Tóm tắt Luận văn Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV cơ khí Chu lai – Trường Hải

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG VÕ THỊ LAN PHƯƠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.03.01 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2015 Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn Phản biện 1: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh Phản biện 2: TS. Nguyễn Hữu Phú Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại Học Đà Nẵng vào ngày 19 tháng 12 năm 2015. Có thể tìm hiểu Luận văn tại: - Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh Tế, Đại học Đà Nẵng 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực phải nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, thay đổi phương thức quản lý kinh doanh cũng như ứng dụng công nghệ thông tin một cách có hiệu quả. Đặc biệt, đối với ngành công nghiệp ô tô, sản phẩm đa dạng, quy trình sản xuất phức tạp đòi hỏi các doanh nhiệp sản xuất ô tô phải ứng dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất cũng như trong quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, kiểm soát tốt chi phí, tạo ra năng lực cạnh tranh với các nước trong khu vực. Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải là một doanh nghiệp thuộc Khu phức hợp Sản xuất và Lắp ráp ô tô Chu Lai - Trường Hải. Mặc dù Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải (sau đây được gọi tắt là Công ty) đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, nhưng mức độ ứng dụng còn nhiều hạn chế: - Các bộ phận chức năng sử dụng các phần mềm quản lý riêng biệt. Việc sử dụng rời rạc các phầm mềm quản lý tại các bộ phận khác nhau trong chu trình chuyển đổi làm cho thông tin không được chia sẻ cho nhau một cách nhanh chóng, chính xác, có thể gây lãng phí nguồn lực của Công ty. - Các đối tượng kế toán được mã hóa không đồng bộ giữa các bộ phận chức năng nên khó khăn trong việc chia sẽ thông tin và tổng hợp dữ liệu. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải” để làm đề tài nghiên cứu của mình. 2 2. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa những lý luận, nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi trong các doanh nghiệp sản xuất. - Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán trong các khâu cơ bản của chu trình chuyển đổi, từ đó xác định những hạn chế tồn tại trong việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu là việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải. - Phạm vi nghiên cứu là tổ chức thông tin kế toán trong các khâu cơ bản của quá trình sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải trong tháng 3 năm 2015. 4. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải. - Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kế toán và chủ yếu là thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, giáo trình ngành kế toán để tìm hiểu cơ sở lý luận của đề tài. - Phương pháp quan sát tổng quát để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của hệ thống thông tin thực tế và công tác kế 3 toán được áp dụng tại Công ty mà chủ yếu là công tác kế toán trong chu trình chuyển đổi. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các bộ phận có liên quan để làm rõ vấn đề nghiên cứu. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài a. Về mặt lý luận b. Về mặt thực tiễn Đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức cơ bản về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải. Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty, tác giả rút ra những mặt còn tồn tại ở đơn vị, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải. 6. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, bố cục đề tài gồm có ba chương: Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải. 7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp. 4 Khi thực hiện nghiên cứu này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu có liên quan đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nói riêng đối với một số doanh nghiệp như: - Tác giả TS. Nguyễn Mạnh Toàn và ThS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài chính. - Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lê Nhân (2012) về đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng”. - Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) về đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim”. - Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) về đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật thủy sản (SEATECCO)”. Đề tài “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải” là đề tài nghiên cứu riêng về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi trong ngành sản xuất ô tô. Do đặc điểm của chu trình sản xuất kéo dài, phức tạp nên việc tổ chức quản lý tốt hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề cần quan tâm. Tác giả đã nghiên cứu thực tiễn cùng với việc kế thừa kết quả từ các công trình nghiên cứu nói trên để tìm ra giải pháp hữu hiệu hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần tạo ra hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý. 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh . Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra. Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa hệ thống kế toán và hệ thống thông tin. 1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp 1.1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp 1.1.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình a. Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành b. Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình Mỗi doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản, bao gồm: Chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính. 6 1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi a. Đặc điểm Chu trình chuyển đổi (còn được gọi là chu trình sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất) là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị thành sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. b. Mục tiêu - Đảm bảo chi phí nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất. - Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, giảm thiểu sai hỏng trong quá trình sản xuất. - Đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ. - Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể. - Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí trong doanh nghiệp. 1.2.2. Chức năng của chu trình chuyển đổi Chức năng trung tâm của thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi: Lập kế hoạch sản xuất, cung ứng và quản lý nguyên vật liệu, tổ chức sản xuất, kiểm soát quá trình sản xuất, hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất, chuẩn bị các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị chi phí. 7 1.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình chuyển đổi a. Cơ sở dữ liệu b. Mã hóa đối tượng quản lý trong chu trình chuyển đổi 1.2.4. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi Để tổ chức sản xuất và hạch toán chi phí phát sinh trong chu trình chuyển đổi, cần thiết phải tổ chức những dữ liệu sau: a. Tổ chức thông tin về định mức vật tư b. Tổ chức thông tin về các công đoạn sản xuất c. Tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất d. Tổ chức thông tin trong khâu lập lệnh sản xuất e. Tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư f. Tổ chức thông tin trong về thời gian lao động và chi phí nhân công g. Tổ chức thông tin trong khâu phân bổ chi phí sản xuất chung h. Tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tính giá thành KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Ngày này, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tạo một môi trường kinh doanh với nhiều cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp. Vì vậy việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi, thay thế dần hệ thống quản lý thủ công lạc hậu, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình quản lý, cung cấp thông tin kịp thời chính xác, mang lại hiệu quả cao. 8 Trong chương này, tác giả đã tìm hiểu tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp và hệ thống hóa cơ sở lý luận của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại doanh nghiệp sản xuất để làm nền tảng cho phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải ở chương 2. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI - TRƯỜNG HẢI 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 2.1.2. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai- Trường Hải là một công ty chuyên sản xuất và lắp ráp khung gầm và thùng xe, các loại sản phẩm cơ khí, công nghiệp phụ trợ phục vụ ngành sản xuất ô tô. Gồm nhiều chủng loại, mỗi chủng loại lại có nhiều mẫu mã được chọn lọc từ các nhà sản xuất danh tiếng hàng đầu của Hàn Quốc, Trung Quốc như HUYNDAI- KIA MOTOS, FOTON, KINGLONG, FORLAND nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng và phù hợp với điều kiện hạ tầng cơ sở giao thông, điều kiện địa lý, địa hình của các vùng miền Việt Nam. 9 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 2.1.5. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải Hình 2.3. Quy trình sản xuất tại Công ty 2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 2.2.1. Thực trạng tổ chức và mã hóa dữ liệu a. Tổ chức dữ liệu trong chu trình chuyển đổi b. Tổ chức mã hóa dữ liệu 2.2.2. Thực trạng tổ chức thông tin về định mức vật tư phục vụ sản xuất Mỗi bộ phận tổ chức lưu trữ dữ liệu về định mức vật tư bằng công cụ excel sẽ làm cho khối lượng dữ liệu được lưu trữ lớn, thông tin không đáp ứng được tính nhanh chóng và có thể bị sai lệch. 10 2.2.3. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất Cơ sở dữ liệu để lập kế hoạch sản xuất là các đơn đặt hàng và định mức sản xuất bao gồm định mức vật tư và định mức thời gian, số lượng nguồn lực hiện có sẵn sàng sử dụng tại Công ty. Phòng kế hoạch tiến hành lập kế hoạch sản xuất cho từng tháng và lưu trữ dữ liệu bằng công cụ excel. Tương tự như dữ liệu về định mức vật tư, dữ liệu về kế hoạch sản xuất cũng được các bộ phận lưu trữ riêng bằng công cụ excel mà chưa triển khai phần mềm quản trị sản xuất tích hợp với phần mềm kế toán đang sử dụng nên chưa đáp ứng được tính kịp thời và chính xác của thông tin, khối lượng dữ liệu lưu trữ lớn. Kế hoạch sản xuất đồng thời là lệnh sản xuất, điều này tạo ra khó khăn trong việc hạch toán và kiểm soát chi phí sản xuất cho từng lô hàng. 2.2.4. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư - Đối tượng tập hợp chi phí cũng chính là đối tượng tính giá thành: thùng xe các loại, linh kiện, phụ tùng lắp ráp, chi tiết cơ khí. Mỗi sản phẩm chỉ được sản xuất tại một phân xưởng và sẽ được tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành tại phân xưởng đó. - Phương pháp hạch toán: Cuối kỳ, kế toán giá thành thực hiện bút toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung sang chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trên phần mềm - Trên cơ sở kế hoạch sản xuất và định mức vật tư, nhân viên sản xuất tiến hành lập Phiếu đề nghị cung ứng vật tư trình Quản đốc xưởng phê duyệt và chuyển cho Thủ kho vật tư xuất kho. 11 - Thủ kho sẽ lập Phiếu xuất chuyển cho kế toán vật tư cùng với Phiếu đề nghị cung ứng vật tư để làm căn cứ ghi sổ. - Kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ của Thủ kho chuyển sang, thực hiện xuất kho vật tư trên phần mềm Bravo. Phần mềm Bravo cập nhật dữ liệu xuất kho vào các tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho Tập tin Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày Mã kho hàng Mã nhân viên nhận hàng Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Mã vật tư Số lượng Đơn giá Đơn giá xuất kho được tính theo Phương pháp bình quân gia quyền. 