Đề tài Quản lý hàng hoá và công nợ

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, ứng dụng của tin học trong việc quản lý dường như không còn xa lạ với các doanh nghiệp, các công ty. Lợi ích mà các phần mềm quản lý đem lại khiến ta không thể không thừa nhận tính hiệu quả của nó. Chương trình quản lý hàng hoá và công nợ là một trong những công việc tương đối phức tạp đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Khi quản lý đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong tính toán, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, để thực thiện được điều đó sẽ giúp người quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như hiệu quả cao trong công việc. Là những sinh viên được trang bị những kiến thức của nghành thông tin quản lý với những kiến thức đã tiếp thu và vận dụng lý thuyết đó vào công việc thực tiễn là xây dựng phần mềm quản lý hàng hoá và công nợ tại Công ty CP XK §¤NG NAM A HAMIC¤ Qua một thời gian phân tích, nghiên cứu và bám sát thực tế em đã nắm bắt được công việc cụ thể của chương trình. Kết hợp với lý thuyết đã học ở trường với nhu cầu thiết thực của chương trình cùng với sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Mạnh Tuấn. Em đã xây dựng được chương trình X©y d­ng Quản lý b¸n hµng và công nợ trên môi trường hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Mặc dù đã có những cố gắng, cùng với sự giúp đỡ của các thầy cô giáo nhưng do thời gian có hạn, trình độ chuyên môn, kiến thức và kinh nghiệm còn non trẻ nên chương trình không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, của bạn bè để em có thể hoàn thiện hơn về mặt kiến thức và tiếp tục nghiên cứu phát triển chương trình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên TR¢N V¡N §ÞNH CHƯƠNG 1: CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.1 - KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau được lưu trữ trong máy tính theo một quy định nào đó, và được sử dụng cho một số đông người sử dụng... Họ có thể cập nhập số liệu của mình vào máy, lưu trữ, xử lý phục vụ theo yêu cầu của mình. Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để dễ quản lý và khai thác, mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẫu tin (Record) chứa một số thông tin về đối tượng. Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu được gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management system). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có một nhiệm vụ rất quan trọng, nó được coi như là một bộ diễn dịch (Interpreter) với ngôn ngữ bậc cao, nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà không nhất thiết phải biết tường tận các thuật toán, cũng như là cách lưu trữ, biểu diễn dữ liệu trong máy tính như thế nào. Việc tổ chức một hệ thống thông tin hay xây dựng một cơ sở dữ liệu cho một ngành khoa học hoặc một ngành kinh tế nào đó càng ngày càng trở nên thông dụng, có thể phân loại như sau: - Tổ chức thông tin trong các bài toán khoa học kĩ thuật. - Kho dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý. - Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu địa lý. - Cơ sở dữ liệu trong các hệ thống hỗ trợ công nghiệp, hỗ trợ giảng dạy. - Tổ chức thông tin đa phương tiện, xử lý tri thức. 1.1.1. Ứng dụng trong các bài toán khoa học kĩ thuật Các bài toán này có thuật toán khó, thường thì không đòi hỏi công cụ tốt nhất về tổ chức dữ liệu. Tuy nhiên, trong các bài toán phức tạp hơn, với nhiều dữ liệu trung gian thì cách tổ chức dữ liệu hợp lý là điều không thể không nghĩ đến. 1.1.2. Cơ sở dữ liệu trong quản lý Công tác quản lý không cần thuật toán phức tạp, nhưng đòi hỏi xử lý nhiều dữ liệu. Khối lượng lớn thông tin cần được tổ chức có khoa học để tiện cho quá trình xử lý. Hình dung như con người ta với