Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý bán hàng cho công ty cổ phần nhựa Rạng Đông

Phần 1. khảo sát Nội dung khảo sát Mục đích của việc khảo sát hiện trạng. Giới thiệu tổng quát về công ty. Giới thiệu tổng quát về công ty. Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng của công ty. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty 1.Sơ đồ hoạt động của công ty. 2.Sơ đồ tổ chức của công ty. IV Các quy trình quản lý bán hàng. Quy trình quản lý xuất hàng. Quy trình quản lý nhập hàng. Quy trình quản lý hàng tồn kho. Một số biểu mẫu hóa đơn. Nhận xét hiện trạng. Một số ý kiến đề xuất và hoàn thiện hệ thống. Mô tả bài toán quản lý bán hàng. Mục đích của việc khảo sát hiện trạng. Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó. Vì rằng hệ thống này đang tồn tại đang hoạt động nên ta gọi là hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. - Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống. - Phát hiện các ưu điểm của hệ thống cần được kế thừa và các nhược điểm cơ bản của hệ thống cần được khắc phục. - Đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các nhược điểm và phát huy các ưu điểm của hệ thống cũ. Giới thiệu tổng quát về công ty. Giới thiệu tổng quát về công ty. Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông là một chi nhánh của Tổng công ty cổ phần Nhựa Rạng Đông đóng trên địa bàn thành phố Vinh – Nghệ An. Địa chỉ của công ty: Số 9 – Phan Bội Châu – Thành phố Vinh – Nghệ An. Điện thoại : (84 38) 853753. Fax: (84.38) 532846. Email: Rangdong1@hcm.vnn.vn Webside: www.rdplastic.com.vn Thành phần nhân sự: Giám đốc: Nguyễn Công Long Số điện thoại: 0913273659 Phó giám đốc: Nguyễn Thị Xuân Số điện thoại: 0989125357 Chuyên phụ trách kinh doanh. Phụ trách kế toán: Nguyễn Thị Thanh Minh. Chức trách nhiệm vụ???????????????? Bộ phận kinh doanh. Hình thức kinh doanh của công ty: + Nhận đơn đạt hàng, hợp đồng mua bán và các dịch vụ sau bán hàng đối với các sản phẩm nhựa công nghiệp gia dụng, kỹ thuật và bao bì nhựa công nghiệp như: Màng mỏng PVC, PE, PEVA… + Sản xuất áo mưa, băng keo, decal, văn phòng phẩm, tấm ván trần… + Kinh doanh các loại dụng cụ bảo hộ lao động, hàng nông thổ sản, thực phẩm công nghệ, dụng cụ gia đình… + Kinh doanh và nhận gia công sản xuất áo mưa quảng cáo và các sản phẩm khác từ màng PVC, PE hoặc giả da PVC… + Công ty giao hàng xuất hóa đơn cho khách hàng theo mã số thuế( Mã số thuế: 0300384357006) Hóa đơn tự in do tổng công ty phát hành và được đăng ký qua cục thuế. III. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty. Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty cổ phần nhựa Rạng đông chi nhánh tại Nghệ An ta thấy được cách thức và hoạt động của công ty như sau: Sơ đồ hoạt động của công ty. Chức năng của từng thành phần: + Nhà cung cấp: Chuyên cung cấp các sản phẩm nhựa gia dụng và kỹ thuật như: quả da, ván, nhựa, bao bì, vật liệu xây dựng, chai nhựa, áo mưa… + Công ty: Chuyên kinh doanh các mặt hàng cung cấp cho khách hàng và phân phối sản phẩm cho chi nhánh. + Khách hàng: Gồm các chi nhánh của công ty, các tổ chức cơ quan đặt hàng hoặc khách hàng lẽ. 2. Sơ đồ tổ chức của công ty kế toán kho kế toán bán hàng Phòng kho Phòng kinhdoanh Phòng kế toán kế toán chung Bán hàng thủ quỹ Phòng tài chính Ban giám đốc Chức năng của các bộ phận +Ban giám đốc: Giám đốc:quản lí điều hành công ty Phó giám đốc:chuyên phụ trách kinh doanh +phòng kế toán:ghi chép,tổng hợp hoá đơn(kế toán sổ sách) +phòng tài chính:quản lí tài chính cho công ty +phòng kinh doanh:lập kế hoạch kinh doanh cho công ty(marketing) IV.các quy trình quản lí bán hàng 1.Quy trình quản lí xuất hàng Khi khách đến mua hàng người bán hàng giới thiệu sản phẩm, giá cả,tính năng … của các loại sản phẩm dưạ vào bảng phân loại và bảng báo giá sản phẩm của công ty.Dựa vào số lượng đặt hàng của khách người bán hàng kiểm tra số lượng hàng có trong kho. Đối với khách hàng mua với