Đề tài Hệ thống quản lý nguồn nhân lực khoa học kỹ thuật

MỞ ĐẦU Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay thì việc đào tạo, sử dụng, đãi ngộ con người, đặc biệt đối với những người làm công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật là một trong những công tác quan trọng quết định sự thành bại của sự nghiệp cách mạng nói chung cũng như trong công tác của một tập thể nói riêng. Do vậy, công tác quản lý con người lâu nay luôn là công tác số một không thể tránh của tất cả các tổ chức. Mặt khác, trong thời đại kinh tế tri thức ngày nay phát triển công nghệ thông tin đã trở thành một ngành kinh tế quan trọng, đặc biệt là công nghệ phần mềm. Sự ra đời của các sản phẩm phần mềm đặc biệt là các phần mềm quản lý nhân sự trong vài năm gần đây mang lại nhiều thuận lợi trong công tác quản lý nhân sự. Tuy nhiên bên cạnh những tiện lợi mà các chương trình này mang lại, vẫn còn có nhiều khó khăn, nhược điểm cần được khắc phục. Nhược điểm của các chương trình có nhiều lý do như: nền công nghiệp phần mềm còn rất non trẻ, bản thân các nhà lập trình còn hạn chế về trình độ cũng như kinh nghiệm làm phần mềm, công tác quản lý hồ sơ cán bộ hiện nay chưa được quan tâm đúng mức so với các công tác chuyên môn khác, trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý sử dụng thành thạo tin học còn rất ít, bản thân công tác quản lý còn rườm rà, thiếu khoa học, chịu ảnh hưởng nhiều của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, cơ chế quản lý của nền sản xuất nhỏ lạc hậu. Công tác quản lý nhân sự đối với các trường đại học, cao đẳng, các viện nghiên cứu, với đối tượng nhân sự là các cán bộ nghiên cứu khoa học kỹ thuật cũng không thoát khỏi bức tranh toàn cảnh của tình trạng chung như đã nêu trên. Đối tượng quản lý của các trường đại học là hàng ngàn cán bộ đối với những trường đại học lớn với những đặc điểm rất khác biệt thì việc quản lý đội ngũ cán bộ công chức sao cho khoa học, lại càng cấp thiết do những yêu cầu ngày càng cao của sự nghiệp giáo dục. Thông tin về nhân sự biến đổi hàng ngày, ngoài những thông tin thay đổi có tính chất định kỳ như nâng lương, nâng ngạch, còn có những thông tin biến đổi riêng lẻ như việc đề bạt, phong hàm, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng trong nước và ngoài nước .v.v. Tính ra trung bình khối lượng thông tin cần phải nhập mỗi năm khác biệt từ 40% đến 50% so với thông tin lưu trong hồ sơ cán bộ hiện hành. Công tác quản lý cùng do nhiều người làm, mỗi người phụ trách một mảng, ở nhiều nguồn khác nhau. Các thông tin tổng hợp lấy được từ các nguồn khác nhau thường là có độ vênh, một phần vì thiếu hệ cơ sở dữ liệu thống nhất. Điều này làm cho các số liệu báo cáo bị giảm độ chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán kế hoạch cho các chính sách mô của toàn ngành. Những lý do trên cho thấy việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý công chức trên máy tính, đáp ứng nhanh và hiệu quả các yêu cầu tập hợp, tra cứu tìm kiếm, thống kê thông tin và tư vấn các vấn đề liên quan đến nhân sự trong ngành là rất cần thiết. Cũng vì vậy chúng em đã mạnh dạn chọn khóa luận là Hệ thống quản lý nguồn nhân lực khoa học kỹ thuật.. Để thực hiện được mục tiêu trên, giải pháp mà Hệ thống quản lý nguồn nhân lực khoa học đưa ra dựa trên ý tưởng: mỗi nhân viên phải có trách nhiệm, nghĩa vụ tự thực hiện việc cập nhật những thay đổi, biến động trong quá trình sinh hoạt xã hội và hoạt