khối lượng thông tin vừa phải còn bao quát được, chứ quá nhiều thông tin không có tổ chức làm sao mà xem hết được. 1.1.3. Các ngành khoa học không phải là công nghệ thông tin Thí dụ như vật lý, hoá học, sinh học, ngôn ngữ... cũng có các nhu cầu cần lưu trữ, xử lý dữ liệu. Các cơ sở dữ liệu riêng biệt này mang những đặc tính riêng của từng ngành. Các dữ liệu về địa lý, bao gồm các bảng số, các ảnh, các phương pháp truy nhập đến các kho dữ liệu... cần được tổ chức và xử lý hợp lý. Các dữ liệu địa lý, địa chất, thủy văn, môi trường... thường đòi hỏi các phương tiện nhớ có dung lượng lớn và được xử lý trên các bộ xử lý đặc biệt để đảm bảo tốc độ cao. 1.1.4. Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu Việc tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng có nhu cầu trong các ứng dụng có sử dụng hệ chuyên gia, người máy, xử lý các quá trình công nghiệp. Hơn nữa, trong đề án máy tính các thế hệ sau này, cơ sở dữ liệu có vị trí đáng kể. Riêng về nhu cầu này, cơ sở dữ liệu cần có khả năng cơ giới hoá việc tìm kiếm thông tin nhờ cơ chế suy luận tự động. Vấn đề thời gian thực trong cơ sở dữ liệu được giả quyết để phù hợp với các hệ thống công nghiệp, thời gian có thể được thể hiện trong cơ sở dữ liệu thông qua hai cách: - Thời gian tương đối hệ quản trị cơ sở dữ liệu, liên quan đến thay đổi trạng thái của cơ sở dữ liệu. - Thời gian tuyệt đối của môi trường được mô tả trong cơ sở dữ liệu, liên quan đến trạng thái của môi trường. Kiến thức về cơ sở dữ liệu còn được dùng để tổ chức cơ sở tri thức, thiết lập hệ thống câu hỏi, chọn mô hình trong hệ thống hỗ trợ giảng dạy, hay trong công nghệ dạy học. 1.1.5. Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện không thể không đề cập giao diện người dùng trong cơ sở dữ liệu, đề cập các nghiên cứu về quan hệ và sự kiện, đề cập việc tổ chức các câu hỏi cho người sử dụng. Người ta nhận thấy không có ngôn ngữ nào là đặc biệt quan trọng và ưu điểm trội hơn hẳn, ngay cả ngôn ngữ đồ thị. Một giao diện hiển thị thường được người ta ưa chuộng, với khả năng: + Đưa ra câu trả lời dưới dạng hiển thị như đồ thị, lược đồ, có tác dụng nhấn mạnh trực giác, + Có khả năng lựa chọn thông tin nhanh một cách tự nhiên, và nhanh chóng + Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu theo phương thức con người đã quen thuộc, chẳng hạn theo cách tìm sách trong các tủ sách của thư viện Trong số các giao diện người dùng, giao diện đa hình thái, giao diện dùng ngôn ngữ tự nhiên được quan tâm và nay cũng có nhiều kết quả tốt đẹp. Tuy không được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chuyên gia, cơ sở dữ liệu có thể mô tả và xử lý các tri thức. Một thế hệ mới của các cơ sở dữ liệu suy diễn, các tri thức xử lý được thể hiện dưới các dạng: 1. Tri thức tổng quát như các luật và sự kiện, 2. Các điều kiện thay đổi, hoặc kích hoạt dữ liệu, 3. Suy diễn các thông tin có liên hệ với các sự kiện và luật. Ngoài ra, người ta còn đề cập khía cạnh về xử lý các tri thức không đầy đủ. * Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để quản lý và khai thác. Mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin (Record) chứa một số thông tin về đối tượng. Nhu cầu tích lũy và xử lý các dữ liệu đã nảy sinh trong mọi công việc, trong mọi hoạt động của con người. Một cá nhân hay một tổ chức có thể đã nhầm có một hệ thống xử lý dữ liệu, cho dù cơ chế hoạt động của nó là thủ công và chưa tự động hoá. Một bài toán nhỏ cũng cần đến dữ liệu, nhưng không nhất thiết phải quản lý các dữ liệu này theo các phương pháp khoa học. Do khả năng tổng hợp của người xử lý các, các dữ liệu được lấy ra, được xử lý mà không vấp phải khó khăn nào. Tuy nhiên khi bài toán có kích thước lớn hơn hẳn và số lượng dữ liệu cần phải xử lý tăng lên nhanh thì e rằng tầm bao