Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế, bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh và xã hội. Vì: Thứ nhất, bán hàng giúp cho hàng hóa được lưu chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Thứ hai, bán hàng còn đóng vai trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế. Thứ ba, bán hàng giúp cho luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơi có nhu cầu. Thứ tư, bán hàng mang về lợi ích cho cả người mua và người bán. Công ty TNHH SD Việt Nam là một công ty 100% vốn nước ngoài chuyên sản xuất và kinh doanh các bộ dây dẫn điện dùng trong ngành công nghiệp và ngành đồ điện gia dụng. Ý thức được vai trò quan trọng của bán hàng, Công ty đã cố gắng tổ chức và hoàn thiện khâu bán hàng ngày càng hiệu quả hơn, đặc biệt là trong công tác kế toán bán hàng. Có thể cho rằng phần hành kế toán bán hàng là phần hành chủ đạo trong công tác kế toán của Công ty. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn giữ vai trò rất quan trọng vì không chỉ cung cấp thông tin kế toán mà còn góp phần phục vụ hoạt động bán hàng và còn là căn cứ để ban giám đốc đưa ra các quyết định trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Sau thời gian thực tập ở Công ty TNHH SD Việt Nam, với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS. Phạm Thành Long và được sự quan tâm giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh chị Phòng Kế toán tại Công ty em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm có 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

doc78 trang | Chia sẻ: lvbuiluyen | Lượt xem: 3274 | Lượt tải: 30download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM 1 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam 1 1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty 1 1.1.2 Thị trường của Công ty 2 1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty 4 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam 6 1.2.1 Tổng giám đốc 6 1.2.2 Phòng kế hoạch 6 1.2.3 Phòng kinh doanh 6 1.2.3.1 Bộ phận Marketing 7 1.2.3.2 Trưởng phòng kinh doanh 7 1.2.3.3 Bộ phận bán hàng 8 1.2.3.4 Vận chuyển hàng hóa 8 1.2.4 Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm 8 1.2.5 Bộ phận kho 9 1.2.6 Phòng kế toán 9 1.2.6.1 Kế toán kho 9 1.2.6.2 Kế toán bán hàng 9 1.2.6.3 Kế toán thanh toán 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM 11 2.1. Kế toán doanh thu 11 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán 11 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu 23 2.1.4. Kế toán tổng hợp về doanh thu 27 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán 31 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán 32 2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 36 2.2.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán 41 2.2. Kế toán chi phí bán hàng 44 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán 45 2.2.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 48 2.2.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng 51 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM 54 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 54 3.1.1- Ưu điểm 55 3.1.2- Nhược điểm 58 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện 60 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam 61 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng 61 3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán 61 3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 63 3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết 64 3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp 66 3.2.6. Điều kiện thực hiện giải pháp 66 KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng 19 Biểu 2.2: Phiếu thu 20 Biểu 2.3: Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng. 21 Biểu 2.4: Biên bản trả lại hàng 21 Biểu 2.5: Hóa đơn giá trị gia tăng 22 Biểu 2.6: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng 24 Biểu 2.7: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng 25 Biểu 2.8: Trích sổ tổng hợp doanh thu bán hàng 26 Biểu 2.9: Trích chứng từ ghi sổ 28 Biểu 2.10: Trích chứng từ ghi sổ 28 Biểu 2.11: Trích sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ 29 Biểu 2.12: Sổ cái tài khoản 511 30 Biểu 2.13: Trích sổ cái TK 531 31 Biểu 2.14: Phiếu xuất kho 33 Biểu 2.15: Phiếu nhập kho 34 Biểu 2.16: Trích Thẻ kho 35 Biểu 2.17: Trích Sổ chi tiết hàng hóa 38 Biểu 2.18: Trích bảng tổng hợp hàng hóa 39 Biểu 2.19: Trích sổ chi tiết giá vốn hàng bán 40 Biểu 2.20: Trích sổ tổng hợp giá vốn hàng bán 41 Biểu 2.21: Trích chứng từ ghi sổ 42 Biểu 2.22: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 43 Biểu 2.23: Trích Sổ cái TK 632 44 Biểu 2.24: Phiếu chi 45 Biểu 2.25: Hóa đơn GTGT 46 Biểu 2.26: Phiếu xuất kho phụ liệu 47 Biểu 2.27: Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt 49 Biểu 2.28 : Sổ tổng hợp chi phí bán hàng 50 Biểu 2.29: Trích chứng từ ghi sổ 52 Biểu 2.30: Trích sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ 52 Biểu 2.31: Sổ cái tài khoản 641 53 Biểu 3.1: Sổ chi tiết bán hàng 65 Biểu 3.2: Bảng tổng hợp bán hàng 66 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay trực tiếp 13 Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay qua ngân hàng 14 Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm 15 Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại 17 Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu 23 Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu, hàng bán bị trả lại: 27 Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 36 Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán: 41 Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng 48 Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ tổng hợp về chi phí bán hàng: 51 Sơ đồ: 3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ 64 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn GTGT: Giá trị gia tăng KH: Khách hàng SXKD: Sản xuất kinh doanh KT: Kế toán XK: Xuất kho NH: Ngân hàng TK: Tài khoản CPBH: Chi phí bán hàng DN: Doanh nghiệp HĐ: Hóa đơn LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế, bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh và xã hội. Vì: Thứ nhất, bán hàng giúp cho hàng hóa được lưu chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Thứ hai, bán hàng còn đóng vai trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế. Thứ ba, bán hàng giúp cho luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơi có nhu cầu. Thứ tư, bán hàng mang về lợi ích cho cả người mua và người bán. Công ty TNHH SD Việt Nam là một công ty 100% vốn nước ngoài chuyên sản xuất và kinh doanh các bộ dây dẫn điện dùng trong ngành công nghiệp và ngành đồ điện gia dụng. Ý thức được vai trò quan trọng của bán hàng, Công ty đã cố gắng tổ chức và hoàn thiện khâu bán hàng ngày càng hiệu quả hơn, đặc biệt là trong công tác kế toán bán hàng. Có thể cho rằng phần hành kế toán bán hàng là phần hành chủ đạo trong công tác kế toán của Công ty. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn giữ vai trò rất quan trọng vì không chỉ cung cấp thông tin kế toán mà còn góp phần phục vụ hoạt động bán hàng và còn là căn cứ để ban giám đốc đưa ra các quyết định trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Sau thời gian thực tập ở Công ty TNHH SD Việt Nam, với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS. Phạm Thành Long và được sự quan tâm giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh chị Phòng Kế toán tại Công ty em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm có 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam Mặc dù đã rất cố gắng nghiên cứu và tìm hiểu để chuyên đề được hoàn thiện song do thời gian và trình độ còn hạn chế nên em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam Danh mục hàng bán của Công ty Công ty TNHH SD Việt Nam là Công ty 100% vốn đầu tư của Nhật Bản. Công ty hiện đang sử dụng các máy móc trang thiết bị với công nghệ hiện đại được nhập khẩu từ Nhật Bản và áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001/2000 và ISO 140001/2004 thân thiện với môi trường cho lĩnh vực sản xuất của mình. Sản phẩm của Công ty sản xuất ra chủ yếu là các loại bộ dây dẫn điện dùng trong sản xuất máy giặt, tủ lạnh, xe ô tô, xe máy, xe đạp điện, xe nâng hàng đầu nối tự động... Một số sản phẩm chủ yếu của Công ty như: ACH connector, WPJ connector, RIJ connector, RIC connector, ZE connector, PUD connector, JUX connector, HTB connector, RHM connector, FCT connector, SDKR connector, MUF connector…Các sản phẩm này có độ hợp chuẩn và chính xác cao, rất đa dạng, phong phú về chủng loại và đạt chất lượng cao, có uy tín trên thị trường. Các sản phẩm của Công ty chủ yếu được phân thành 2 loại theo công dụng của sản phẩm. Thứ nhất là, các bộ dây dẫn điện dùng trong công nghiệp (bộ dây dẫn điện dùng trong ô tô, xe máy, xe máy, xe nâng hàng đầu nối tự động…). Thứ hai là, các bộ dây dẫn điện cho đồ gia dụng (bộ dây dẫn điện trong máy giặt, tủ lạnh…). Đây là các chi tiết phục vụ cho ngành sản xuất công nghiệp, sản xuất đồ gia dụng nên các loại sản phẩm này của Công ty có tính đặc thù riêng. Mỗi sản phẩm gắn với những chỉ số kỹ thuật liên quan trực tiếp đến mặt hàng sản xuất của khách hàng. Do đó, khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng sẽ được Công ty tư vấn về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ phù hợp. Sản phẩm thường được bán ra theo từng bộ chứ không phải là từng đơn vị riêng lẻ. Ngoài các sản phẩm thông dụng đang tiến hành sản xuất, Công ty không ngừng nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng ngành công nghiệp ngày càng phát triển. Thị trường của Công ty * Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng hoá giữa người bán và người mua. * Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường: - Trên góc độ sự tác động của các lĩnh vực vào thị trường: + Các nhân tố kinh tế, đặc biệt là việc sử dụng các nguồn lực sản xuất trong công nghiệp…Vì chúng có tác động trực tiếp đến lượng cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. + Các nhân tố chính trị - xã hội, các nhân tố này ảnh hưởng đến thị trường được thể hiện thông qua các chủ trương, chính sách, phong tục tập quán và truyền thống, trình độ văn hoá của nhân dân, đặc biệt là chính sách tiêu dùng, chính sách khoa học và công nghệ, chính sách đối nội và đối ngoại, chính sách dân số, chính sách xuất nhập khẩu có ảnh hưởng to lớn đến thị trường: làm mở rộng, phát triển hay thu hẹp thị trường. + Các nhân tố tâm sinh lý, các nhân tố