Báo cáo thực tập nhận thức tại Công ty TNHH thương mại - Dịch vụ Mai Khôi

Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH TM- DV Mai Khôi Thời gian thực tập : 07/01/2012 – 01/03/2013 Người hướng dẫn : Lê Thị Bích Thảo Sinh viên thực tập : Mai Ngọc Thủy Tiên Mã số sinh viên : 101488 Lớp : KT101 03/2013 ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 1 Mai Ngọc Thủy Tiên NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... Ngày.…..tháng……năm 2013 Giáo viên hƣớng dẫn ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 2 Mai Ngọc Thủy Tiên NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... Ngày……tháng……năm 2013 Cơ quan thực tập ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 3 Mai Ngọc Thủy Tiên MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ................................................... 1 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .......................................................... 2 MỤC LỤC .............................................................................................................. 3 LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................ 4 LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 5 I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP .......................................................................................... 6 1. Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................................................ 6 2. Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý ........................................................................................................ 8 3. Tổ Chức Kế Toán .................................................................................................................... 12 II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP SỔ KẾ TOÁN ............................................................................... 21 1. Khái niệm về lập sổ kế toán .................................................................................................... 21 2. Phân loại sổ kế toán................................................................................................................. 21 3. Những quy định về sổ kế toán ................................................................................................. 24 4. Phƣơng pháp lập sổ kế toán .................................................................................................... 27 III. THỰC TẬP NHẬN THỨC TẠI DOANH NGHIỆP .................................................................. 38 1. Công việc kế toán .................................................................................................................... 38 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 46 PHỤC LỤC .......................................................................................................... 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 48 ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 4 Mai Ngọc Thủy Tiên LỜI CẢM ƠN Sau quá trình học tập và nghiên cứu tại trƣờng Đại học Hoa Sen, tôi đã đƣợc giảng dạy tận tình của thầy cô, trang bị cho tôi một vốn kiến thức quý báu làm hành trang bƣớc vào đời. Cùng với thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thƣơng Mại – Dịch Vụ Mai Khôi, tôi đã nhận đƣợc sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong công ty đã tạo điều kiện cho tôi học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm thật bổ ích từ thực tế, để hoàn thành tốt đợt thực tập này. Tôi xin gửi lời cảm ơn Ban giám hiệu trƣờng Đại học Hoa Sen đã tạo cơ hội để tôi đƣợc tiếp cận với môi trƣờng làm việc thực tế, đặc biệt là sự hƣớng dẫn nhiệt tình của cô Đinh Thanh Lan trong quá trình học tập và hoàn thành đề án. Qua đây, xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc và toàn thể các cô chú, anh chị nhân viên trong Công ty TNHH Thƣơng Mại – Dịch Vụ Mai Khôi đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong quá trình thực tập tại công ty. Một lần nữa, xin chúc quý thầy cô trƣờng Đại học Hoa Sen, cũng nhƣ toàn thể nhân viên Công ty TNHH Thƣơng Mai – Dịch Vụ Mai Khôi thật nhiều sức khỏe và gặt hái đƣợc nhiều thành công trong công việc. Xin ghi nhận thêm sự chỉ báo của thầy cô, cô chú, anh chị để dần hoàn thiện những kiến thức đã có của mình, kĩ năng làm việc trong tƣơng lai. Xin chân thành cảm ơn ! ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 5 Mai Ngọc Thủy Tiên LỜI MỞ ĐẦU Để hội nhập với môi trƣờng làm việc thực tế, đƣợc vận dụng những kiến thức đã học vào công việc. Qua đợt thực tập nhận thức này, tôi muốn trao dồi theo nhiều kĩ năng, cũng nhƣ học hỏi, rèn luyện thêm phong cách làm việc, cách ứng xử trong mối quan hệ ở các cơ quan. Từ đó, rút ra những kinh nghiệm và bài học cho mình, chuẩn bị hành trang bƣớc vào đời. Tôi đã thực tập ở phòng kế toán, tại Công ty TNHH Thƣơng Mại – Dịch Vụ Mai Khôi, đúng với ngành nghề đang theo học ở trƣờng Hoa Sen. Lý do chọn phòng kế toán là vì: tôi đã đƣợc trao dồi vốn kiến thức nền tảng, nâng cao, kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán. Qua đó, khi làm việc tại đây, sẽ giúp tôi hiểu thêm đƣợc những công việc thực tế mình có thể làm trong tƣơng lai là gì, những mối quan hệ tại cơ quan ra sao, những kĩ năng chuyên môn mà một ngƣời kế toán cần là gì,….. Đợt thực tập đã cho tôi khá nhiều kiến thức bổ ích về nghiệp vụ kế toán, cũng nhƣ kĩ năng sống, đối nhân xử thế trong môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp. Ngoài ra, nó đã giúp tôi trƣởng thành hơn, trải nghiệm nhiều hơn, và hoàn thiện mình hơn trong tƣơng lai không xa. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 6 Mai Ngọc Thủy Tiên I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP 1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1 Giới thiệu khái quát về công ty Tên đơn vị: Công ty TNHH TM – DV Mai Khôi Địa chỉ : 232 Nguyễn Thị Minh Khai – Phƣờng 6 – Quận 3 – TP.HCM Điện thoại : (84.8) 39301412 Fax: (84.8) 39302477 Mã số thuế : 0303477225 Vốn điều lệ : 1.500.000.000 VND Logo: Email: maikhoicompany@vnn.vn Website: www.maikhoi.vn 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển - Cùng với sự phát triển vƣợt bậc của khoa học kỹ thuật và sự phát triển không ngừng của xã hội, các nhu cầu về điện lạnh cũng không ngừng tăng lên về quy mô và chất lƣợng phục vụ của các công trình dân dụng và công nghiệp. - Từ năm 1999, tiền thân của công ty TNHH TM – DV MAI KHÔI chỉ là một cửa hàng nhỏ và mới bắt đầu làm quen , kinh doanh trong lĩnh vực điện lạnh. Trong nền kinh tế nhiều thành phần, với sự phấn đấu và uy tín của mình, cơ sở đã không ngừng ngại đầu tƣ máy móc, trang thiết bị cùng với nguồn nhân lực để tạo nên một cơ sở vững mạnh hơn. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 7 Mai Ngọc Thủy Tiên - Đến tháng 8 năm 2004 Công ty TNHH TM – DV MAI KHÔI chính thức thành lập - Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã phát triển không ngừng về quy mô, chất lƣợng phục vụ và uy tín ngày càng cao trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Thiết kế, cung cấp, lắp đặt, sữa chữa, bảo trì hệ thống điều hoà không khí, hệ thống điện, và thiết bị điện gia dụng cho các công trình dân dụng, thƣơng mại và công nghiệp. - Hiện nay Công ty đã tạo đƣợc cho mình một mạng lƣới hoạt động trải dài từ Nam ra Bắc với nhiều công trình có quy mô và chất lƣợng cao. Sự mở rộng quy mô và chất lƣợng phục vụ đã giúp cho doanh nghiệp hoạt động tăng thêm sự tín nhiệm của khách hàng và cũng là điều kiện giúp cho Công ty ngày càng vững chắc và lớn mạnh. 1.3 Chức năng và nhiệm vụ  Chức năng - Thiết kế, cung cấp, lắp đặt, sữa chữa, bảo trì các loại máy điều hoà không khí, thiết bị điện gia dụng cho các công trình dân dụng, thƣơng mại và cộng nghiệp. - Hiện nay nhu cầu về điện lạnh không ngừng tăng lên cả về quy mô cũng nhƣ chất lƣợng của sản phẩm, dịch vụ. Đây là lĩnh vực hoạt động rất hấp dẫn đối với nhiều doanh nghiệp. Vì thế những công ty cùng ngành với Mai Khôi rất nhiều nhƣ: Công ty Cổ phần Cơ điện REE, Công ty TNHH CoMin Việt Nam CN TP Hồ Chí Minh, Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh SEAREFICO, Công ty TNHH Văn Lang G, Công ty TNHH Đa Phúc, ... Tuy nhiên Công ty Mai Khôi vẫn đƣợc coi là một trong những công ty mạnh về lĩnh vực điện lạnh có uy tín trên thị trƣờng nhờ vào kinh nghiệm cũng nhƣ trình độ của Giám đốc, các kỹ sƣ, công nhân... ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 8 Mai Ngọc Thủy Tiên  Nhiệm vụ - Tự chủ sản xuất kinh doanh, xây dựng và tổ chức kế hoạch sản xuất kinh doanh phục vụ nhu cầu thiết yếu của khách hàng. Và giữ vai trò không nhỏ trong việc phát triển xã hộ, đáp ứng các nhu cầu không ngừng tăng lên về điện lạnh phục vụ cho các công trình dân dụng và công nghiệp. - Bảo toàn, phát triển nguồn vốn và sử dụng vốn, đầu tƣ và sử dụng các quỹ vào mục đích kinh doanh sao cho hiệu quả. - Tạo công ăn việc làm ổn định và thực hiện chế độ tiền lƣơng, khuyến khích lao động nhằm nâng cao đời sống cho ngƣời lao động. - Đóng góp một phần không nhỏ vào việc thức hiện các nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nƣớc. 2. Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Mai Khôi Để tổ chức tốt các hoạt động của công ty, bộ máy quản lý công ty đã đƣợc sắp xếp và tổ chức theo nguyên tắc tập quyền để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 9 Mai Ngọc Thủy Tiên 2.2 Các bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty  Giám đốc: là ngƣời đứng đầu trong công ty, đại diện cho cán bộ công nhân viên công ty quản lý chịu trách nhiệm tất cả các hoạt động kinh doanh trong công ty  Phó giám đốc: là ngƣời trợ giúp cho Giám đốc điều hành công việc trong lĩnh vực chuyên môm trong sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về nhiệm vụ đƣớc giao. Phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo việc thi hành các đƣờng lối chiến lƣợc hoạt động kinh doanh.  Phó Giám đốc tổ chức: Là ngƣời chỉ đạo trực tiếp về việc thi công và hoàn thành các công trình theo hợp đồng. o Tổ bảo vệ: bảo đảm an toàn cho công ty, nhân viên cũng nhƣ tài sản trong công ty Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Quản lý của Công ty ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 10 Mai Ngọc Thủy Tiên o Phòng Hành chính – nhân sự: Là bộ phận tham mƣu về tổ chức lao động theo quy mô hoạt động kinh doanh của công ty. Tuyển chọn những nhân viên có năng lực, tay nghề giúp cho bộ máy làm việc của công ty đạt đƣợc hiệu quả cao, nhiệt tình… giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự nhƣ thay đổi và điều chỉnh tình hình nhân sự trong công ty, sắp xếp các lịch biểu cho nhân viên tham dự các khoá đào tạo thêm tại công ty. Giải quyết chế độ tiên lƣơng, tiền thƣởng, kỳ nghỉ phép cho nhân viên. Giải quyết tất cả các mối quan hệ, xung đột giữa các đội ngũ nhân viên với nhau. Phòng hành chính nhân sự còn phụ trách việc tổ chức tốt công tác quản lý, bảo vệ tài sản, mua sắm các phƣơng tiện. Soạn thảo và thông báo về sự thay đổi nội quy, quy chế cho các bộ phân khác. Thực hiện những công việc hành chính nhƣ: Bảo quản con dấu, công văn đi, công văn đến… o Phòng Kế toán: là một bộ phận quan trọng thực hiện các chức năng:  Tổ chức kiểm tra các nghiệp vụ kế toán, thống kê tại công ty theo đúng pháp lệnh tài chính kế toán của Nhà nƣớc, đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.  Theo dõi và đối chiếu công nợ giữa công ty với các nhà cung cấp, các khách hàng.  Kiểm tra việc ghi chép, lập và luân chuyển chứng từ ban đầu, phản ánh số liệu đầy đủ trung thực, kịp thời và chính xác toàn bộ tài sản và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.  Phát hiện và ngăn chặn mọi trƣờng hợp vi phạm chế độ chính sách của Nhà nƣớc  Trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp Ngân sách Nhà nƣớc quy định.  Phó Giám đốc kinh doanh: Là ngƣời phụ trách điều hành công việc kinh doanh tại công ty theo những mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 11 Mai Ngọc Thủy Tiên o Phòng Kinh doanh - tiếp thị: Đây là bộ phận rất quan trọng của Công ty bởi nó tác động trực tiếp đến khối lƣợng hàng hoá đƣợc bộ phận bán hàng đem đi tiêu thụ  Thực hiện các nghiệp vụ marketing, phân tích thị trƣờng, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh.  Thực hiện nghiệp vụ bán hàng, tìm hiểu nhu cầu, bảng báo giá, làm mẫu hợp đồng bán hàng.  Triển khai và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, viết wookshet, theo dõi tiến độ giao hàng.  Thực hiện nghiệp vụ bán hàng, củng cố mối quan hệ, giải quyết các khiếu nại của khách hàng.  Hỗ trợ với phòng Kế toán thực hiện nghiệp vụ đối chiếu công nợ, thu tiền khách hàng. o Tổ kỹ thuật: là bộ phận sữa chữa, bảo quản, bảo trì, thay đổi dụng cụ, trang thiết bị theo yêu cầu của khách hàng; thảo chƣơng trình bảo quản, dự phòng tất cả các trang thiết bị, máy móc và dụng cụ tại công ty; liên hệ với phòng mua hàng để yêu cầu cung cấp thêm vật tƣ, thay mới các trang thiết bị. o Phòng Mua hàng:  Theo dõi và đánh giá quá trình giao dịch của các nhà cung cấp nƣớc ngoài căn cứ theo từng lô hàng nhận từ các cửa khẩu: cảng, sân bay, bƣu điện, ... về nhà kho.  