động công tác của mình. Và những thông tin đó phải được xác nhận bởi một người có trách nhiệm liên đới. Khi có một nhân viên có những thay đổi nào đó trong quá trình công tác hoặc trong sinh hoạt xã hội, nhân viên đó phải có trách nhiệm cập nhật những thay đổi đó vào hồ sơ của mình. Lúc đó, hệ thống sẽ phát sinh một luồng công việc chuyển tới (những) người có trách nhiệm liên đới để xác nhận những thông tin đã được cập nhật. (Những) người có trách nhiệm xác nhận thông tin sau khi đã thực hiện những hoạt động xác minh tính chính xác về những thông tin đã được cập nhật (ví dụ: điều tra thực tế, thu thập công văn, giấy tờ chứng nhận, ..), sẽ xác nhận vào những thông tin mà nhân viên đã cập nhật. Sự xác nhận ở đây là việc người xác nhận đính kèm những thông tin xác nhận (có thể gồm các tài liệu bổ sung như là công văn, giấy tờ, hình ảnh,…) và chữ ký điện tử của người đó vào những thông tin đã được cập nhật của nhân viên. Trong hệ thống quản lý nhân sự này đưa vào sử dụng loại thẻ nhớ ACOS1 một loại smart card khá thông dụng và đầu đọc thẻ ACR30U do ACS phát triển nhằm tăng thêm một lớp bảo mật. Mỗi người dùng có một thẻ dùng để đăng nhập hệ thống. Module này được phát triển độc lập làm tăng tính bảo mật cho hệ thống. Nội dung khóa luận được trình bày theo các chương: • Chương 1: Mô tả và khảo sát bài toán • Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống • Chương 3: Xây dựng và cài đặt chương trình • Chương 4: Bảo mật theo hệ thống thẻ nhớ ACR30U Theo hướng tiếp cận đề tài là sử dụng phương pháp phân tích và thiết kế theo công nghệ hướng cấu trúc. Ngôn ngữ lập trình được sử dụng là PHP và MySQL. Là một ứng dụng dựa trên nền Web nên hệ thống đảm bảo được tính hiện đại. Chương trình này được phát triển nhằm đáp ứng các yêu cầu cập nhật, tra cứu tìm kiếm, báo cáo thống kê phục vụ các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày trong công tác quản lý cán bộ tại các trường đại học, cao đẳng hay các viện nghiên cứu. Khóa luận tốt nghiệp này, đã cố gắng bám sát vào thực trạng quản lý hồ sơ công chức tại các trường đại học, cao đẳng tại Hà Nội, theo dõi và cập nhật kịp thời các điều chỉnh trong công tác tổ chức nhà nước và ngành để đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ. CHƯƠNG 1: MÔ TẢ VÀ KHẢO SÁT BÀI TOÁN 1.1. Thực trạng về công tác quản lý nhân sự Quản lý nhân sự là một công tác quan trọng trong quản trị các trường đại học, cao đẳng. Quản lý nhân sự bao gồm một hệ thống các công việc như theo dõi và quản lý hồ sơ cán bộ, phân tích và báo cáo tình hình nhân sự của doanh nghiệp, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định… Trước đây, công tác quản lý nhân sự chủ yếu là quản lý hồ sơ nhân sự, được thực hiện bằng tay, do các cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự thực hiện. Hồ sơ nhân sự lưu dưới dạng những tài liệu bằng giấy rất khó cho công việc tra cứu và quản lý thông tin. Do dó hiệu quả quản lý rất kém. