Đề tài Nhận dạng các tiêu chuẩn để đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam (hoặc TP.HCM)

LOGO Đề tài 9: Nhận dạng các tiêu chuẩn để đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam (hoặc TP.HCM). Nhóm 1 – Lớp Kế Toán – Kiểm toán Đêm – K21 GVHD: Ths Nguyễn Phước Bảo Ấn HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN www.themegallery.com Company Logo Thành Viên Nhóm 1 Nguyễn Anh Vũ1 Bùi Thị Hoàng Yến2 Huỳnh Thị Hoàng Yến3 Trần Thị Bảo Trâm4 Nguyễn Thị Thu Nga5 Huỳnh Thị Xuân Thùy6 Phan Thị Sen7 1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM 2. TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 3. PHƯƠNG PHÁP VÀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 4. QUY TRÌNH LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN: 5. MINH HỌA THỰC TRẠNG LỰA CHỌN, SỬ DỤNG PHẦN MỀM Ở MỘT SỐ DOANH NGHIỆP Ở TP HCM 1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM: –Phần mềm kế toán là công cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm kế toán –Lựa chọn và tổ chức sử dụng một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là một công việc rất quan trọng –Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngoài.Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp lớn đã sử dụng ERP trong nỗ lực tự động hóa công tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là một phân hệ. 1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM: 1.1 Phần mềm kế toán Việt Nam: Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết _ Các phần mềm kế toán do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết thường đơn giản, phù hợp với yêu cầu xử lý dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp, dễ sử dụng. Tuy nhiên tính kiểm soát của phần mềm thường không cao. _ Tính ổn định và bảo mật của các phần mềm này không cao lúng túng và khó khăn khi cập nhật và nâng cấp phần mềm. Phần mềm kế toán đóng gói (còn gọi là phần mềm thương phẩm) _ Thường có tính ổn định cao, viêc bảo trì, cập nhật, hay nâng cấp dễ dàng, khả năng gian lận trong quá trình xử lý cũng được hạn chế.Tuy nhiên, nếu các phần mềm có tính kiểm soát không tốt, kế toán cũng có thể gian lận. Các phần mềm thông dụng hiện nay như Effect, Misa, SME, AccNet, Lemon 3, SSP, Bravo, Fast Accounting, ACSoft, DAS,… _ Một số phần mềm kế toán cung cấp tính năng in một số chứng từ như HĐ GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, ... _ Tuy nhiên một số phần mềm kế toán còn nhiều hạn chế như: + Không in sổ Kế toán theo đúng biểu mẫu quy định + Khi chỉnh sửa số liệu hoàn toàn không để lại dấu vết kiểm toán. Điều này khiến cho việc lần theo các dấu vết gian lận kế toán thường gặp khó khăn. 1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM: 1.2 Phần mềm kế toán nước ngoài _ Ví dụ như Solomon, Quickbooks, MYOB,… _ Đặc điểm chung của phần mềm này là khả năng xử lý đa dạng, phong phú, tính ổn định, tính kiểm soát, tính chuyên nghiệp cao, hạn chế được các khả năng gian lận của nhân viên kế toán, một số phần mềm được Việt hóa và phù hợp với chế độ kê toán Việt Nam. _ Tuy nhiên một số phần mềm chưa được Việt hóa hay quá trình Việt hóa không tốt hoặc chưa phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam khó khăn cho doanh nghiệp khi sử dụng. 1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM: 1.3 Phần mềm ERP  Một hệ thống ERP có các phân hệ sau: • Phân hệ quản lý tài chính: Mục tiêu hoạch định chính sách tài chính • Phân hệ sản xuất: Kế hoạch sản xuất, quản trị sản xuất, định mức chi phí,… • Phân hệ quản lý bán hang: Theo dõi dự toán bán hàng, quản lý khách hang, hợp đồng, giao hàng, thanh toán công nợ,… • Phân hệ cung cấp: Quản trị mua hàng, nhà cung cấp • Phân hệ kho hàng • Phân hệ kế toán • Phân hệ quản lý nhân sự • Phân hệ lập kế hoạch • Phân hệ quản trị hành chính 1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM: ERP và kế toán trong môi trường máy tính − Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP, phần mềm kế toán được xem như một phân hệ của hệ thống. Lúc này, dữ liệu của hệ thống ERP sẽ được chia sẻ cho tất cả các phân hệ tuỳ theo nhu cầu cập nhật và truy xuất thông tin. − Tuy nhiên, đây cũng chính là trường hợp mà hệ thống kế toán đặt ra nhiều thách thức nhất cho công tác kiểm soát, thể hiện qua: − Phần lớn chứng từ gốc được lập đều do phần mềm in ra và chuyển giao trong nội bộ doanh nghiệp thông qua hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử. − Các dữ liệu làm cơ sở để ghi chép kế toán được hình thành và xử lý trước ở các bộ phận khác − Hầu hết quá trình xử lý được thực hiện tự động − Các đặc tính kiểm soát, bảo mật, an toàn đều do toàn hệ thống quyết định chứ không chỉ nằm ở hệ thống kế toán. 