số lượng ít(dưới 100) thì người bán hàng cho khách hãngem bảng giá rồi sau đó 2 bên cùng thoả thuận.Sau khi hàng được bán xong người bán hàng sẽ ghi các thông tin cần thiết của các sản phẩm vừa bán vào sổ bán hàng. Đến cuối ngày ngưòi bán hàng tổng hợp lại một lần rồi gửi đến phòng kế toán. Đối với khách hàng mua với số lượng lớn(khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp hoặc gọi điện hoặc qua mail… ) thì công ty có nhiều hình thức bán:có thể là bán hàng tháng hoặc bán hàng quý hoặc là bán trực tiếp luôn. Đối với bán trực tiếp người bán hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho còn hay hết.Nếu không còn hoặc còn ít thì sẽ hẹn khách hôm sau.Nếu hàng trong kho còn thì người bán hàng lập hoá đơn xuất hàng và lập phiếu xuất kho.Hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán để theo dõi người mua xem khách hàng có nợ hay không. Đối với khách hàng tiêu thụ thường xuyên nợ khoảng từ 15-20 triệu thì công ty vẫn cho xuất hàng và gia hẹn ngày phải trả tiền.Còn ngược lai thì không cho nợ. Đối với khách hàng bán sỉ (mua với số lượng lớn) thì nợ ở mức quy định sẽ được xuất hàng còn ngược lại thì không.Ngoài ra khách hàng còn được phép mua lô hàng sau trả lô hàng trước đến cuối tháng thanh toán một lần.Công ty có mẫu hoá đơn quản lí nợ riêng.Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu thanh toán và gửi đến phòng tài chính.Khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây. Đối với các lô hàng lớn tuỳ vào nguyện vọng của khách hàngmà công ty có thể xuất hàng từng đợt hoặc xuất hàng cùng một lúc.Công ty có bộ phận giao hàng lưu động bằng ô tô… Trong quá trình bán hàng thì người bán hàng sẽ bán theo bảng gía sản phẩm của công ty mà không cần thông qua giám đốc hay phòng ban nào cả dù số lượng hàng đặt lớn hay nhỏ.Chỉ khi nào khách mua với số lượng lớn cần giảm giá thì phải thông qua giám đốc để giám đốc trực tiếp giải quyết. Trên thực tế khảo sát thì các khách hàng gọi điện đến đặt hàng của công ty phần lớn là khách hàng tiêu thụ thường xuyên.Và họ phải đặt hàng theo quý và theo tháng với số lượng lớn. Khi khách đến báo có sự cố về sản phẩm thì người bán hàng kiểm tra hoá đơn mua hàng.Nếu không phải là hoá đơn mua hàng của công ty thì người bán hàng sẽ không giải quyết.Còn ngược lại thì người bán hàng sẽ kiểm tra sản phẩm.Nếu sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất thì người bán hàng sẽ lập phiếu nhập hàng lại rồi chuyển số hàng này vào kho.Sau đó người bán hàng lập phiếu xuất hàng mới tương ứng với số sản phẩm bị lỗi ở tuỳ vào giai đoạn.Còn ngược lại thì không giải quyết.Các hoá đơn về sự cố trả hàng đều được gửi đến phòng kế toán. 2.Quy trình quản lí nhập hàng Hàng tháng bộ phận marketing(kiêm bán hàng) đi khảo sát thị trườngđể xem các mặt hàng nào được ưa chuộng ,các mặt hàng nào không được ưa chuộng.Sau đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh doanh.Phòng kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng và thị hiếu của khách hàng cùng với số lượng hàng tồn tối thiểu và số lượng hàng tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của công ty để Lên kế hoạch nhập hàng về. Sau đó , phòng kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp ( hai nguồn cung cấp chính của công ty là nhập hàng từ tổng công ty cổ phần nhựa Rạng Đông hoặc tự khai thác từ các cơ sở sản xuất ) . Tiếp đó , phòng kinh doanh sẽ thương lượng với nhà cung cấp ( gặp mặt hoặc qua điện thoại ) . Sau khi đã thỏa thuận xong , phòng kinh doanh sẽ lập một đơn hàng rồi trình lên cho giám đốc xem xét và kí duyệt . Nếu đơn đặt hàng được giám đốc kí thì sẽ được gửi đến nhà cung cấp.Ngược lại thì không gửi .Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo phiếu giao hàng . Trên phiếu giao hàng sẽ có đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp cũng như sản phẩm đã đặt ; Thủ kho và bộ phận và bộ phận giao hàng sẽ tiếp nhận hàng đó . Khi giao hàng , thủ kho sẽ kiểm tra hóa đơn giao hàng xem có đủ các mặt hàng tương ứng với số lượng đã đặt hay không . Sau đó , Thủ kho sẽ kiểm tra sản phẩm về số lượng cũng như chất lượng . Khi hàng nhận về nếu không có sự cố gì thì hàng sẽ được cất vào kho . Ngược lại , nếu hàng bị lỗi nhiều thì Thủ kho sẽ lập phiếu , gửi trả lại số hàng bị lỗi cho Tổng công ty . Trên phiếu này có ghi rõ các thông tin về sản phẩm bị lỗi . Nếu mặt hàng bị lỗi ít thì công ty sẽ giảm giá trị của sản phẩm , làm thủ tục hủy tại công ty để giảm chi phí . Sau khi đã nhận hàng xong , dựa vào sổ ghi chép của Thủ kho ; phòng kinh doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi sang phòng tài chính . Nhà cung cấp sẽ nhận tiền đặt hàng tại đây . Cách tính tổng tiền thanh toán : Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Chi phí + Thuế GTGT Trong đó : Tổng tiền hàng = Tổng số lượng * Đơn giá Sau khi đã thanh toán tiền hàng xong , Phòng tài chính sẽ gửi Phiếu thanh toán về phòng kế toán để ghi chép . 3 . Quy trình quản lý hàng tồn kho : Cách tính hàng tồn kho : Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng xuất Thực tế đi khảo sát , số lượng hàng tồn kho của công ty không quá 20 % . Tổng số lượng sản phẩm tương ứng với số tiền từ 700 – 800 triệu đồng ; có Thủ kho quản lý . Theo ý kiến của giám đốc công ty thì : “ Sản phẩm tồn kho ít khi có hạn sử dụng vì các sản phẩm của công ty là các sản phẩm phục vụ cho xây dựng như tôn , ván nhựa ,..; phục vụ cho sinh hoạt gia đình như túi nilon ,áo mưa ,…đều có hạn sử dụng rất lâu . Vì thế , hàng tồn kho cũng chính là hàng dự trữ của công ty . V . MỘT SỐ BIỂU MẪU HÓA ĐƠN : 1 . Bảng phân loại và báo giá sản phẩm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bản điều chỉnh giá bán -căn cứ thông báo giá số /TB-XK của Công ty CP nhựa Rạng Đông ngày 22/09/2009.Chi nhánh Nghệ An quyết định điều chỉnh giá một số mặt hàng sau và thực hiện từ ngày 23/09/2009. TT Tên hàng ĐVT Giá mua Giá điều chỉnh Ghi chú Bán Buôn Bán lẻ 1 N1009×137×100(000T-31) m 2.990 3.500 3.520 2 N1009×137×100(CM T-31)NA m 2.900 3.380 3.400 3 N1010×137×100(750-07) m 3.690 4.340 4.360 4 N1011×137×100(T mê-95 RĐ) §én m 4.160 4.900 5 N1015×137×100(T mê-95 RĐ)§én m 6.370 7.500 6 N1012×137×100(CM-98 RĐ) m 4.520 5.320 7 N1015×137×100(CM -98 RĐ) m 5.600 6.600 8 N1015×137×100(CM-0.7RĐ) m 3.680 4.330 9 N25 0,12 ×200×100(các màu-07) m 5.320 6.220 10 N25 015×200×100(970-07) m 5.010 5.850 11 N1017×137×100(CMT-98 RĐ) m 6.600 7.770 12 N1017×137×100(728T-98 RĐ) m 6.770 7.800 13 N1017×137×100(727T,536F-98RĐ) m 7.670 9.030 Vinh ,ngày 23/09/2009 2 . Hóa đơn xuất hàng Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên) 3 . Hóa đơn nhập hàng Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1×2 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên) 4 . Hóa đơn thanh toán tiền Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1×2 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên) 5 . Hóa đơn quản lý nợ Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1×2 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên) 6. Hóa đơn nhập kho Họ và tên người giao: Theo ……..số……….. ngày……tháng ………. của …………. Nhập từ kho : Địa điểm: Số TT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư,dụng cụ,sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: VI . NHẬN XÉT HIỆN TRẠNG : Thực tế khảo sát cho thấy , công ty cổ phần nhựa Rạng Đông , chi nhánh tại Nghệ An quản lý bán hàng theo hệ thống quản lý tài chính của Bộ tài chính . Nghĩa là về mặt thủ tục hành chính : Khi mua hàng phải có hoá đơn xuất kho , … Hệ thống quản lý của công ty là : Dùng mẫu biểu hướng dẫn của Tổng công ty , mẫu biểu của hệ thống tài chính kế toán Hiện nay , công ty chưa ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng ; chủ yếu vẫn là làm thủ công , trực tiếp , quản lý bằng tay Do đó, còn có những ưu điểm sau : + Ít sai sót + Cẩn thận Ban giám đốc có nhu cầu