Đề tài Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương medipharco - Tenamyd

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO - TENAMYD ĐẶNG MINH HIỀN KHÓA HỌC 2009-2013 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO - TENAMYD SVTH: ĐẶNG MINH HIỀN Giáo viên hướng dẫn: Lớp: K43A KT-KT Ths. LÊ NGỌC MỸ HẰNG Niên khóa: 2009 - 2013 Huế, tháng 5 năm 2013 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ LỜI CẢM ƠN Sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd, kết hợp với kiến thức đã học trên ghế nhà trường, đến nay tôi đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình với đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd”. Để hoàn thành luận văn này ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường Đại học kinh tế Huế, các thầy cô trong khoa Kế toán - Tài chính cũng như các thầy cô trong trường đã giảng dạy, giúp đỡ tận tình trong 4 năm qua. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc, Phòng Tài chính - Tổ chức cùng các phòng ban liên quan tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd đã quan tâm, chỉ bảo trong quá trình thực tập tại công ty. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ths. Lê Ngọc Mỹ Hằng, giảng viên khoa Kế toán - Tài chính, giáo viên đã đã trực tiếp hướng dẫn, định hướng chuyên môn, quan tâm giúp đỡ tận tình và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất trong quá trình thực hiện luận văn. Trên hết tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và sự biết ơn đối với gia đình và lời cảm ơn chân thành tới bạn bè đã luôn ủng hộ, chia sẻ buồn vui, động viên tinh thần cho tôi trong quá trình thực tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn. Huế, tháng 5 năm 2013 Sinh viên thực hiện Đặng Minh Hiền TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ MỤC LỤC Trang PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ...............................................................................................01 1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................01 2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................02 3. Đối tượng nghiên cứu...............................................................................................02 4. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................02 5. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................03 6. Các nghiên cứu trước đây.........................................................................................03 PHẦN II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ......................................................................05 Chương 1 Cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp ...............................05 1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán..........................................................05 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán ......................................................05 1.1.2 Tính hữu ích và vai trò của hệ thống thông tin kế toán ...........................07 1.1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán .......................................07 1.2 Chu trình chi phí ..............................................................................................15 1.2.1 Hệ thống chứng từ ....................................................................................16 1.2.2 Sổ ..............................................................................................................17 1.2.3 Báo cáo .....................................................................................................17 1.2.4 Quy trình xử lý nghiệp vụ .......................................................................18 1.2.5 Các mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình chi phí ......................................20 Chương 2 Thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd ...............................................................................................21 2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd ........21 2.1.1 Giới thiệu chung về đơn vị thực tập ........................................................21 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh........................................24 2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán ..........................................................................27 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 2.1.4 Khái quát về nguồn lực và tình hình tài chính của công ty từ năm 2010- 2012 ...................................................................................................................32 2.2 Thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd..................................................................................................................38 2.2.1 Dữ liệu đầu vào .......................................................................................39 2.2.2 Quy trình xử lý ........................................................................................49 2.2.3 Thông tin đầu ra ......................................................................................56 2.2.4 Hoạt động kiểm soát hệ thống .................................................................59 Chương 3 Giải pháp hoàn thiện chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd ................................................................................................65 3.1 Ưu điểm.............................................................................................................65 3.2 Tồn tại ...............................................................................................................66 3.3 Biện pháp hoàn thiện chu trình chi phí tại đơn vị.............................................67 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..................................................................70 1. Kết luận ...............................................................................................................70 2. Kiến nghị.............................................................................................................70 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BBKN Biên bản kiểm nhận BCTC Báo cáo tài chính BP Bộ phận CN Chi nhánh CNTT Công nghệ thông tin CP Cổ phần CT Chi tiết ĐN Định nghĩa GTGT Giá trị gia tăng HT Hệ thống HTK Hàng tồn kho KT Kế toán NCC Nhà cung cấp NSD Người sử dụng PNK Phiếu nhập kho TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định TW Trung ương UNC Ủy nhiệm chi XNK Xuất nhập khẩu TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán............................ 07 Sơ đồ 1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán ......................................... 