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý nhân sự đã có những bước tiến đáng kể. Các phần mềm quản lý nhân sự đã ra đời và giúp cho công việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Cơ sở dữ liệu về nhân sự được lưu trong máy tính, các thao tác tra cứu, cập nhật, quản lý thông tin được thực hiện trên máy tính một cách tự động. Tuy nhiên, các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay chỉ dành cho một số cán bộ chuyên trách công tác quản lý về hồ sơ nhân sự trong một đơn vị. Do đó vẫn còn nhiều bất cập xảy ra: Khối lượng nhân sự cần quản lý là rất lớn, có những trường đại học lớn số lượng nhân viên lên tới hàng ngàn, số lượng dữ liệu cần nhập vào là rất lớn do đó dẫn đến nhàm chán trong việc cập nhật dữ liệu. Do đặc điểm riêng là những người làm công tác nghiên cứu khoa học, thông tin về nhân sự thường có sự biến đổi rất lớn, theo thống kê thì hàng năm có tới 40% - 50% là thay đổi so với thông tin đang lưu trữ, do đó việc cập nhật thương xuyên của đội ngũ quản lý là điều không khả thi. Do khối lượng thông tin cần nhập liệu là rất lớn nên phạm vi quản lý của bài toán là nhỏ. Không đáp ứng được nhu cầu của thực tế được đặt ra. Sự thờ ơ của đội ngũ cán bộ khoa học về việc cập nhật thông tin của chính bản thân do suy nghĩ: “không cập nhật thông tin bản thân cũng không ảnh hưởng đến công việc hiện tại”. Thông tin đưa đến cho cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự được lấy từ nhiều nguồn khác nhau, dễ sai lệch và thiếu thống nhất. Việc xác nhận thông tin có chân thực hay không là một vấn đề còn khó khăn, thường không được thực hiện. Với thực trạng như trên thì việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sụ mới giải quyết được những bất cập nêu trên là một đòi hỏi bức bách. 1.2. Mục tiêu và giải pháp Như đã nói ở trên, hệ thống mới cần giải quyết được sự quá tải và thiếu sót trong việc lưu trữ, xử lý và kiểm soát tất cả các loại thông tin về nhân viên của các hệ thống quản lý nhân sự hiện tại. Để thực hiện được mục tiêu trên, giải pháp mà Hệ thống quản lý nguồn nhân lực khoa học đưa ra dựa trên ý tưởng: mỗi nhân viên phải có trách nhiệm, nghĩa vụ tự thực hiện việc cập nhật những thay đổi, biến động trong quá trình sinh hoạt xã hội và hoạt động công tác của mình. Và những thông tin đó phải được xác nhận bởi một người có trách nhiệm liên đới. Bộ phận quản lý hồ sơ nhân viên chỉ có nhiệm vụ tìm kiếm và thống kê báo cáo tình hình nhân sự trong cơ quan, tổ chức. Điều này sẽ giải quyết được sự quá tải trong việc nhập mới và cập nhật thông tin trước đây. Hơn thế nữa với việc nhân viên tự cập nhật thông tin về bản thân cho nên phạm vi quản lý của bài toán quản lý nhân lực có thể được mở rộng rất nhiều, không còn bó hẹp trong các phạm vi nhỏ bé như trước đây. Điều này giúp ích cho cơ quan tổ chức có thể có góc nhìn toàn diện về nguồn nhân lực trong tổ chức mình. Từ đó đưa ra các quyết định, chính sách quản lý nhân lực đúng đắn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra. Mỗi khi có yêu cầu thêm mới, cập nhật, thay đổi thông tin, nhân viên sẽ dùng chức năng của hệ thống để nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu. Hệ thống sẽ tự động phát sinh ra một luông dữ liệu đưa những thông tin nhân viên vừa nhập đến người có trách nhiệm xác nhận thông tin của nhân viên đó. Người xác nhận thông tin có trách nhiệm xác định thông tin đó là đúng hay sai và đưa ra những thông tin nhận xét, xác nhận đính kèm với thông tin cập nhật của nhân viên. Việc này sẽ giải quyết được bất cập trước kia là không xác định độ chính xác của thông tin. Mỗi nhân viên có quyền xem và cập nhật hồ sơ của mình. Thông tin về nhân viên đó chỉ chính nhân viên ấy mới có quyền thay đổi ngoài ra không ai khác có đuợc quyền hạn này. Đối với những người quản lý còn có trách nhiệm xác nhận thông tin về hồ sơ của nhân viên mình chịu trách nhiệm xác nhận thông tin. Thông tin do người quản lý xác nhận đuợc đính kèm vào hồ sơ nhân viên. Và chỉ có người trực tiếp xác nhận mới có thể thay đổi thông tin này. Do đó, vấn đề bảo mật được coi là quan trọng bậc nhất đối với hệ thống quản lý nhân sự khoa học. Để giải quyết vấn đề này mỗi nhân viên ngoài việc được cấp username và password như các hệ thống khác sẽ được cấp một thẻ bảo mật. Để có thể truy cập vào hệ thống yêu cầu đặt ra là mã số trên thẻ phải hợp lệ sau đó nhân viên mới có thể đăng nhập vào sử dụng hệ thống. 