Tiểu luận Ứng dụng ERP tại công ty vissan theo quan điểm cá nhân

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC  QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tiểu luận: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN THEO QUAN ĐIỂM CÁ NHÂN GVHD: TS. Trƣơng Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang MSSV: 7701221719 Nhóm Nhỏ Dễ Thƣơng – QTKD - Đêm 2 TP.HCM, tháng 05/2014 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 1 MỤC LỤC Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………………………………………..…………..3 1.1. Lý do chọn đề tài..................................................................................................................... 3 1.2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................................... 3 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 3 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................................................ 4 1.5. Kết cấu đề tài .......................................................................................................................... 4 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT........................................................................................................... 5 2.1. Khái niệm ERP ....................................................................................................................... 5 2.2. Vai trò của ERP ...................................................................................................................... 5 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả .................................................... 9 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán .................................................................................................... 9 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả ....................................................................................... 12 Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN ..................................................................... 14 3.1. Giới thiệu công ty VISSAN ................................................................................................... 14 3.1.1. Tổng quan về Công ty VISSAN ...................................................................................... 14 3.1.2. Ngành nghề kinh doanh ................................................................................................ 15 3.1.3. Phương hướng tương lai ............................................................................................... 15 3.1.4. Phương thức hoạt động ................................................................................................. 16 3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN ..................................... 16 3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN ............................. 16 3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP .......................................................... 18 3.3. Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm ............................................................................ 20 3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN ............................................................................ 22 3.4.1. Cơ chế quản lý và các cấp lãnh đạo của công ty ............................................................ 22 3.4.2. Xây dựng đội nhóm thực hiện dự án .............................................................................. 23 3.4.3. Xác định phạm vi triển khai ........................................................................................... 23 3.4.4. Triển khai đến từng bộ phận, phòng ban. ...................................................................... 23 3.4.5. Quản trị nguồn nhân sự................................................................................................. 23 3.4.6. Động viên, khen thưởng, đánh giá, điều chỉnh .............................................................. 23 3.5. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi triển khai phần mềm ERP............................. 24 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 2 3.5.1. Những cản trở đối với sự thay đổi .................................................................................. 24 3.5.2. Động lực cho sự thay đổi ............................................................................................... 25 KẾT LUẬN ………………………………………………………………………………………………………………………………………………25 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 3 Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1. Lý do chọn đề tài Đối với Việt Nam chung và các tổ chức, doanh nghiệp nói riêng đã từng trải qua những sự thay đổi nhanh chóng, cơ bản quyết liệt và đầy kịch tính, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resources Planning) đã trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Việc ứng dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp. Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, tại Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt. Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán. Tuy nhiên, việc đổi mới công nghệ tại Công ty VISSAN gặp rất nhiều khó khăn, nhiều rào cản ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ triển khai và không đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý. Đề tài “Ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN” đã được nhóm trình bày. Tôi xin đưa ra các chuẩn đoán, phân tích và đề xuất giải pháp thích hợp trong việc ứng dụng ERP Công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân của riêng mình. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Kiến nghị giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng phân tích của nghiên cứu là việc sử dụng phần mềm tại VISSAN. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 4 Phạm vi nghiên cứu là ứng dụng ERP tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc tại VISSAN. 