08 Sơ đồ 2.1 Hệ thống phân phối trong nước của công ty CP dược TW........................ 23 Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ............................................................... 25 Sơ đồ 2.3 Bộ máy kế toán........................................................................................... 27 Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ .......................................... 30 Sơ đồ 2.5 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy ............................................... 30 Sơ đồ 2.6 Lưu đồ quy trình đặt hàng.......................................................................... 50 Sơ đồ 2.7 Lưu đồ quy trình nhận hàng ...................................................................... 52 Sơ đồ 2.8 Lưu đồ quy trình ghi nhận và thanh toán nợ phải trả người bán................ 54 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Màn hình nhập kho hàng hóa .......................................................................54 Hình 2.2 Màn hình xuất phiếu chi tiền mặt .................................................................56 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC BIỂU BẢNG Biểu 2.1 Mẫu hợp đồng mua hàng ..............................................................................44 Biểu 2.2 Mẫu phiếu nhập kho.......................................................................................47 Biểu 2.3 Mẫu biên bản kiểm nhận hàng ......................................................................48 Biểu 2.4 Mẫu phiếu chi ................................................................................................49 Biểu 2.5 Mẫu sổ cái .....................................................................................................57 Biểu 2.6 Mẫu sổ chi tiết công nợ phải trả ....................................................................57 Biểu 2.7 Mẫu báo cáo liệt kê nhập hàng theo kho .......................................................58 Biểu 2.8 Mẫu báo cáo Bảng tổng hợp công nợ ............................................................58 Bảng 2.1 Cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm 2010-2012 phân theo giới tính......32 Bảng 2.2 Cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm 2010-2012 phân theo mối quan hệ với sản xuất ..................................................................................................................33 Bảng 2.3 Cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm 2010-2012 phân theo trình độ học vấn ................................................................................................................................34 Bảng 2.4 Phân tích chênh lệch các chỉ tiêu bình quân trong bảng cân đối kế toán qua 3 năm 2010-2012 .............................................................................................................35 Bảng 2.5 Phân tích kế quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2010-2012 ....................37 Bảng 2.6 Tổ chức đối tượng chi tiết ............................................................................39 Bảng 2.7 Cấu trúc mã dược phẩm ...............................................................................39 Bảng 2.8 Cấu trúc mã vật tư .........................................................................................41 Bảng 2.9 Cấu trúc mã nhà cung cấp ............................................................................41 Bảng 2.10 Tài khoản 1 cấp chi tiết ..............................................................................42 Bảng 2.11 Tài khoản 2 cấp chi tiết ..............................................................................42 Bảng 2.12 Các thủ tục kiểm soát chung .......................................................................59 Bảng 2.13 Các thủ tục kiểm soát ứng dụng .................................................................61 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ TÓM TẮT NGHIÊN CỨU Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd, tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd” 1. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm các vấn đề chủ yếu sau: - Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp. - Từ kết quả khảo sát thực tế, trình bày thực trạng, khái quát những ưu điểm và hạn chế của chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd. - Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp, kiến nghị có tính khả thi, góp phần hoàn thiện chu trình chi phí trong công ty. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd bao gồm cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán chu trình chi phí: chứng từ kế toán, chu trình lập và luân chuyển chứng từ, bộ máy kế toán, hệ thống sổ sách, báo cáo, hoạt động kiểm soát trong môi trường sử dụng phần mềm Ocean ACB 5.0. 3. Kết quả đạt được Qua quá trình tìm hiểu thực tế , đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trương ương MEDIPHARCO - TENAMYD” đã giải quyết được các vấn đề sau: - Hệ thống lại các cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp và các vấn đề liên quan. - Phân tích cơ cấu lao động, tình hình tài sản và nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010-2012. - Nghiên cứu thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương MEDIPHARCO - TENAMYD. - Đưa ra một số nhận xét về ưu điểm, tồn tại và biện pháp nhằm hoàn thiện chu trình chi phí tại công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Nhìn chung những mục tiêu được đưa ra trong đề tài cơ bản đã thực hiện được. Tuy nhiên do điều kiện thời gian thực tập cũng như đặc thù công việc nên khả năng tiếp cận số liệu thực tế, đi sâu vào đề tài còn hạn chế. Kính mong nhận được sự quan tâm đóng góp ý kiến từ quý thầy cô giáo, Ban Lãnh đạo công ty cùng bạn đọc để Luận văn được hoàn thiện hơn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 1PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại nước ta hiện nay, sự cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt nhất do sự ra đời của nhiều loại hàng hóa mới kết hợp với sức mua từ những thị trường lớn suy giảm do khủng hoảng kinh tế. Để có thể đưa ra những chiến lược hợp lý, nhà quản lý không chỉ cần nắm bắt được nhu cầu của thị trường mà còn cần phải hiểu rõ về các hoạt động đang xảy ra ngay bên trong doanh nghiệp mình. Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp làm phát sinh rất nhiều nghiệp vụ kinh tế. Để phân tích, ghi chép và lưu trữ các nghiệp vụ một cách hợp lý, đáng tin cậy đồng thời cung cấp đầy đủ, kịp thời các báo cáo thích hợp cho người sử dụng, doanh nghiệp cần phải xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, khoa học. Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động mua và thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ. Đây là chu trình rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, cung cấp tốt các thông tin về chu trình chi phí sẽ giúp tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua, duy trì hàng tồn kho ở mức hợp lý để đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức. Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd là công ty có lĩnh vực kinh doanh đa dạng, vừa mua nguyên vật liệu đầu vào để sản xuất thành phẩm, vừa tiến hành nhập khẩu các loại thuốc chữa bệnh, mỹ phẩm, dụng cụ y tế do đó việc theo dõi một cách chi tiết, chính xác các nghiệp vụ kinh tế trong chu trình để đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý càng trở nên quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị. Từ những nhận thức đó, qua thời gian thực tập tại công ty, em quyết định chọn đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd” để thực hiện khóa luận tốt nghiệp cho đợt thực tập cuối khóa của mình. Kết cấu luận văn: luận văn gồm có 3 phần: - Phần I: Đặt vấn đề - Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 2Chương 2: Thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd. - Phần III: Kết luận và kiến nghị. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm các vấn đề chủ yếu sau: - Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp. - Từ kết quả khảo sát thực tế, trình bày thực trạng, khái quát những ưu điểm và hạn chế của chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd. - Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp, kiến nghị có tính khả thi, góp phần hoàn thiện chu trình chi phí trong công ty. 3. Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd bao gồm: bộ máy kế toán, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình lập và luân chuyển chứng từ, hệ thống sổ sách, báo cáo, hoạt động kiểm soát trong môi trường sử dụng phần mềm Ocean ACB 5.0. 4. Phạm vi nghiên cứu  Về nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng chu trình chi phí đứng trên quan điểm hệ thống thông tin kế toán và đề ra giải pháp góp phần hoàn thiện chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd.  Không gian: Phòng Tài chính - Tổ chức Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd.  Thời gian: Thời gian tìm hiểu và nghiên cứu diễn ra trong 3 tháng, từ tháng 2 đến tháng 5 năm 2013. Về tình hình hoạt động của Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd, em sẽ tiến hành phân tích trong khoảng thời gian 3 năm từ năm 2010 đến năm 2012. Số liệu minh họa chu trình chi phí được lấy trong năm 2012.  Địa điểm: Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd, Số 8 Nguyễn Trường Tộ, Phường Phước Vĩnh, Thành phố Huế. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 35. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành luận văn này, trong quá trình phân tích em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:  Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Hỏi trực tiếp những cán bộ trong phòng Tài chính – Tổ chức và các phòng có liên quan thông qua bảng hỏi.  Phương pháp điều tra thu thập số liệu: Thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu bao gồm chứng từ, mẫu sổ, báo cáo kế toán từ các phòng ban có liên quan, đồng thời thu thập thông tin từ website. Đây là phương pháp được sử dụng để tập hợp những thông tin, số liệu thực sự cần thiết cho đề tài.  Phương pháp quan sát: quan sát các hoạt động như quá trình tiếp nhận, phê duyệt, nhập liệu từ phòng kinh doanh, bộ phận kho và phòng tổ chức tài chính.  Phương pháp thống kê: Thống kê, sắp xếp những thông tin, dữ liệu thu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu.  Phương pháp so sánh: Dựa vào những số liệu để tiến hành so sánh, đối chiếu (cả về tương đối lẫn tuyệt đối), thường là so sánh giữa hai năm để tìm ra sự tăng giảm của giá trị giúp cho quá trình phân tích kinh doanh cũng như các quá trình khác. Do nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nghiên cứu, hạn chế về số liệu nên Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự quan tâm đóng góp ý kiến từ quý thầy cô giáo, Ban Lãnh đạo công ty cùng bạn đọc để Luận văn được hoàn thiện hơn. 6. Các nghiên cứu trước đây Theo sự tìm hiểu của riêng cá nhân em, hiện nay các đề tài nghiên cứu về chu trình chi phí hay nghiên cứu về hoạt động mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp đã có nhưng việc đánh giá chu trình chi phí dưới góc độ hệ thống thông tin kế toán thì hầu như chưa có sinh viên nào thực hiện. Nguyên nhân có thể do hệ thống thông tin kế toán tuy là một lĩnh vực đã ra đời từ lâu trên thế giới nhưng vẫn ít được quan tâm tại Việt Nam, số lượng sách và tài liệu tham khảo các lý thuyết liên quan còn khá hạn chế. Theo em, một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng trong sự TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 4phát triển của doanh nghiệp; chu trình chi phí lại là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh; nếu thông tin về chu trình chi phí được cung cấp một cách chính xác, kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động mua hàng, có kế hoạch thanh toán nợ hợp lý từ đó tăng sức cạnh tranh. Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề đối với doanh nghiệp cũng như từ sự quan tâm của chính mình nên em đã quyết định chọn đề tài này. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 5PHẦN II – NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG DOANH