này tác động đến giá cả người sản xuất, kinh doanh và người tiêu dùng và thông qua đó sẽ tác động đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. + Các nhân tố thời tiết, khí hậu, các nhân tố này cũng ảnh hưởng đến sản xuất, năng suất lao động, tiêu dùng, tốc độ tiêu thụ và cuối cùng là ảnh hưởng đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. - Trên góc độ sự tác động của cấp quản lý đến thị trường: + Các nhân tố thuộc quản lý vĩ mô như chiến lược và kế hoạch phát triển kinh tế quốc dân, luật pháp Nhà nước, thuế, lãi suất tín dụng, tỷ suất hối đoái, giá cả, cota…Tất cả những nhân tố này được coi là những công cụ để Nhà nước quản lý và điều tiết thị trường thông qua sự tác động trực tiếp vào cung, cầu, vào giá cả hàng hoá và dịch vụ. Mặt khác, chính những công cụ này còn tạo nên môi trường kinh doanh. Các doanh nghiệp muốn làm ăn có hiệu quả, con đường quan trọng là phải tìm mọi biện pháp để vận dụng một cách thích hợp các loại nhân tố này. + Các nhân tố thuộc quản lý vi mô như chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, kế hoạch, sản xuất kinh doanh, phương án sản phẩm, giá cả, phân phối; các biện pháp xúc tiến bán hàng, yểm trợ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá và dịch vụ. Các nhân tố này được coi là những công cụ để quản lý doanh nghiệp nhằm tạo ra những sản phẩm hàng hoá và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu và giá cả hàng hoá, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp hay công ty khi bắt đầu có quyết định thành lập đều phải tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựa chọn cho mình những điều kiện đầu tư phù hợp. Điều đó lại đặc biệt quan trọng đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn đầu tư của nước ngoài như Công ty TNHH SD Việt Nam. Công ty đã quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọn những bạn hàng cho mình. Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp. Nhân tố khách hàng và nhu cầu của khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thị trường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng hàng đầu khi xác định chiến lược kinh doanh. Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các bộ dây dẫn điện dùng trong sản xuất đồ gia dụng và trong công nghiệp do đó khách hàng tìm đến Công ty thường là các công ty sản xuất đồ gia dụng và sản xuất công nghiệp. Bạn hàng chủ yếu là các công ty nước ngoài và một số công ty nước ngoài sản xuất tại Việt Nam. Như: Xuất khẩu: Sumiden Tomita Shoji Co., Itd; Daikin; Bessho Densen; Zoojirushi. Nội địa: Panasonics Việt Nam; Toa Việt Nam; Nectonkin… Hiện nay, trên thế giới ngành sản xuất công nghiệp và đồ gia dụng ngày càng phát triển. Do đó, thị trường của Công ty ngày càng mở rộng nhưng bên cạnh đó cũng đòi hỏi Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã các sản phẩm sản xuất ra, đồng thời nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của ngành công nghiệp. Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách hàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng như giữ chân những khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty. Phương thức bán hàng của Công ty Xuất phát từ phạm vi hoạt động, quy mô sản xuất và đặc điểm sản phẩm của Công ty là Công ty cỡ vừa chuyên sản xuất và cung cấp những loại bộ dây dẫn điện cho các công ty sản xuất công nghiệp, đồ gia dụng, không cung cấp cho thị trường bên ngoài nên Công ty chỉ sản xuất và bán hàng thông qua những đơn đặt hàng của khách hàng. Theo phương thức này người mua đến hoặc gọi điện cho phòng kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng (mặt hàng, chủng loại, số lượng). Phòng kinh doanh sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ chuyển xuống phòng sản xuất kiểm tra xem có đáp ứng được đơn đặt hàng hay không, nếu đáp ứng được phòng sản xuất sẽ thông báo lại cho phòng kinh doanh. Tại phòng kinh doanh sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho ban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng. Nếu bên mua chấp nhận báo giá hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào số lượng, chủng loại trong hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty sẽ tiến hành sản xuất, khi sản phẩm hoàn thành nhập kho Công ty sẽ chuyển hàng cho người mua theo điều khoản đã thỏa thuận đến địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì lô hàng được chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. Công ty có thể sản xuất đủ số lượng sản phẩm ghi trên hợp đồng rồi mới chuyển đi hoặc có thể sản xuất theo từng phần trăm của hợp đồng rồi chuyển đi trong thời hạn được ký kết trong hợp đồng. Còn nếu căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công ty có 2 phương thức bán hàng đó là: Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay và bán hàng theo phương thức trả chậm. Hình thức thanh toán mà Công ty dành cho các khách hàng rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Khách hàng có thể trả chậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi…Phương thức thu tiền ngay thường thực hiện đối với những khách hàng không thường xuyên hoặc những khách hàng có khả năng thanh toán luôn. Phương thức trả chậm (đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặc thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối với những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn. Công ty cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản đã được quy định trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toán trả chậm, Công ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán. Đồng thời, để quản lý các khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp các khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, Công ty còn tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn, vì khách hàng chủ yếu của Công ty là khách hàng thường xuyên. Do đó, Công ty có những quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn. 