Tìm hiểu thực trạng quản lý và khai thác thông tin - Tư liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến

Tìm hiểu thực trạng quản lý và khai thác thông tin - tư liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến Lê Quỳnh Chi PHẦN MỞ ĐẦU 1/ Lý do chọn đề tài - Trong thời đại ngày nay, công tác thông tin nói chung và thông tin thư viện nói riêng có một tầm quan trọng đặc biệt và ảnh hưởng sâu sắc tới mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Sự phát triển giao lưu văn hoá, thông tin, khoa học kỹ thuật và nhất là việc khai thác hiệu quả thông tin đã trở thành một trong những nhân tố quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế – xã hội của bất kỳ một quốc gia nào. Do sự phát triển của công nghệ, kiến thức của con người được bảo quản lâu dài và được truyền bá một cách nhanh chóng, thông tin được cập nhật không ngừng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng. Thư viện là chiếc cầu nối giữa thông tin và người đọc. - Trường đại học là nơi sản sinh ra tri thức cập nhật nhất của xã hội, vì nơi đây tập trung được một đội ngũ trí thức đông đảo, ưu việt và chuẩn mực nhất. Đây cũng là môi trường sáng tạo tri thức ít bị chi phối bởi những áp lực ngoài khoa học như kinh tế, chính trị, quân sự, tôn giáo.Trong ba điều kiện để sản sinh tri thức: đội ngũ cán bộ, cơ sở thực nghiệm và tính kế thừa khoa học kỹ thuật thì yếu tố sau cùng có tầm quan trọng đặc biệt vì sách báo, thông tin là phương tiện cho phép kế thừa kiến thức ưu việt hơn cả. Chính vì lý do đó, thư viện luôn giữ vị trí là một bộ phận trọng yếu trong hoạt động của các trường đại học, là yếu tố căn bản, quan trọng để lượng giá vai trò, chức năng, nhiệm vụ và hiệu quả đào tạo của đại học . - Thư viện đại học Việt Nam trong những năm qua, do những điều kiện khách quan cũng như chủ quan, chưa được nhìn nhận và đầu tư đúng như vị thế mà nó phải có. Đây có thể là một trong những nguyên nhân dẫn đến chất lượng chưa cao của các sản phẩm được tạo ra từ các trường đại học Việt Nam. - Đối với Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, là Trường Sư phạm trọng điểm khu vực phía Nam, những năm gần đây đang tiến hành chương trình đổi mới giáo dục từ mục tiêu, nội dung chương trình, phương pháp đào tạo đến đội ngũ giảng viên, cơ sở vật chất, phương tiện giảng dạy.Trong chương trình đổi mới ấy, hoàn thiện hệ thống thông tin thư viện nhằm phục vụ hiệu quả mục tiêu đào tạo chất lượng cao là việc được đặc biệt chú trọng. Là một phần của Dự án “ Giáo dục đại học” từ nguồn vốn của Ngân hàng Thế giới, Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh hiện sở hữu một hệ thống trang thiết bị khá hiện đại, một nguồn lực thông tin phong phú, cập nhật và tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên, hiệu quả của việc khai thác thông tin chưa cao, đặc biệt đối với những thông tin chuyên sâu. Các bộ phận tham gia vào hoạt động thông tin còn phân tán, chưa đồng bộ dẫn đến chất lượng khai thác thông tin còn thấp, gây nên tình trạng lãng phí về ngân sách, thời gian, và công sức xử lý thông tin. Vì vậy, quản lý và khai thác cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn lực thông tin ấy một cách hiệu quả, phục vụ đắc lực việc nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập trong nhà trường trở thành trách nhiệm hàng đầu và quan trọng nhất của Thư viện hiện nay. Từ những lý do trên, đề tài “Tìm hiểu thực trạng quản lý và khai thác thông tin - tư liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến” được nghiên cứu. 2/ Mục đích ¾ Tìm hiểu việc quản lý và khai thác thông tin - tư liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. ¾ Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý thông tin - tư liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. 3/ Nhiệm vụ ¾ Xây dựng cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu. ¾ Tìm hiểu thực tiễn đào tạo, giảng dạy, học tập và việc đầu tư, quản lý và khai thác thông tin tại Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. ¾ Tìm hiểu thực trạng việc quản lý và khai thác thông tin - tư liệu của Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. ¾ Đề xuất một vài giải pháp nâng cao hiệu quả việc quản lý thông tin - tư liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo. 4/ Đối tượng, khách thể nghiên cứu ¾ Đối tượng: Hoạt động quản lý và khai thác thông tin - tư liệu trong Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. ¾ Khách thể : Cán bộ và sinh viên Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. 