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu, thu thập tài liệu thông qua các nguồn sách, báo, các báo cáo hội thảo về việc ứng dụng ERP tại Việt Nam. Các báo cáo về việc sử dụng phần mềm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc tại VISSAN. Dựa trên tham vấn ý kiến của các nhà quản lý phòng ban để đưa ra giải pháp ứng dụng ERP tại VISSAN. 1.5. Kết cấu đề tài Bài nghiên cứu được trình bày thông qua các nội dung chính như sau: - Giới thiệu vấn đề và cơ sở lý thuyết. - Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm tại công ty. Từ đó đề xuất những biện pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP tại công ty theo quan điểm cá nhân. - Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi theo góc nhìn cá nhân. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 5 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Khái niệm ERP ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. 2.2. Vai trò của ERP ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning. Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau. Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM. Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:  MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.  MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 6  ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.  ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau. ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, Nhà quản lý vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp một cách nhanh GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 7 chóng mà không phải chờ đợi các bộ phận gửi báo cáo trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ.Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình. Một số vai trò cơ bản của ERP như sau: Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 8 Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này. Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam). Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 9 nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên sẽ hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn. Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,… 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán Khái niệm chẩn đoán tổ chức Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD. Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp => Thay đổi có hoạch định Mục đích của chẩn đoán Problem-solving approach: Xác định các nguyên nhân của những vấn đề cần giải quyết. Giống như bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis) Positive approach (AI): Xác định các thế mạnh giúp vươn tới tầm nhìn của tổ chức. Xem tổ chức là hệ thống mở (opensystem) Xác định ranh giới của tổ chức => mức độ kiểm soát được của dự án OD Nhận dạng các bộ phận của hệ thống (subsystems) => giảm bớt sự phức tạp của hệ thống lớn Xác định các yếu tố môi trường tác động Xác định các tương tác hệ thống Phân tích vấn đề GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 10 Đầu ra của việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục, điểm mạnh cần phát huy Đề xuất căn cứ từ chẩn đoán  Mô hình (model) hay khung hướng dẫn (framework) thay đổi giúp có cái nhìn hệ thống, kiểm tra các tiêu chí thay đổi, bảo đảm không bị sơ sót  Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức Các vấn đề nghiên cứu trong OD liên quan đến chẩn đoán tổ chức Sự phát triển của các mô hình chẩn đoán (development of organizational diagnostic models); Việc lựa chọn quy trình và phương pháp thu thập thông tin trong chẩn đoán (the choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis); Phương pháp và kỹ thuật xử lý dữ liệu và kết luận (methods and techniques of data processing and making conclusions) Đối tượng chẩn đoán Hai khía cạnh cơ bản nhất của tổ chức: • Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức và hệ thống • Khía cạnh “mềm” (soft, informal): con người và hành vi của họ đối với người khác Cân bằng giữa 2 khía cạnh này khi chẩn đoán để tránh sai lệch Các cấp độ chẩn đoán: 3 cấp độ: Tổ chức, Nhóm, Cá nhân Có thể thực hiện ở một cấp độ hoặc cả ba cấp độ Thường thì chẩn đoán ở cấp độ cá nhân sẽ đi sau cấp độ tổ chức hoặc nhóm GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 11 Mô hình chẩn đoán ở cấp độ tổ chức Mô hình chẩn đoán ở cấp độ nhóm khung phân – mô nay mô trên tuy nhiên 3 mô sau: Mô “The six-box Model”: Weisbord đã nhận dạng được 6 mảng trọng yếu mà một tổ chức muốn thành công thì phải bảo đảm thực hiện đúng cách. Theo ông, nhà tư vấn OD phải chú ý đến cả các khía cạnh chính thức và phi chính thức của từng mảng. Mô 7S của McKinsey: là mô hình do Tom Peters và Robert Waterman, nhân GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 12 viên của tổ chức tư vấn McKinsey và Company phát triển vào những năm đầu của thập niên 80. Theo đó, ý tưởng chính của mô hình là có 7 yếu tố nội tại trong một tổ chức cần phải được dung hòa để tổ chức hoạt động thành công. Mô xương được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Nó thực hiện điều này bằng việc hướng dẫn thông qua một loạt các bước theo một cách có hệ thống để nhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ hội cải tiến). Nó cũng được biết đến như là Biểu đồ Ishikawa, là người đã nghĩ ra mô hình này. Với mục tiêu ban đầu, nhóm thực hiện đã sử dụng mô hình nguyên nhân – kết quả để áp dụng trong nghiên cứu này nhằm ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. Cá nhân Tôi cũng đồng quan điểm chuẩn đoán với nhóm. 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật trong công tác bảo dưỡng thiết bị, áp dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại hoặc làm giảm hậu quả sau này. Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng. Điều này gây ra sự mẫu thuẫn trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho nhau dẫn tới việc mối quan hệ giữa các bên thất bại dẫn tới hoạt động hoặc dự án có thể bị đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề (mà chúng ta gọi là hiện tượng). Cách thức mang tính hệ thốn