thống kê tình hình mua bán tại công ty với những tiêu chí và hình thức khác nhau . Vì vậy , cách thức quản lý của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu của thời đại Nó biểu hiện ở những nhược điểm sau đây : + Cần nhiều nhân công + Tốc độ xử lý công việc chậm + Chu trình trao đổi hàng hóa quá lâu + Thường gặp khó khăn , mất thời gian khi kiểm tra + Trình độ tay nghề của nhân viên sẽ không được nâng cao Mặt khác , mục tiêu của công ty là cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và giảm nhân công . Vì vậy , với hệ thống quản lý trên ; công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công việc . Do đó , việc nâng cấp hệ thống là rất cần thiết và cấp bách ; là bài toán được đặt ra cho ban giám đốc . MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông chi nhánh tại Nghệ An chuyên bán các sản phẩm: áo mưa, băng keo, trần nhựa, decal, văn phòng phẩm, tấm dán trần, màng trong, giả da, vải tráng PVC-PU dùng cho các ngành sản xuất dày dép, túi xách, may mặc, bọc nệm, trang trí nội thất,…Các khách hàng đến mua tại cửa hàng sau khi đã xem quảng cáo trên các webside và ở tại công ty. Quảng cáo ghi rõ các loại sản phẩm, tính năng, kỹ thuật, giá cả, hình thức bán… Hàng tháng bộ phận marketing sẽ đi khảo sát thực tế để xem các mặt hàng nào được khách hàng ưa chuộng, không được ưa chuộng sau đó viết báo cáo nộp cho phòng kinh doanh. Sau khi phòng kinh doanh nhận được báo cáo từ bộ phận marketing thì họ sẽ căn cứ vào bản báo cáo lập đơn hàng, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng cho công ty. Nhà cung cấp căn cứ vào đơn hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo hoá đơn. Thủ kho sẽ tiếp nhận hàng từ bộ phận giao hàng của nhà cung cấp. Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem đã có đủ số lượng trong đơn đặt hàng và chất lượng mặt hàng không. Nếu hàng kém chất lượng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp. Hàng không bị lỗi sẽ được nhập vào kho. Sau khi nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi lên phòng tài chính, phòng này sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Khi khách đến mua hàng, người bán hàng giới thiệu các loại sản phẩm của công ty và cho khách hàng xem bản báo giá sản phẩm. Khi khách hàng đặt sản phẩm với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhập thông tin khách hàng còn nếu khách đến mua với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu lại thông tin khách hàng. Bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, sẽ lập đơn hàng và đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa, nếu đúng sẽ ký tên vào đơn đặt hàng. Sau khi khách hàng ký vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn đưa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển đến phòng tài chính, khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây (đối với số lượng lớn ). Đối với khách hàng mua với số lượng nhỏ dưới 100.000 thì khách hàng sẽ thanh toán và lấy hàng ngay tại cửa hàng. Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn và gửi lên phòng tài chính. Hàng tháng thủ kho kiểm tra số lượng tồn kho: số lượng hàng tồn = số sản phẩm nhập - số sản phẩm xuất. Trên thực tế đi khảo sát hàng tồn chính là hàng dự trữ của công ty và hàng tháng bộ phận quản lý viết báo cáo thống kê hàng xuất nhập tồn trong kho. Sau khi thống kê hàng xuất, nhập, tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh doanh, bộ phận tài chính sẽ căn cứ vào hoá đơn xuất, nhập hàng, các khoản thu chi công nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lên ban giám đốc. VII . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG : Với mục tiêu cải thiện khả năng phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh cho công ty trên thương trường . Ban giám đốc cần đưa ra các các biện pháp cải thiện nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty ( trên thực tế đi khảo sát công ty đang c