Tìm hiểu và mô tả chu trình doanh thu (bán hàng – thu tiền) hoặc chu trình chi phí (Mua hàng, dịch vụ – trả tiền) tại một doanh nghiệp thực tế

BÀI TẬP LỚN MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Đề bài: Tìm hiểu và mô tả chu trình doanh thu (bán hàng – thu tiền) hoặc chu trình chi phí (Mua hàng, dịch vụ – trả tiền) tại một doanh nghiệp thực tế. Bài làm Theo yêu cầu của đề bài em tiến hành tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty CP KD than Miền Bắc – TKV. 1. §Æc ®iÓm cña C«ng ty CP KD than MiÒn B¾c – TKV Công ty CP KD than Miền Bắc – TKV là Công ty con của Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam, được cổ phần hoá theo quyết định 4243/QĐ-BCN ngày 28/12/2005. Công ty có chức năng kinh doanh, chế biến và xuất khẩu than các loại; kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ, bốc xếp hàng hoá; kinh doanh nhập khẩu uỷ thác vật tư, thiết bị, phụ tùng …. nhưng lĩnh vực chính là kinh doanh than mỏ nên trong bài viết này chu trình doanh thu chỉ đề cập đến hoạt động trong kinh doanh than. Chế độ kế toán áp dụng: theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các qui định của chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán Việt nam ban hành theo quyết đinh số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính và các qui định hiện hành áp dụng cho Tập đoàn than Khoáng sản Việt nam được ban hành theo Quyết định 2917/QĐ - HĐQT ngày 27/12/2006 về việc “Ban hành chế độ kế toán áp dụng trong Tập đoàn Công nghiệp than – khoáng sản Việt nam”, Quyết định số 36/QĐ -TCKT ngày 10/01/2007 của Giám đốc Công ty CPKD than Miền Bắc – TKV về việc “Ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng trong nội bộ Công ty CP KD than Miền Bắc – TKV”. Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung. Công tác kế toán: thực hiện thủ công trên excel. Cơ cấu tổ chức: Công ty CP KD than Miền Bắc có 12 đơn vị thành viên (Công ty trực thuộc), dưới các đơn vị thành viên là các trạm kinh doanh than, đây là nơi than được xuất ra cho người tiêu dùng. C«ng ty CP KD than MiÒn B¾c - TKV   C«ng ty KD than Hµ Néi   C«ng ty KD than Qu¶ng Ninh   C«ng ty KD than H¶i Phßng   C«ng ty KD than B¾c L¹ng   C«ng ty KD than B¾c Th¸i   C«ng ty KD than VÜnh Phó   C«ng ty KD than ….   Tr¹m than Gi¸p NhÞ   Tr¹m than Cæ Loa   Tr¹m than VÜnh Phóc   Tr¹m than ViÖt Tr×   2. M« t¶ ho¹t ®éng cña chu tr×nh doanh thu. Chu trình bán hàng sẽ bắt đầu bằng việc khách hàng đặt mua hàng và kết thúc bằng việc nhận tiền thanh toán của khách hàng, bao gồm các hoạt động: - Tiếp nhận và sử lý đơn đặt hàng. - Hoạt động xuất kho và giao hàng. - Hoạt động lập hoá đơn và theo dõi nợ. - Hoạt động thu tiền. - Báo cáo chu tình doanh thu. Thực tế tại Công ty than Miền Bắc - Khách hàng có nhu cầu sử dụng than trực tiếp tới các trạm, phòng kế hoạch thị trường đặt vấn đề mua than hoặc gửi fax nhu cầu sử dụng than tới các trạm và phòng kế hoạch thị trường các đơn vị trực thuộc. Đơn đăng ký nhu cầu mua than được viết theo mẫu trong đó ghi rõ chủng loại, số lượng than, công suất tiêu hao nhiên