1.3. Khảo sát bài toán quản lý nguồn nhân lực khoa học kỹ thuật của các trường đại học, cao đẳng 1.3.1. Mô hình tổ chức Mô hình tổ chức nói chung của các trường đại, học, cao đẳng có dạng như sau: Sơ đồ tổ chức các trường đại học Hệ thống quản lý nhà trường Ban giám hiệu Các phòng ban chức năng Các Khoa đào tạo Các Trung tâm nghiên cứu Sơ đồ tổ chức cácphòng ban ở trường đại học Các phòng ban chức năng Hành chính và quản trị Đào tạo sau đại học và NCKH Tài vụ Đào tạo đại học Tổ chức cán bộ - công tác SV Ban thanh tra Công tác quản lý nhân sự tại các trường đại học, cao đẳng chủ yếu do các cán bộ nghiệp vụ của phòng đào tạo thực hiện. Hiện nay vẫn còn cách phân chia công việc một người kiêm nhiều công việc hoặc nhiều cán bộ quản lý cùng phụ trách một công việc, tuy nhiên đã có sự phân công rõ ràng đối với từng cán bộ để tránh việc chồng chéo công việc. 1.3.2. Khảo sát thực trạng ứng dụng tin học của các trường đại học , cao đẳng trong công tác quản lý nhân sự Quản lý nhân sự là công việc quan trọng của một trường đại học. Trong nhiều năm nay việc ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự ở đại học đã được thực hiện ở nhiều khâu như quản lý nhân sự, quản lý sinh viên, quản lý chương trình đào tạo v.v... nhưng còn rời rạc, chưa thành hệ thống hoàn chỉnh.Hầu hết mọi hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự ở các trường đại học, cao đẳng đều được làm bằng tay (một số hệ thống đã được tin học hoá một phần, tuy nhiên về thực chất các hệ thống đó vẫn là thủ công). Từ các hoạt động quản lý thông tin cán bộ, lập các báo cáo định kỳ hay đột xuất hầu như làm bằng tay (trên bảng tính Excel). Do không có một hệ thống quản lý chung cho mọi hoạt động của công tác quản lý nhân sự hiện tại nên khó tránh khỏi các sai sót về sự thống nhất các thông tin được lưu trữ trong các phòng ban khác nhau, điều này tạo ra những khó khăn trong công tác quản lý và khai thác thông tin có hiệu quả. Các hoạt động nghiệp vụ chưa hoàn toàn ăn khớp với nhau làm giảm hiệu quả của công việc. Hệ thống quản lý nhân sự hiện nay còn tồn tại nhiều vấn đề: Thống kê báo cáo làm tốn nhiều thời gian công sức: hiện tại việc thống kê chỉ làm theo định kỳ, thông tin thống kê nhiều khi không chính xác, tốn thời gian do dựa trên quá nhiều sổ sách giấy tờ. Việc liên lạc giữa cán bộ cần cập nhật hồ sơ với phòng tổ chức cán bộ vẫn áp dụng các phương pháp thủ công, gửi qua hòm thư, hay gọi điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Điều này tốn quá nhiều công sức cho cán bộ, đôi khi còn dẫn đến việc thất lạc thông tin. Tình trạng thông tin, số liệu thiếu chính xác, không đầy đủ. Một trong những nguyên nhân của tình trạng trên là việc không cập nhật thông tin cá nhân thường xuyên và đặc biệt là tầm nhìn, dường như họ cảm thấy không có ảnh hưởng gì đến công việc hiện tại, bởi thế người ta không cảm thấy sự cần thiết của việc quản lý hồ sơ và bổ sung thông tin. Hệ thống quản lý hiện tại phải dùng quá nhiều văn bản giấy tờ để