5/ Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu bằng những phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu, thu thập thông tin để xây dựng cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu. + Phương pháp điều tra bằng phiếu trưng cầu ý kiến : sử dụng bảng câu hỏi về hoạt động thông tin - tư liệu tại Thư viện : • Lần thứ nhất: Xây dựng phiếu trưng cầu ý kiến với 08 câu hỏi, trong đó có 05 câu hỏi hoàn toàn mở để thu nhận những ý kiến của bạn đọc xung quanh việc quản lý, khai thác thông tin - tư liệu. Tổng số phiếu phát ra là 300, thu về 245 phiếu (81.66%). • Lần thứ hai: Xây dựng phiếu trưng cầu chủ yếu bằng phương pháp trắc nghiệm. Tổng số phiếu phát ra là 1.000 phiếu, thu về 763 phiếu (đạt tỉ lệ 76,3%). Có hai loại phiếu trưng cầu ý kiến: - Phiếu trưng cầu ý kiến dành cho cán bộ quản lý, cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên sau đại học với 23 câu hỏi, trong đó có 01 câu hỏi mở. - Phiếu trưng cầu ý kiến dành cho sinh viên hệ chính quy tại trường với 20 câu hỏi, trong đó có 01 câu hỏi mở. + Phương pháp phỏng vấn, trao đổi và quan sát các hoạt động khai thác thông tin – tư liệu tại Thư viện Trường. + Phương pháp xử lý số bằng toán thống kê. Tất cả số liệu thống kê được xử lý theo phần mềm SPSS for Win 9.1. 6/ Giả thuyết nghiên cứu Nếu các biện pháp quản lý và khai thác thông tin – tư liệu được thực hiện một cách khoa học thì hiệu quả sử dụng Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh được nâng cao. 7/ Giới hạn đề tài Nghiên cứu việc quản lý và khai thác thông tin - tư liệu trong phạm vi trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. 8/ Quá trình nghiên cứu ¾ Chọn đề tài, xác định tên đề tài. Thông qua thầy hướng dẫn khoa học xác định rõ mục đích, nhiệm vụ, đối tượng, khách thể, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và tính cấp thiết của đề tài. (Tháng 6/2003) ¾ Xây dựng đề cương, nộp đề cương cho phòng Khoa học và công nghệ - Sau đại học (Tháng 8/2003) ¾ Nhận nhiệm vụ nghiên cứu (Tháng 10/2003 ) ¾ Lập phiếu trưng cầu ý kiến, xin ý kiến hướng dẫn (Tháng 11/2003) ¾ Tiến hành phát phiếu trưng cầu ý kiến lần 1(Tháng 12/2003) ¾ Thu thập, phân tích và xử lý số liệu (Tháng 2/2004) ¾ Chọn mẫu nghiên cứu. Tiến hành phát phiếu trưng cầu ý kiến lần 2 (Tháng 4/2004). ¾ Thu thập, phân tích và xử lý số liệu (Tháng 6/2004) ¾ Viết và trình kết quả nghiên cứu (Từ tháng 6 đến tháng 9/2004) PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1/ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Sự phát triển và tiến bộ xã hội đặt ra những nhu cầu, đòi hỏi mới cho hoạt động thông tin, đồng thời cũng là điều kiện và tiền đề phát triển thông tin. Thông tin đã trở thành một khái niệm khoa học có tính thời sự và ngày càng trở thành yếu tố quan trọng hàng đầu trong các lĩnh vực hoạt động của con người. Tại các nước phát triển, thông tin được đánh giá là nguồn tài nguyên quan trọng và cần thiết nhất. Thông tin trở thành tài sản và sức mạnh của mỗi quốc gia. “Thế kỷ thông tin”, “ bùng nổ thông tin”, “ chiến tranh thông tin” là đặc trưng cơ bản trong sự phát triển của thời đại ngày nay. Với khối lượng thông tin khổng lồ đó, các cơ quan quản lý thông tin, thư viện phải tìm kiếm, sưu tập, xử lý, lưu trữ thông tin một cách khoa học và hướng dẫn người sử dụng lựa chọn những thông tin phù hợp, có chất lượng tốt nhất. Chính vì tính thời sự và tầm quan trọng của công tác thông tin và quản lý thông tin, đã có nhiều tác giả nghiên cứu về đề tài này. Chúng tôi xin nêu một số công trình nghiên cứu tiêu biểu sau đây: - Cuốn sách “ Quản lý thông tin và công nghệ thông tin”, tiến sĩ Nguyễn Khắc Khoa chủ biên, nhà xuất bản Văn hóa – Thông tin, Hà Nội năm 2000. Các tác giả đã trình bày vai trò quan trọng của thông tin, đồng thời cung cấp cho người đọc một cách có hệ thống những kiến thức mới về môi trường thông tin, quản lý thông tin và công nghệ thông tin, đổi mới quá trình hoạt động và yếu tố con người - “Quản lý thư viện và trung tâm thông tin”, tác giả Nguyễn Tiến