liệu của nhà máy. Dựa trên đơn đặt hàng phòng kế hoạch thị trường tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng được lập thành 6 bản mỗi bên giữ ba bản, trong đó lưu ở phòng kế hoạch thị trường các đơn vị trực thuộc, gửi cho phòng kế toán đơn vị trực thuộc và phòng kế hoạch thị trường Công ty CP KD than Miền Bắc – TKV. Trên cơ sở hợp đồng đã bán Công ty tiến hành phân cho các trạm có nhiệm xuất hàng giao cho khách thông qua lện bán được phòng kế hoạch thị trường gửi cho các trạm, lệnh bán có nội dung bán cho khách hàng từ ngày…, chủng loại …, số lượng hàng tháng … lện bán được lập thành 2 bản, phòng KHTT giữ một bản và trạm thực hiện giữ một bản. - Theo quy định của tập đoàn than khoáng sản Việt Nam khách hàng phải trả tiền trước khi nhận than chính vì vậy khi nhu cầu trong tháng của khách là bao nhiêu dựa trên giá hợp đồng khách hàng sẽ chuyển tiền trước vào tài khoản của công ty trước khi tiến hành các thủ tục nhận than. - Khi tới nhận hàng khách hàng mang theo giấy đề nghị nhận hàng để làm thủ tục nhận hàng (thay giấy giới thiệu) khi hàng ra khỏi bãi đều được viết giấy xuất kho kèm theo phiếu cân của từng chuyến xe (phiếu xuất kho và phiếu cân được lập thành ba liên, một liên lưu tại trạm, một liên gửi về kế toán kho hàng của Công ty, một liên gửi khách hàng) dựa vào phiếu xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho. Tại các kho than, các loại phương tiện ra vào đều được bảo vệ kho ghi chép biển số xe, thời gian ra vào bãi, giấy đề nghị nhận than và có ký nhận của lái xe. Dựa vào phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của các thành phần và phiếu cân hàng, nhân viên bán hàng của trạm tiến hành viết biên bản giao nhận than biên bản này được lập thành hai liên bên mua giữ một bản và một bản lưu tại kế toán công ty, dựa vào biên bản giao nhận than kế toán trạm sẽ tiến hành viết hoá đơn. Hoá đơn được viết thành ba liên, liên một lưu tại quyển, liên 2 gửi cho khách hàng, liên ba gửi về phòng kế toán công ty trực thuộc để vào sổ sách lên báo cáo. - Hoá đơn viết xong kế toán trạm vào sổ nhật ký bán hàng, kế toán hàng bán của công ty trực thuộc cũng tiến hành vào sổ nhật ký bán để đối chiếu với sổ sách của trạm, và vào sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. 3. C¸c chøng tõ ®­îc sö dông Ho¹t ®éng  Chøng tõ sö dông  Néi dung chøng tõ  Bé phËn lËp  bé phËn sö dông   XÐt duyÖt, sö lý ®¬n ®Æt hµng  - §¬n ®Æt hµng theo mÉu.  - Chñng lo¹i, sè l­îng hµng, nhu cÇu hµng th¸ng (dựa vào công suất của nhà máy).  - Ng­êi mua  Phßng kế hoạch thị trường    Ký kết hợp đồng  - Ngày tháng, phương thức bán hàng, chủng loại than, số lượng than, hình thức thanh toán, giá cả ...  - KÕ ho¹ch thÞ tr­êng  - C¸c tr¹m than, kÕ to¸n, KHTT công ty than Miền Bắc    Lệnh bán  - Tên khách hàng, trạm được phép bán, ngày tháng bắt đầu được phép bán, số lượng, chủng loại, giá cả  - KÕ ho¹ch thÞ tr­êng  Các trạm than, kế toán đơn vị trực thuộc   Thu tiền  Giấy báo có của ngân hàng  Ngày tháng, số tiền.  Ngân hàng  Kế toán công ty trực thuộc, các trạm than, kế hoạch thị trường    Thông báo nhận tiền  Ngày tháng, số tiền  Kế toán  Các trạm.   