2.2.5. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phí tiền lương Công ty áp dụng hình thức trả lương cho nhân viên theo tháng. Tất cả dữ liệu về thời gian làm việc và tiền lương của từng nhân viên đều được phòng nhân sự lưu trữ bằng file excel và chuyển file cho Kế toán tiền lương. Cuối tháng, Kế toán tiền lương dùng công cụ excel để thực hiện phân bổ chi phí lương và các khoản trích theo lương theo hệ số Chi phí tiền lương được tập hợp theo sản phẩm. Dữ liệu về chi phí nhân công sẽ được phần mềm lưu trữ trong tập tin Nhật ký và tập tin Chi tiết Nhật ký. Tập tin Nhật ký 12 Mã chứng từ Số chứng từ Ngày Họ tên Đơn vị Diễn giải Tập tin Chi tiết Nhật ký Mã chứng từ Số chứng từ Ngày Số tiền Tài khoản Nợ Tài khoản Có Chi tiết tài khoản Nợ Chi tiết tài khoản Có 2.2.6. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung sau khi được tập hợp sẽ được phân bổ cho các đối tượng tính giá thành. Tài khoản sử dụng: TK 627 – Chi phí sản xuất chung Ngoài chi phí tiền lương nhân viên quản lý xưởng, chi phí sản xuất chung được tập hợp theo phân xưởng và sau đó phân bổ cho đối tượng tính giá thành theo hệ số Tất cả chi phí sản xuất chung, sau khi phân bổ cho từng đối tượng theo hệ số, sẽ được kế toán chi tiết cập nhật vào phần mềm và phần mềm lưu trữ dữ liệu vào tập tin Nhật ký và tập tin Chi tiết Nhật ký tương tự như chi phí nhân công. 2.2.7. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm a. Tập hợp chi phí sản xuất - Tài khoản sử dụng: TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Sổ sách kế toán: Công ty sử dụng Sổ chi tiết tài khoản 154 để hạch toán chi tiết và Sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 154 để hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. 13 b. Đánh giá sản phẩm dở dang Chỉ có Xưởng chế tạo mới có sản phẩm dở dang cuối kỳ, Xưởng hàn, xưởng sơn và Xưởng gác thùng không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Chi phí dở dang cuối kỳ được tính theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được phần mềm tự động tập hợp và theo dõi thông qua việc khai báo chi tiết tài khoản 154 cần theo dõi số số lượng. Đánh giá chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được phần mềm lưu trữ ở tập tin Đánh giá sản phẩm dở dang. . Tập tin Đánh giá sản phẩm dở dang Chi tiết TK 154 Chi tiết TK 621 SL dở dang ĐK Tiền dở dang ĐK SL nhập Tiền nhập SL xuất Tiền xuất SL dở dang CK Tiền dở dang CK c. Tính giá thành - Phương pháp tính giá thành: Công ty tính giá thành theo phương pháp trực tiếp. Để tính giá thành, chương trình sử dụng tập tin Thẻ tính giá thành sản phẩm và tập tin Chi tiết Thẻ tính giá thành. Tập tin Thẻ tính giá thành Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng Hệ số Đơn vị tính Tập tin Chi tiết Thẻ tính giá thành Mã sản phẩm Khoản mục chi phí Giá trị sản phẩm DDĐK CPSX phát sinh trong kỳ Giá trị sản phẩm DDCK Tổng giá thành sản phẩm Giá thành đơn vị 14 Tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được kế toán giá thành thực hiện trên phần mềm Bravo nên công tác tính giá thành được giải quyết một cách dễ dàng, nhanh chóng. 2.3. NHỮNG TỒN TẠI CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI - Phương pháp tổ chức mã hóa dữ liệu chưa được thiết lập một cách đồng bộ giữa các bộ phận có liên quan. - Các bộ phận sử dụng các chương trình quản lý dữ liệu riêng biệt, chưa có liên kết cơ sở dữ liệu chặt chẽ nên hạn chế trong việc lập và luân chuyển chứng từ, cung cấp thông tin cũng như lập các báo cáo có tính tổng hợp. - Các tập tin như Định mức chi phí sản xuất, Kế hoạch sản xuất, Bảng lương chỉ được lập theo dõi bằng file excel mà không nhập vào hệ thống dữ liệu ở bộ phận kế toán nên việc cập nhật chứng từ và theo dõi, đối chiếu dữ liệu tốn nhiều thời gian, dữ liệu lưu trữ cồng kềnh và khó kiểm soát chi phí. - Kế toán vật tư phải nhập từng mã vật tư vào phần hành phiếu xuất kho trên phần mềm như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian, dễ sai sót, có thể làm cho công việc của kế toán vật tư bị ứ đọng và khó kiểm soát việc xuất kho vật tư vượt định mức. - Phần mềm kế toán sử dụng không cảnh báo được lượng tồn kho âm khi thực hiện xuất kho nên hạn chế trong việc quản lý dữ liệu vật tư, thành phẩm. - Các bút toán phân bổ đều được lập thủ công, không liên kết được dữ liệu giữa các phần hành kế toán. Điều này làm cho công 15 việc của kế toán giá thành bị dồn vào cuối kỳ, giảm đi tính nhanh chóng, kịp thời trong nhu cầu cung cấp thông tin. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Trong chương này, tác giả giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của công ty, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải và nêu lên thực trạng công tác tổ chức tổ chức thông tin trong chu trình chuyển đổi tại Công ty. Qua phân tích thực trạng tổ chức cơ sở dữ liệu, mã hóa dữ liệu và thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty, tác giả đánh giá được những nhược điểm còn tồn tại trong công tác