quát của con người bình thường khó có thể quản lý hết được đấy là không kể đến một số loại dữ liệu đặc biệt, chúng đòi hỏi được quản lý tốt không phải vì kích thước mà vì sự phức tạp của bản thân chúng. Lúc bắt đầu công tác tự động hoá xử lý dữ liệu, người ta sử dụng các tệp dữ liệu nơi chứa thông tin và dùng các chương trình để tìm kiếm, thao tác trên các dữ liệu của tệp đó. Đó tiền thân của các hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên một vài người hiểu chưa chính xác về cơ sở dữ liệu; họ coi các hệ quản trị là cơ sở dữ liệu. Việc coi các “tệp dữ liệu” là cơ sở dữ liệu hoặc coi một phần mềm nào cho phép xử lý dữ liệu như hệ quản trị cơ sở dữ liệu... là nhìn nhận không chính xác. Để hiểu đầy đủ các khía cạnh về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta cần được trang bị các khái niệm cơ bản. Tổ chức việc xử lý dữ liệu một cách khoa học đòi hỏi con người sử dụng cơ sở dữ liệu. Trên các hệ thống máy lớn cũng như các máy vi tính, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu phải có những đặc trưng để người dùng có thể phân biệt nó với chương trình thao tác đơn giản trên các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm, sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Đó là các chức năng đầu tiên, được thực hiện theo các thuật toán hoàn thiện, đảm bảo được bảo vệ và đảm bảo việc thực hiện đạt hiệu quả. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện sử dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Nó cũng liên hệ với các bộ nhớ ngoài qua giao diện, qua các lệnh các ngôn ngữ người / máy. Người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trao đổi với các tệp cơ sở dữ liệu đang được lưu trữ trên phương tiện nhớ. Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hẳn với hệ quản lý các tệp hay các tệp cơ sở dữ liệu bởi lẽ nó cho phép mô tả dữ liệu theo cách không phụ thuộc vào người sử dụng, không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin. Tuy phân biệt được các hệ thống quản trị tệp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta vẫn nhìn nhận việc xử lý dữ liệu theo cách người ta đã quen dùng. Theo cách nhìn từ bộ nhớ ngoài đang lưu trữ các dữ liệu cho đến nơi có người yêu cầu xử lý dữ liệu, người ta thấy có các chức năng liên quan đến dữ liệu như: - Chức năng quản lý dữ liệu ở bộ nhớ phụ, như hệ thống quản lý các tệp phân phối khoảng trống trên thiết bị nhớ. - Chức năng quản lý dữ liệu trong các tệp, quản lý quan hệ giữa các dữ liệu nhằm tìm kiếm nhanh. Đó là hệ truy nhập dữ liệu hay hệ thống quản trị dữ liệu theo cấu trúc vật lý của dữ liệu. Do vậy chương trình ứng dụng thực hiện chức năng quản trị dữ liệu không thể quản lý dữ liệu một cách rõ ràng được. - Chức năng quản trị dữ liệu theo các ứng dụng. Nếu người sử dụng được phép mô tả dữ liệu, họ có thể diễn tả yêu cầu về dữ liệu nhờ một ngôn ngữ. Đó là hệ quản trị cơ sở dữ liệu ngoài, có các khả năng phân tích, dịch các câu hỏi, và tạo dạng dữ liệu phù hợp với thế giới bên ngoài. 1.2. CẤU TRÚC MỘT HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU Một hệ cơ sở dữ liệu được chia thành các mức khác nhau: mức vật lý, mức lôgíc. - Cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào đó được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp như đĩa từ, băng từ. Cơ cấu ở mức lôgic là một sự biểu diễn trừu tượng của cơ sở dữ liệu vật lý. Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu bao gồm. - Thể hiện (Instance): Một khi đã được thiết kế, thường người ta quan tâm tới “ Bộ khung ” hay còn gọi là “mẫu“ của CSDL. Dữ liệu hiện có trong CSDL gọi là thể hiện của CSDL, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào đó thì “Bộ khung” của CSDL vẫn không thay đổi. - Lược đồ (scheme): Thường “ Bộ khung“ nêu trên bao gồm một số danh mục, hoặc chỉ tiêu hoặc một số kiểu của các thực thể trong CSDL. Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ nào đó với nhau. * Có các lược đồ sau: - Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm. - Lược đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý. - Lược đồ con là mức khung nhìn. * Mô hình dữ liệu: Có nhiều loại mô hình dữ liệu, hiện đang có ba loại mô hình dữ liệu đang sử dụng là: + Mô hình phân cấp. Mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo mối liên hệ xác định. + Mô hình mạng. Mô hình được biễu diễn là một đồ thị có hướng. + Mô hình quan hệ. Mô hình dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập trung của các quan hệ tức là tập hợp các k bộ (Với k cố định). - Tính độc lập dữ liệu: Là sự bất biến của các hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong cấu trúc dữ liệu và chiến lược truy nhập. Tính độc lập dữ liệu là mục tiêu chủ yếu của hệ CSDL. * Có hai mức độc lập dữ liệu: + Độc lập dữ liệu mức vật lý: Việc tổ chức lại CSDL vật lý (thay đổi các tổ chức, cấu trúc dữ liệu trên các thiết bị nhớ thứ cấp) có thể làm thay đổi hiệu quả tính toán của các chương trình ứng dụng mà không cần thiết phải viết lại các chương trình đó. + Độc lập dữ liệu mức lôgic: Khi sử dụng một CSDL, có thể cần thiết phải thay đổi lược đồ khái niệm như thêm thông tin về các loại khác nhau của các thực thể đang tồn tại trong CSDL. Việc thay đổi lược đồ khái niệm không nhất thiết phải thay đổi các chương trình ứng dụng. Trong các loại mô hình dữ liệu trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và được quan tâm nhiều nhất bởi vì mô hình quan hệ có tính độc lập dữ liệu rất cao lại dễ sử dụng. Song điều quan trọng chủ yếu là mô hình quan hệ được hình thức hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu phát triển và cho nhiều kết quả lý thuyết cũng như ứng dụng trong thực tiễn. 1.3. MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ 1.3.1. Khái niệm. - Khái niệm toán học của mô hình quan hệ là quan hệ hiểu theo nghĩa lý thuyết tập hợp là tập của con của tích Đề - Các của các miền. Miền (domain) là một tập các giá trị. Nếu D1, D2,...Dn là các miền thì tích Đề - Các của n miền là: D1 * D2....* Dn chính là tập tất cả n bộ (V1, V2,...Vn) sao cho Vi(Di với i = 1,2,...n. Quan hệ là một tập con của tích Đề - Các của một hay nhiều miền. Mỗi hàng của một quan hệ gọi là một bộ (tuples). Quan hệ của tập con của tích Đề - Các D1 x D2 x...Dn gọi là quan hệ n - ngôi. Khi đó mỗi bộ của quan hệ có n thành phần (n cột). Các cột của quan hệ gọi là thuộc tính (attributes). Ta có thể định nghĩa quan hệ một cách hình thức như sau: Gọi R = {A1, A2,....An} là tập hữu hạn các thuộc tính Ai với i = 1,..., n có miền giá trị tương ứng là dom ( Ai). Quan hệ trên tập các thuộc tính: R = {A1, A2, ....An} là tập con của tích Đề - Các. r ( D(A1) *D(A2)*....* D(An) và ký hiệu là r(R) hoặc r (A1...An). 1.3.2. Khoá Khoá (key) của một quan hệ r trên tập các thuộc tính R= {A1, A2,...An} là tập con K ( {A1...An} thoả mãn các tính chất sau đây: Với bất kỳ hai bộ t1 và t2 ( r đều tồn tại một thuộc tính A ( K sao cho t1 (A) ( t2 (A). Nói một cách khác, không tồn tại hai bộ giá trị bằng nhau trên mọi thuộc tính của K. Điều kiện này có thể viết t1(K) ( t2(K). Do vậy mỗi giá trị của K là xác định duy nhất. Trong lược đồ quan hệ có thể có rất nhiều khoá. Việc tìm tất cả các khoá của lược đồ quan hệ là rất khó khăn. Để có thể định nghĩa khoá một cách tốt hơn, lưu ý rằng, nếu K’ là khoá của r (A1....An), thì K’ ( K ( R, K cũng là khoá của r, nghĩa là bất kỳ t1, t2 ( r từ t1(K’) ( t2(K’) luôn có t1(K) ( t2(K). Địnhnghĩa:Khoá của quan hệ r trên tập thuộc tính R = {A1...An} là tập con K ( K( R sao cho bất kỳ hai bộ khoá khác nhau t1, t2 ( r luôn