Phối hợp theo dõi thời gian giao hàng của tất cả các phiếu đặt hàng.  Tiếp nhận, phối hợp và theo dõi tiến trình xử lý các vấn đề liên quan đến chất lƣợng.  Thiết lập và cập nhật hồ sơ ghi chép tóm tắt quá trình giao dịch của nhà cung cấp.  Đánh giá, kiểm tra quá trình yêu cầu mua hàng từ các tổ, phòng ban, đặt mua hàng, nhập và bảo quản hàng ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 12 Mai Ngọc Thủy Tiên o Ý kiến hoặc nhận xét quá trình giao dịch của nhà cung cấp. 3. Tổ Chức Kế Toán - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám Đốc và cấp trên về nghiệp vụ kế toán toàn công ty.Tham mƣu cho Ban Giám Đốc công ty ban hành các chỉ tiêu tài chính,các định mức sản xuất kinh doanh và kiểm tra giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đó.Báo cáo kịp thời với Ban Giám Đốc về kết quả kinh doanh của công ty trong từng tháng,quý,năm. Đồng thời giúp cho Ban Giám Đốc nắm đƣợc tình hình sử sụng vốn,tình hình chấp hành các chế độ quản lý kế toán tài chính toàn công ty trong từng thời kỳ. - Tham mƣu cho Ban Giám Đốc xử lý công nợ,hàng hoá tồn kho theo đúng qui định của nhà nƣớc, đảm bảo an toàn về vốn và tài sản trong kinh doanh. - Hƣớng dẫn các đơn vị nộp đúng,đủ kịp thời các khoản nộp công ty ,ngân sách, thanh toán đúng hạn các khoản vay,các khoản công nợ công ty và các đơn vị trực thuộc.Phối hợp với các phòng ban trong công ty kiểm tra kiểm kê thƣờng kỳ,và đột xuất theo chỉ đạo của Ban Giám Đốc đề xuất biện pháp cần thiết để giải quyết tài sản,hàng thừa thiếu…sau khi kiểm kê. - Giải quyết nhanh chóng các nghiệp vụ Ngân hàng cho cơ sở đơn vị trực thuộc,các chế độ thanh toán tiền mặt,tín dụng và các hoạt động kế toán toàn công ty. - Thực hiện các chế độ bảo quản,lƣu trữ các tài liệu sổ sách kế toán theo quy định. 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Mai Khôi ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 13 Mai Ngọc Thủy Tiên 3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên Kế toán  Kế toán trƣởng:  Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về mọi hoạt động của phòng kế toán .  Chỉ đạo kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của phòng kế toán.  Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của công ty.  Tổ chức tốt chế độ sổ sách, báo cáo thanh toán, quyết toán.  Thƣờng xuyên kiểm tra tài chính, phân tích tài chính của công ty.  Tổ chức bảo quản lƣu trữ chứng từ, tài liệu kế toán.  Hƣớng dẫn kế toán thuế thực hiện các báo cáo cho cơ quan thuế hằng tháng, năm.  Tổ chức tốt chế độ sổ sách, chứng từ liên quan đến quyết toán thuế.  Tham mƣu cho giám đốc về các vấn đề liên quan đến lĩnh vực kế toán tài chính.  Các công việc khác liên quan khi giám đốc yêu cầu. o Kế toán bán hàng:  Chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng.  Xuất hoá đơn cho khách hàng.  Hoàn tất các chứng từ bán hàng do kế toán trƣởng chỉ định.  Theo dõi, lập báo cáo công nợ các khoản phải thu, phải trả. Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán của Công ty ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 14 Mai Ngọc Thủy Tiên  Lập báo cáo liên quan đến quá trình bán hàng khi có yêu cầu.  Các công việc liên quan khác . o Kế toán kho:  Chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng .  Lập phiếu nhập kho, xuất kho hàng ngày.  Kết hợp với kế toán tổng hợp kiểm tra hàng hoá, vật tƣ xuất ra hàng ngày.  Theo dõi hàng hoá, vật tƣ xuất cho từng công trình, tổng kết báo cáo kịp thời khi công trình kết thúc.  Nhập số liệu hàng nhập vào phần mềm quản lý kho.  Báo cáo số liệu hàng hoá, vật tƣ tồn kho.  Các công việc khác liên quan. o Kế toán tổng hợp:  Chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng.  Lập phiếu thu, phiếu chi khi có nghệp vụ thu, chi tiền mặt phát sinh.  Lập bảng thanh toán tiền lƣơng  Đối chiếu với thủ quỹ số thu, chi và tồn quỹ tiền mặt hàng ngày.  Theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh hàng ngày.  Theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ.  Theo dõi các khoản thanh toán qua ngân hàng.  Cuối tháng xác định kết quả hoạt động kinh doanh, lập da