Hiển và Nguyễn Thị Lan Thanh, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, năm 2002. Các tác giả đã đưa ra một số khái niệm, lý thuyết chung về tổ chức, quản lý trong cơ quan thư viện – thông tin, đồng thời nêu lên một số mô hình, cơ cấu tổ chức mạng lưới thông tin thư viện hiện nay. - “ Công tác thông tin khoa học ở học viện chính trị Quốc gia", nhiều tác giả, do Học viện chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh phát hành, năm 1995. Các tác giả đã phân tích thực trạng hoạt động của Trung tâm thông tin - tư liệu Học viện Chính trị Quốc gia, sự cần thiết phải đổi mới công tác thông tin - tư liệu nhằm đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ mới tại Học viện Chính trị Quốc gia. - Bài viết “ Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin” của tiến sĩ Nguyễn Viết Nghĩa, trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học công nghệ Quốc gia, đăng trong tạp chí Thông tin & Tư liệu tháng 1/2001. Tác giả phân tích khái niệm “ Chính sách phát triển nguồn tin”, khẳng định vị trí quan trọng của sự phát triển nguồn tin đối với việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống các kho tài liệu của các thư viện và cơ quan thông tin. - “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý giáo dục phổ thông”, luận án tiến sĩ giáo dục học của nghiên cứu sinh Vương Thanh Hương, Hà Nội, năm 2003. Tác giả đã nghiên cứu và đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống thông tin quản lý giáo dục phổ thông Việt Nam, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống này trong điều kiện hiện nay. - “ Nghiên cứu nhu cầu tin tại trường Đại học Cần Thơ”, luận văn Thạc sĩ Thông tin – Thư viện của Dương Thị Vân, Hà Nội, năm 2003. Tác giả đã tìm hiểu nhu cầu tin cơ bản của các đối tượng người dùng tin tại trường Đại học Cần Thơ, nêu lên sự cần thiết phải phát triển các dịch vụ thông tin trong giai đoạn hiện nay, trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm kích thích nhu cầu tin phát triển. - “ Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin – thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội”, luận văn Thạc sĩ Thông tin– Thư viện của Nguyễn Thị Hồng Trang, Hà Nội, năm 2003. Trên cơ sở nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động thông tin – thư viện ở trường Đại học Sư phạm Hà Nội, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội. - Luận văn Thạc sĩ Thông tin – Thư viện của Nguyễn Thị Nghĩa “Tăng cường hoạt động thông tin – thư viện ở Học viện Tài chính trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa”, Hà Nội, năm 2003. Tác giả đã phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Học viện Tài chính nói chung và Trung tâm thông tin thư viện Học viện tài chính nói riêng, đồng thời nêu rõ vị trí, tầm quan trọng của hoạt động thông tin. Tác giả cũng tìm hiểu những thuận lợi, khó khăn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm thông tin, từ đó đề xuất một số biện pháp căn bản để nâng cao hiệu quả phục vụ của Trung tâm thông tin thư viện. Nhìn chung, những cuốn sách, bài viết, đề tài nghiên cứu nói trên đã nêu bật được vai trò, tầm quan trọng của hoạt động thông tin hiện nay trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, phân tích được một số nguyên nhân chính ảnh hưởng đến chất lượng các dịch vụ, sản phẩm thông tin tại Việt Nam. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc quản lý và khai thác thông tin - tư liệu tại Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, tìm hiểu sâu về vai trò và những đóng góp của hoạt động quản lý thông tin - tư liệu dưới góc độ quản lý giáo dục, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, đổi mới phương pháp dạy – học tại trường đại học . Vì vậy, việc nghiên cứu đề tài này sẽ là cơ sở để các nhà quản lý giáo dục Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh tăng cường sự quan tâm đến hoạt động thông tin - tư liệu tại Trường, từ đó có chủ trương phát triển phù hợp đối với mảng hoạt động này nhằm thúc đẩy, kích thích việc nghiên cứu, học tập của cán bộ và sinh viên, nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng với nhu cầu ngày càng cao của xã hội trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. 