1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM: 2.TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng - Phù hợp với các quy định của luật pháp và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký - Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. - Phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán. - Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo cáo tài chính trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên hay có các đơn vị nội bộ hạch toán phụ thuộc. - Phù hợp với yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm cung cấp thông tin. - Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong quá trình làm việc. - Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin.. Phần mềm phải có tính kiểm soát cao Kiểm soát của một phần mềm kê tóan được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật – kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, ... Tính linh hoạt của phần mềm − Phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập nhật khi có các thay đổi, Ví dụ: khi có thay đổi chế độ kế toán phần mềm phải giúp cho người dùng thêm, sửa các tài khoản,… − Đồng thời, phần mềm phải có khả năng cho phép người dùng điều chỉnh phần mềm, ví dụ thiết kế lại hay thiết kế thêm mẫu báo cáo, mẫu màn hình nhập liệu… Điều cần lưu ý là tính linh hoạt này phải nằm trong giới hạn của tính kiểm soát 2.TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao: − Thể hiện thông qua các khách hàng hiện có của phần mềm, sự phù hợp, tương thích giữa phần mềm với phần cứng vá các chương trình ứng dụng khác, khả năng tương thích và liên kết dữ liệu với các phần mềm ứng dụng thông dụng như Excel, Acess.. − Tính ổn định của phần mềm còn thể hiện thông qua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hàng, bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới, hội nghị khách hàng,… của nhà cung cấp phần mềm sau khi bán. Giá phí của phần mềm Cần quan tâm giá của phần mềm bao gồm các nội dung gì : giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí về tài liệu phần mềm, chi phí nhập liệu ban đầu,… 2.TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 3. PHƯƠNG PHÁP VÀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Xác định yêu cầu Thu thập các PMKT Gửi yêu cầu cho các nhà CC Tự phát triển PMKT Đánh giá Lựa chọn Đáp ứng yêu cầu Có thể thay đổi Không Không Có Có 4.QUY TRÌNH LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm Cơ sở để xác định các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát…được xác định trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống tin kế toán, cũng như phải lưu ý đến các quy định của các cơ quan quản lý chức năng đối với phần mềm kế toán. Thu thập các phần mềm kế toán Tìm hiểu và xác định khà năng đáp ứng từng phần mềm Đánh giá, lựa chọn phần mềm Có hai phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp: Phương pháp định tính tiến hành phân tích các nhóm tiêu chí lựa chọn phần mềm trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến đánh giá và người có thẩm quyền cao nhất lựa chọn một phần mềm. Phương pháp định lượng: •Xác định các tiêu chí lựa chọn và tầm quan trọng của từng tiêu thức. •Đánh giá và cho điểm từng tiêu chí trong từng phần mềm. Việc cho điểm có thể sử dụng thang đo Likert để cho điểm mức phù hợp của từng phần mềm trong từng tiêu chí ( Ví dụ: Lấy 3 mức độ phù hợp, trung bình, không phù hợp tương ứng với thang điểm 3,2,1). •Tính điểm tổng cộng của từng phần mềm trên cơ sở điểm của từng tiêu thức có nhân với hệ số tầm quan trọng của tiêu thức đó. •Phần mềm nào có tổng số điểm cao hơn sẽ được lựa chọn. 5. MINH HỌA THỰC TRẠNG LỰA CHỌN, SỬ DỤNG PHẦN MỀM Ở MỘT SỐ DOANH NGHIỆP Ở TP HCM Minh họa 1: Ở những công ty cỡ nhỏ _ Công ty TNHH Một Thành Viên TM DV Thọ Phát - một công ty kế toán dịch vụ, chuyên phục vụ đối tương khách hàng là những doanh nghiệp nhỏ. Chủ doanh nghiệp (vốn là một kế toán viên) sử dụng phần mềm AVSoft, một phần mềm khá đơn giản được thuê viết riêng. Phần mềm được viết trên nền Excel, có giao diện giống Access.  Ưu điểm: AVSoft tạo trên nền Excel nên mang những ưu điểm thân thiện, dễ dàng sử dụng, dễ kiểm tra (data sort, các phím tắt…)  Khuyết điểm: Hạn chế về số dòng, thường chỉ đánh được đến dòng 2500, không hạn chế được sai sót khi nhập liệu. Đối với khách hàng là doanh nghiệp lớn, Công ty Hoằng Phát thường sử dụng phần mềm Unesco.  Ưu điểm: Khắc phục nhược điểm của AVSoft  Khuyết điểm: khó sử dụng hơn AVSoft, khó khăn trong kiểm tra. (Ảnh minh họa) 5. MINH HỌA THỰC TRẠNG LỰA CHỌN, SỬ DỤNG PHẦN MỀM Ở MỘT SỐ DOANH NGHIỆP Ở TP HCM LOGOHỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Nhóm 1 – Lớp Kế Toán - Kiểm toán Đêm