lưu trữ thông báo, đơn từ, chưa tận dụng được khả năng của cơ sở vật chất có sẵn (hệ thống máy tính được nối mạng LAN, máy phục vụ). Khả năng quản lý, tìm kiếm thông tin thấp, việc quản lý gặp nhiều khó khăn, tin tức không có tính kịp thời. 1.3.3 Mô hình hệ thống thực hiện Nhóm chúng em tiến hành xây dựng một chương trình quản lý chạy trên mạng Intranet của trường. Tại mỗi phòng, ban, khoa, bộ môn, Ban giám hiệu đều có máy tính. Tất cả được nối với một máy phục vụ chứa CSDL và phần mềm ứng dụng quản lý tiến trình giảng dạy. Chương trình quản lý được thiết kế trên nền Web, có thể chạy trên các Web brower, được viết bằng ngôn ngữ PHP và dữ liệu được thiết kế trên hệ cơ sở dữ liệu MySQL Mô hình hệ thống thực hiện Bất cứ khi nào có nhu cầu cập nhật hồ sơ cá nhân, cán bộ, gảng viên đăng nhập vào hệ thống qua máy tính tại phòng làm việc và thực hiện cập nhật thông tin. Bất cứ khi nào các cán bộ có trách nhiệm cũng có thể thực hiện thao tác lập thống kê, báo cáo dựa trên cơ sở dữ liệu có sẵn. Cũng như có thể tìm kiếm thông tin về cán bộ hết sức dễ dàng Tóm lại qua hệ thống, công việc quản lý nhân sự tại các trường đại học, cao đẳng được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác, đơn giản, nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức. 1.4. Phạm vi bài toán 1.4.1. Phân hệ nghiệp vụ quản lý thông tin cán bộ 1.4.1.1 Nội dung: Xây dựng các chế độ quản lý thông tin cán bộ một cách chi tiết, chính xác và tiện ích. 1.4.1.2. Chức năng: a. Cập nhật hồ sơ Xem thông tin cán bộ: cho phép cán bộ có thể xem, tìm kiếm thông tin của cán bộ. Thêm mới, cập nhật, thay đổi hồ sơ ban đầu của cán bộ cũ khi có thay đổi thông tin như: thay đổi vị trí công tác, nâng lương, thông tin gia đình, thông tin về đào tạo, đi nước ngoài, … Tạo hồ sơ cho cán bộ mới. b. Xác nhận thông tin. Xác nhận thông tin cho cán bộ (chức năng này chỉ dành cho những cán bộ quản lý có trách nhiệm xác nhận thông tin) khi một nhân viên có thông tin cập nhật thì cán bộ quản lý có trách nhiệm xác nhận thông tin đó, và bổ sung thông tin xác nhận vào cơ sở dữ liệu đi kèm với thông tin cập nhật của nhân viên. 1.4.1.3. Đối tượng phục vụ: Toàn thể cán bộ, công nhân viên thuộc cơ quan. 1.4.2. Phân hệ lập thống kê và báo cáo 1.4.2.1. Nội dung: Xây dựng các chế độ thống kê, tìm kiếm để kiểm tra, theo dõi hoặc có bản báo cáo về bất cứ thông tin nào về nhân sự. 1.4.2.2. Chức năng: Lập các bản báo cáo về tình hình nhân sự, báo cáo lương, báo cáo khen thưởng, kỷ luật Thống kê nhân sự theo nhiều tiêu chí lựa chọn linh hoạt. 1.4.2.3. Đối tượng phục vụ: Cán bộ quản lý và lãnh đạo 1.4.3. Phân hệ cấp phát và quản lý quyền truy cập 1.4.3 1.Nội dung: Xây dựng cơ chế bảo mật, cơ sở dữ liệu người dùng và chương trình quản lý người dùng. Cấp phát cho người dùng quyền truy cập đến từng chức năng của phần mềm. 1.4.3 2. Chức năng: Khai báo cơ chế bảo mật, ấn định độ dài các trường thông tin: tên truy cập, mật khẩu, chu kỳ thời gian thay đổi mật khẩu. Cấp người dùng mới, cập nhật các ấn định về chức năng mà người dùng được sử dụng khi truy nhập hệ thống theo phân quyền nhóm người dùng, thời gian sử dụng hợp lệ của người dùng. Thay đổi mật khẩu truy nhập Thêm mới, thay đổi, cập thông tin trên thẻ bảo mật của người dùng. Cập nhật thông tin người dùng Xóa thông tin người dùng, nhóm người dùng khi yêu cầu thay đổi. 1.4.3 .3. Đối tượng phục vụ: Các cán bộ phụ trách quản trị 1.4.4. Phân hệ lập biên bản và quản lý truy cập 1.4.4. 