1.2/ Những khái niệm cơ bản của vấn đề nghiên cứu 1.0.0. Quản lý Có rất nhiều định nghĩa về quản lý. Theo W. Taylor : “Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Theo Kozlova O.V. và Kuznetsov I.N. thì :” Quản lý là sự tác động có mục đích đến tập thể con người để tổ chức và phối hợp hoạt động của họ trong quá trình sản xuất” [15; 89.] Nhà nghiên cứu Nguyễn Văn Lê cho rằng “Quản lý là một hệ thống xã hội, là khoa học và nghệ thuật tác động vào hệ thống đó mà chủ yếu là vào những con người nhằm đạt hiệu quả tối ưu theo mục tiêu đề ra” [21; 5]. Theo Từ điển giáo dục học thì “Quản lý là hoạt động hay tác động có định hướng có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”. [1; 36.] Theo chúng tôi, quản lý là sự kết hợp giữa việc sử dụng hiệu quả nhất phương tiện trang thiết bị, cơ sở vật chất và sự phát huy tốt nhất khả năng của con người để đạt tới mục tiêu chung của hệ thống và mục tiêu riêng của mỗi người. Các hình thức chức năng quản lý bao gồm chủ yếu : kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo hoặc lãnh đạo và kiểm tra. Giáo dục nói chung và công tác thông tin trong giáo dục nói riêng là một hệ thống tổ chức hoạt động phức tạp, do đó rất cần được quản lý chặt chẽ. 1.2.2. Quản lý thư viện Quản lý thư viện được hiểu là sự điều hành, giám sát tất cả các hoạt động của thư viện nhằm mục đích đạt được hiệu quả tốt nhất, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc. Nội dung cụ thể của công tác quản lý thư viện bao gồm các mặt chủ yếu sau : lập kế hoạch tổ chức các hoạt động, quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý trang thiết bị, tài liệu và đánh giá kết quả hoạt động. Trong đó, yếu tố quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng nhất [20; 30]. Quản lý nhân sự là loại quản lý phức tạp đòi hỏi người quản lý phải hiểu biết kỹ về các thành viên dưới quyền quản lý của mình, về trình độ, khả năng chuyên môn, ngoại ngữ, tin học và hoàn cảnh gia đình để phân công, điều động công việc và có chế độ đãi ngộ hợp lý. Quản lý cán bộ là công việc đòi hỏi không những chuyên môn mà còn phải hiểu tâm lý và có phương pháp sư phạm. Quản lý vốn tài liệu là phải có chính sách bảo quản và phát triển vốn tài liệu tốt sao cho phù hợp với nhu cầu người đọc. Mục đích cuối cùng của quản lý thư viện là đạt được hiệu quả phục vụ tốt nhất, bảo quản tốt vốn tài liệu và các trang thiết bị. 1.2.3. Quản lý thông tin ™ Thông tin: Thông tin là một khái niệm rộng, được dùng một cách phổ biến nhưng rất khó xác định bằng một định nghĩa tổng quát. Quan niệm thông thường nhất hiện nay thông tin được hiểu như là những tin tức thông báo về thế giới xung quanh cùng với những quá trình diễn ra trong đó được tiếp nhận bởi con người hoặc bởi các cấu trúc đặc biệt. Thông tin là một đòi hỏi tất yếu khách quan trong hoạt động nhận thức cũng như hoạt động thực tiễn của con người. Từ điển bách khoa về giáo dục coi “thông tin là điều người ta đánh giá hoặc nói đến, là tri thức, là tin tức”. Trong một hệ thống thông tin cần tìm hiểu sự khác nhau giữa thông tin và dữ liệu. Dữ liệu là nguyên liệu gốc, là đầu vào của một hệ thống thông tin. Dữ liệu có các đặc tính như lưu giữ các sự kiện, mang tính bị động và được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Trong khi đó thông tin có các đặc tính là cung cấp các sự kiện, mang tính hoạt động và được xử lý, biến đổi từ dữ liệu. Như vậy có thể hiểu dữ liệu mang tính ổn định và bị động, trong khi đó thông tin mang tính bất định. Thông tin là kết quả được xử lý từ dữ liệu thông qua trí tuệ của con người và các phương tiện, công cụ hỗ trợ. Từ những tìm hiểu trên và xét ở góc độ thông tin phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập, chúng tôi hiểu thông tin là những tri thức, tin tức được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định, hình thành sản phẩm thông tin mới theo mục đích của người sử dụng. Quá trình xử lý thông tin bao gồm các hoạt động: đầu vào, xử lý dữ liệu và đầu ra. • Hoạt động đầu vào bao gồm việc tổ chức hoặc thu thập dữ liệu dưới một vài hình thức phù hợp cho việc xử lý. • Xử lý dữ liệu bao gồm một hoặc nhiều hoạt động như phân loại, sắp xếp, tổng hợp • Đầu ra : sau khi thu thập, tập hợp các dữ liệu được xử lý. Kết quả xử lý được lưu giữ và gửi tới tay người sử dụng như những thông tin đầu ra