thỏa t1(K) ( t2(K) bất kỳ tập con thực sự K ( K nào đó đều không có tính chất đó. Tập K là siêu khoá (superkey) của quan hệ r nếu K là một khoá của quan hệ r. 1.3.3. Các phép toán trên cơ sở dữ liệu quan hệ. - Phép thêm là phép bổ sung 1 bộ vào quan hệ r {A1, A2, ...An} có dạng r = r ( t. Mục đích của phép chèn là thêm một bộ phận vào một quan hệ nhất định. - Phép loại bỏ là xoá đi một bộ ra khỏi một quan hệ cho trước giống như phép chèn, phép loại có dạng r = r -1. - Phép thay đổi dùng thay đổi một số giá trị của một vài thuộc tính nào đó. Phép thay đổi là phép tính rất thuận lợi, hay dùng. Cũng có thể không dùng phép thay đổi mà dùng tổ hợp của phép loại bỏ và phép chèn một bộ mới. Do vậy những sai sót của phép thay đổi cũng sẽ xảy ra tương tự như phép chèn và phép loại bỏ. 1.3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ Muốn thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ phải xây dựng các lược đồ quan hệ. Thiết kế các lược đồ CSDL quan hệ là giải quyết các vấn đề phụ thuộc dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu cần phải giải quyết các vấn đề : - Tránh dư thừa dữ liệu. - Tránh sự thiếu nhất quán. - Tránh dị thường khi thêm bộ, tức là thêm bộ dữ liệu chưa đầy đủ. - Tránh dị thường khi xoá bộ tức là xoá những thông tin đang còn sử dụng. 1.3.5. Công cụ và môi trường phát triển bài toán Để giải quyết yêu cầu mà bài toán quản lý nhân sự với những chức năng đã được phân tích ở trên, chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như: Foxpro (for DOS hoặc for Windows), Visual basic, Access ... Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm mạnh riêng và dĩ nhiên cũng sẽ có những hạn chế riêng. Việc chọn một công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ra tùy thuộc nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình. Trong khuôn khổ thời gian và khả năng của bản thân, sau khi cân nhắc, lựa chọn. Em quyết định chọn phần mềm ứng dụng ACCESS một trong năm ứng dụng của Microsoft office 7.0 for Windows. 1.4. Giới thiệu chung về Access Microsoft Access đã trở thành phần mềm cơ sở dữ liệu liên tục phát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng, nhiều người đã bị cuốn hút vào việc tạo CSDL hữu ích của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh. Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc. Chúng ta hãy xem xét lợi ích của việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL như Microsoft Access. Hệ CSDL: Theo định nghĩa đơn giản nhất, một cơ sở dữ liệu là một tập các bản ghi và tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu dữ và xử lý thông tin bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của 2 nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được quản lý theo các bảng, bảng lưu dữ thông tin về một chủ thể. Thậm trí khi sử dụng một trong các phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác ( thường được gọi là truy vấn – query) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thực tế còn có thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác. Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access. 1.4.1. Bảng (Table): Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu logíc (Yes/No) và các đối tượng OLE. Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào như các ngôn ngữ lập trình khác. Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót trong quá trình nhập liệu. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập. Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong MS.Access như sau: Tạo bảng Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục Chỉnh sửa cấu trúc bảng Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập 1.4.2. Biểu mẫu (Form): Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin. Tuy nhiên, trên