đổi thông tin thương mại thông qua các phương tiện công nghệ điện tử mà nói chung là không cần phải in ra giấy trong bất cứ công đoạn nào của quá trình giao dịch. (nên còn được gọi là “thương mại không giấy tờ”) Lợi ích của thương mại điện tử: - TMĐT giúp cho các Doanh nghiệp nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối tác - TMĐT giúp giảm chi phí sản xuất 7 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 - TMĐT giúp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị. - TMĐT qua INTERNET giúp người tiêu