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Trong quá trình bán hàng có sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Từ phòng kinh doanh (tiến hành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của khách hàng); ban giám đốc (ký duyệt); phòng sản xuất (thực hiện đơn đặt hàng); bộ phận kho (lưu kho, xuất hàng); phòng kế toán (tiến hành ghi sổ và thanh toán với khách hàng)… Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu rất phức tạp liên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau. Do đó, việc tổ chức quản lý hoạt động bán hàng hợp lý ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan trọng. 1.2.1 Tổng giám đốc Tổng giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh trình lên và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng. 1.2.2 Phòng kế hoạch Phòng kế hoạch tiến hành lập các kế hoạch kinh doanh dài, trung, ngắn hạn đối với từng mặt hàng và từng khách hàng. 1.2.3 Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập và thực hiện kế hoạch giao hàng, lập các báo cáo tổng hợp và thực tế tình hình sản xuất và bán hàng. 1.2.3.1 Bộ phận Marketing Trước tiên, phải kể công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến tay khách hàng. Luôn ý thức được việc mở rộng thị trường tiêu thụ có ảnh hưởng rất quan trọng đối với sự phát triển của Công ty nên Công ty đã lập một bộ phận Marketing sản phẩm thuộc phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng cho Công ty. Công ty giới thiệu sản phẩm của mình đến khách hàng bằng cách thường xuyên gửi bản mẫu các sản phẩm báo giá đến khách hàng và đặc biệt khi Công ty mới nghiên cứu thành công một số sản phẩm mới nhằm thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Ngoài ra, Công ty còn tiến hành quảng cáo sản phẩm của mình tại các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước tạo cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn. Vì vậy, nhiều khách hàng đã biết và tìm đến đặt hàng của Công ty với số lượng lớn đem lại lợi nhuận ngày càng cao cho Công ty. Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Công ty sẽ đến phòng kinh doanh đặt hàng. Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rất nhiệt tình của nhân viên Công ty về chủng loại mẫu mã hàng hóa, báo giá…từ đó sẽ đi đến thống nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng kinh tế. 1.2.3.2 Trưởng phòng kinh doanh Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽ trình với ban giám đốc ký duyệt. Đối với Công ty thì hợp đồng kinh tế là rất cần thiết vì Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và thu tiền sau nên rủi ro lớn. Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc về nghĩa vụ pháp lý giữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Công ty có quyền đòi tiền khi đến hạn trả tiền. Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phòng kinh doanh sẽ thông báo cho phòng sản xuất và các phòng ban khác có liên quan để chuẩn bị những yếu tố cần thiết phục vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được. 1.2.3.3 Bộ phận bán hàng Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các công việc liên quan đến đóng gói, bảo quản thành phẩm và giao hàng. Như: - Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và ngoài nước). - Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định (Xin cấp C/O cho các lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục xin giám định hàng hoá xuất khẩu…) - Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất. - Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng. - Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có liên quan và khách hàng. 1.2.3.4 Vận chuyển hàng hóa Hàng hóa của Công ty được vận chuyển đến tay khách hàng thông qua đường hàng không, đường thủy, đường bộ (cả trong nước và xuất khẩu) là chủ yếu. Vì vậy, Công ty đã ký kết hợp đồng vận chuyển hàng với một số công ty vận chuyển quen thuộc. Đảm bảo không có hư hại gì đối với chất lượng, thiệt hại về số lượng hàng hóa trong khâu vận chuyển. 1.2.4 Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm Xuất phát từ đặc điểm của thành phẩm, Công ty TNHH SD Việt Nam đã đề những biện pháp quản lý thành phẩm chặt chẽ, hiệu quả, đồng thời nắm bắt được tình hình kinh doanh của từng sản phẩm. Thành phẩm được kiểm soát ở tất cả các khâu, từ khâu sản xuất đến khâu nhập kho cho đến khi bàn giao cho khách hàng. Trước khi nhập kho, sản phẩm hoàn thành phải được xác nhận bởi bộ phận kiểm tra chất lượng. Sau khi loại bỏ những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được đóng gói và đư
Luận văn liên quan