1. Nội dung: Xây dựng các cơ chế quản lý an ninh hệ thống 1.4.4. 2. Chức năng: Lập biên bản truy nhập hệ thống qua phiên truy nhập của mỗi người dùng hệ thống. Biên bản truy nhập gồm các thông tin: tên truy nhập, thời gian truy nhập, vị trí truy nhập, chức năng hệ thống truy nhập. Kiểm tra người dùng truy nhập vào các chức năng hệ thống đối với từng quyền người dùng. 1.4.4. 3. Đối tượng phục vụ: Các cán bộ phụ trách quản trị 1.4.5. Phân hệ khai báo bổ sung các nghiệp vụ quản lý 1.4.5.1. Nội dung: Xây dựng các cơ chế khai báo bổ sung định nghĩa đặc tả các nghiệp vụ quản lý cho hệ thống khi hệ thống có thêm chức năng mới. Phân hệ này hỗ trợ khi phát triển hê thống. 1.4.5.2. Chức năng: Cập nhật các chức năng và các đặc tả chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có thể có hoặc không chức năng cha. 1.4.5.3. Đối tượng phục vụ: Cán bộ phụ trách quản trị CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Phân tích 2.1.1. Mô tả nghiệp vụ Mục đích của hệ thống quản lý nguồn nhân lực khoa học là tạo ra một cách thức mới trong công tác quản lý nhân sự. Hệ thống có những nghiệp vụ chính như sau: Cập nhật thông tin nhân viên Xác nhận tính đúng đắn của thông tin Tìm kiếm, báo cáo 2.1.1.1. Cập nhật thông tin nhân viên: 1. Cập nhật hồ sơ lí lịch của cán bộ: Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng có yêu cầu nắm rõ những thông tin về hồ sơ lý lịch của nhân viên để nắm rõ về nhân viên tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý nhân viên. Trong đó có các thông tin cá nhân: Họ và tên cán bộ , Giới tính, Ngày sinh, Địa chỉ nhà riêng, Tel, Mobile, Học hàm, Học vị, quê quán, hộ khẩu, địa chỉ, dân tộc, tôn giáo, thành phần bản thân, thành phần gia đình, trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học, trình độ văn hóa, số điện thoại, địa chỉ email, ngày vào làm, trình độ chuyên môn, file ảnh, sô cmnd, ngày cấp cmnd, nơi cấp cmnd, ngày vào đoàn, nơi vào đoàn, ngày vào đảng, nơi vào đảng, ngày nhập ngũ, ngày xuất ngũ. Các thông tin về người thân của cán bộ : họ tên, giới tính, quan hệ với cán bộ, nghề nghiệp, nơi công tác. Trong các trường hợp sau: Khi có sự thay đổi về các thông tin đã có. Khi có cán bộ mới về công tác trong cơ quan. Khi cán bộ có thông tin mới cần lưu giữ . Cán bộ có thông tin mới cần phải cập nhật vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. 2. Cập nhật quá trình đào tạo của cán bộ: Tất cả các cơ quan và tổ chức đều có yêu cầu nắm rõ những thông tin về quá trình đào tạo trước đây của nhân viên để biết được khả năng, kiến thức của nhân viên nhằm phân công công tác đạt hiệu quả cao nhất. Trong đó có các thông tin về quá trình đào tạo của cán bộ đó là các thông tin về bằng cấp, thông tin về các khóa đào tạo mà nhân viên đó tham gia. Thông tin về bằng cấp bao gồm: tên bằng cấp, tên trường, tên nước, bằng đạt loại gì, chuyên ngành đào tạo là gì, hình thức đào tạo, thời gian tốt nghiệp. Thông tin về các khóa đào tạo: tên khóa đào tạo, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chứng chỉ, số tiền phải trả, ghichú. Trong các trường hợp sau: Khi có sự thay đổi về các thông tin đã có. Khi cán bộ có đươc, đạt được một loại bằng cấp mới Khi cán bộ tham gia các khóa đào tạo mới do cơ quan tổ chức. Khi cán bộ có thông tin mới cần lưu giữ . Cán bộ có thông tin mới cần phải cập nhật vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. 3. Cập nhật quá trình công tác của cán bộ: Tất