XuÊt kho vµ giao hµng.  - GiÊy ®Ò nghÞ nhËn than  - §¬n vÞ nhËn than, ng­êi nhËn, sè l­îng,chñng lo¹i.  - §¬n vÞ mua lËp.  - C¸c tr¹m than.    - PhiÕu c©n hµng, biªn b¶n lÊy mÉu than.(2 liên trạm 1 liên, 1 liên khách hàng)  - Ngày tháng, số lượng, chất lượng than  Nhân viên nhà cân, KCS  Thủ kho, kÕ ho¹ch.    - PhiÕu xuÊt kho  - Ngày tháng, số lượng, chủng loại.  - Thñ kho, nh©n viªn b¸n hµng  - KÕ to¸n, kÕ ho¹ch, thñ kho.    - Biªn b¶n giao nhËn than.  - Ngày tháng, số lượng, chủng loại.  - Nh©n viªn b¸n hµng.  - KÕ to¸n C«ng ty trùc thuéc.    - Ho¸ ®¬n b¸n hµng  - Ngày tháng, số lượng, chủng loại, đơn giá, thành tiền  - KÕ to¸n tr¹m  Kế toán trạm, kế toán công ty   B¸o c¸o  - NhËt ký b¸n.  - Ngày tháng, số lượng, chủng loại.  Kế toán hàng bán  Kế toán, kế hoạch.    - Sæ c«ng nî.  Đối tượng nợ, thời gian nợ, số tiền  kế toán hàng bán  Kế toán, kế hoạch.    - B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n.  Tài khoản phản ánh  Ké toán tổng hợp  Kế toán, kế hoạch, lãnh đạo cty.   4. L­u ®å m« t¶ qu¸ tr×nh xö lý cña chu tr×nh ®ang doanh thu. Hoạt động xử lý đơn đặt hàng thủ công Hoạt động xuất kho giao hàng bằng thủ công Phòng KD Kho Quá trình theo dõi nợ và hàng tồn kho Kế toán thanh toán Kế toán kho Hoạt động thu tiền Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng 5. Tµi kho¶n ¸p dông C¸c tµi kho¶n ®­îc sö dông trong chu tr×nh nµy ¸p dông theo quyÕt ®Þnh 15 ngµy 20/3/2006 cña bé tr­ëng bé tµi chÝnh bao gåm: Tài khoản  Tên  Đối tượng theo dõi chi tiết của TK (nếu có)   111  Tiền mặt    131  Phải thu của khách hàng  Chi tiết theo đối tượng   1331  Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa    5111  Doanh thu bán hàng hóa  Chi tiết theo từng nhóm mặt hàng   521  Chiết khấu thương mại    531  Hàng bán bị trả lại    6. §¸nh gi¸ kiÓm so¸t cña chu tr×nh Quá trình  Rủi ro  Thủ tục kiểm soát đang áp dụng  Đánh giá  Đề xuất bổ sung, thay đổi (nếu có)   Bán hàng  Trạm bán than không có hợp đồng lưu nên nhiều khi còn thực hiện chưa đầy đủ các khoản mục. Trong điều kiện giao hàng tại kho khách hàng chưa có quy định về hao hụt.  Tất cả các khâu đều thống nhất, mang tính kiểm tra chéo lẫn nhau.  Khá tốt  Nên bổ sung thêm một bản hợp đồng cho trạm lưu. Khi giao hàng tại kho khách hàng cần có người áp tải, tới kho khách hàng cần cân lại hàng, đưa ra một tỷ lệ hao hụt nhất định.   Thu tiền  Tiền chuyển thừa của khách không được nói là chuyển khoản hay rút bằng tiền mặt.  Tất cả các khoản tiền từ việc xuất hàng thừa khách phải trả thêm và khoản tiền khách trả thừa đều được chuyển vào tài khoản thống nhất ghi trên hợp đồng  khá tốt  Thêm quy định về chuyển thêm tiền hoặc rút tiền thừa.   Trả lại hàng  Chất lượng than thấp hơn.  Chưa đề cập  trung bình  Cần bổ xung quy trình nhập.   Trên đây là bài viết của em về tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty CP KD than Miền Bắc – TKV. Vì trình độ và thời gian có hạn nên bài viết không tránh được những sai sót mong nhận được sự thông cảm của thầy cô giáo.