Đề tài Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8

Lêi më ®Çu §Êt n­íc ta ®ang chuyÓn sang mét thêi kú ph¸t triÓn míi-Thêi kú c«ng nghiÖp ho¸ vµ hiÖn ®¹i ho¸. C¸c c¬ quan doanh nghiÖp ®ang ho¹t ®éng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng víi sù qu¶n lý cu¶ Nhµ n­íc ®Òu cÇn tiÕn hµnh ®æi míi n©ng cao vÒ mäi mÆt nh»m ®¸p øng yªu cÇu c«ng t¸c hiÖn nay. §©y lµ mét viÖc lµm cÊp thiÕt,liªn quan ®Õn nhiÒu viÖc cÇn gi¶i quyÕt cô thÓ nh­ c¸ch tæ chøc bé m¸y, vÊn ®Ò nh©n sù, n©ng cao nghiÖp vô, trang thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc. V¨n phßng cña c¬ quan cã chøc n¨ng vÞ trÝ ®Æc biÖt trong c¬ quan ®èi víi bÊt k× c¬ quan nµo trong thêi ®¹i ngµy nay. Ho¹t ®éng cña v¨n phßng gãp phÇn kh«ng nhá vµo ho¹t ®éng cña c¬ quan. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña v¨n phßng ®èi víi sù nghiÖp ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc, t«i ®· cã dÞp tiÕp cËn vµ t×m hiÓu thùc tÕ. B¸o c¸o tæng hîp cña em ngoµi phÇn më ®Çu vµ phÇn kÕt luËn gåm 3 phÇn chÝnh: PhÇn I: Kh¸i qu¸t chung vÒ sù ra ®êi vµ ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8. PhÇn II: Tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña v¨n phßng tæng c«ng ty c«ng tr×nh giao th«ng 8. PhÇn III: NhËn xÐt chung. PhÇn I Kh¸i qu¸t chung vÒ sù ra ®êi vµ ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 i. Qu¸ tr×nh ra ®êi cña tæng c«ng ty: I.1. Sù thµnh lËp tæng c«ng ty: Tæng c«ng ty XDCTGT8 h×nh thµnh vµ ®­îc thµnh lËp tõ n¨m 1965 ®Õn nay lµ : B»ng quyÕt ®Þnh sè:597/QDTC ngµy 23/6/1965 Bé Giao th«ng vËn t¶i ®· chÝnh thøc thµnh lËp ban x©y dùng 64 trùc thuéc Bé Giao th«ng vËn t¶i. B»ng quyÕt ®Þnh sè: 1916/Q§/TCCB ngµy 30/11/1982 cña bé Giao th«ng vËn t¶i ®· chuyÓn ban x©y dùng 64 thµnh: Liªn hiÖp c¸c xÝ nghiÖp x©y dùng giao th«ng 8. B»ng quyÕt ®Þnh sè: 813/TCCB-L§ ngµy 28/4/1989 cña bé Giao th«ng vËn t¶i vÒ viÖc ®æi tªn Liªn hiÖp c¸c xÝ nghiÖp x©y dùng giao th«ng 8 thµnh Liªn hiÖp c¸c xÝ nghiÖp x©y dùng c«ng tr×nh 8 thuéc bé GTVT. B»ng quyÕt ®Þnh sè: 4897/Q§-TCCB_L§ ngµy 27/11/1995 cña bé Giao th«ng vËn t¶i thµnh lËp l¹i lµ: Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 tªn giao dÞch quèc tÕ lµ: civil gineering construction corporation8,viÕt t¾t lµ: cienco8. I.2. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña ®¬n vÞ theo quyÕt ®Þnh thµnh lËp: Theo quyÕt ®Þnh thµnh lËp, Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 lµ doanh nghiÖp Nhµ n­íc chÞu sù qu¶n lý cña Nhµ n­íc cña bé Giao th«ng vËn t¶i vµ cña c¬ quan Nhµ n­íc kh¸c theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt ®­îc quan hÖ víi c¬ quan nhµ n­íc ë trung ­¬ng v· ®Þa ph­¬ng ®Ó thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kinh doanh trªn lÜnh vùc cña m×nh. Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 cã c¸c nhiÖm vô chñ yÕu sau - X©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng trong vµ ngoµi n­íc. - X©y dùng c¸c c«ng tr×nh c«ng nghiÖp, d©n dông. - S¶n xuÊt vËt liÖu x©y dùng vµ ®å méc, cÊu kiÖn bª t«ng ®óc s½n. - Söa ch÷a ph­¬ng tiÖn thiÕt bÞ thi c«ng. - XuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp vµ kinh doanh vËt t­ thiÕt bÞ giao th«ng vËn t¶i, thiÕt bi c«ng nghÖ tin häc. - T­ vÊn ®Çu t­ x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng. - Kinh doanh nhµ nghØ, kh¸ch s¹n,dÞch vô du lÞch, v¨n phßng lµm viÖc. - Kinh doanh tiÌn tÖ. - X©y dùng c¸c c«ng tr×nh kh¸c (gåm:thuû lîi, quèc phßng ®iÖn...). - DÞch vô ®µo t¹o kü thuËt vµ nghiÖp vô :kh¸m ch÷a bÖnh vµ ®iÒu d­ìng. I.3. C¬ cÊu tæ chøc vµ bé m¸y ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty: 1. Tæ chøc héi ®ång qu¶n trÞ. 2. Tæng gi¸m ®èc vµ c¸c phã tæng gi¸m ®èc. 3. C¸c phßng ban chuyªn m«n nghiÖp vô gióp viÖc gi¸m ®èc. 4. C¸c ®¬n vÞ thµnh viªn cña tæng c«ng ty. Héi ®ång qu¶n trÞ lµ: c¬ quan qu¶n lý doanh nghiÖp cã quyÒn h¹n cao nhÊt vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng cña Doanh nghiÖp. Chñ tÞch vµ c¸c thµnh viªn kh¸c cña héi ®ång qu¶n trÞ do bé tr­ëng bé GTVT bæ nhiÖm,sau khi thèng nhÊt ý kiÕn cña bé tr­ëng – Tr­ëng ban tæ chøc c¸n bé chÝnh phñ. Tæng gi¸m ®èc: ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña Tæng c«ng ty theo chÕ ®é thñ tr­ëng, lµ ®Ëi diÖn ph¸p nh©n cña tæng c«ng ty trong quan hÖ kinh doanh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt, tr­íc héi ®ång qu¶n trÞ vÒ ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty.Tæng gi¸m ®èc do bé tr­ëng bé GTVT bæ nhiÖm theo ®Ò nghÞ cña héi ®ång bé tr­ëng, sau khi thèng nhÊt ý kiÕn víi bé tr­ëng Tr­ëng ban tæ chøc c¸n bé chÝnh phñ. Phã tæng gi¸m ®èc, kÕ to¸n tr­ëng do bé tr­ëng bé giao th«ng vËn t¶i bæ nhiÖm theo ®Ò nghÞ cña h«i ®ång qu¶ trÞ, trªn c¬ së ®Ò xuÊt cña Tæng gi¸m ®èc. Tæ chøc doanh nghiÖp Tæng c«ng ty theo h×nh thøc : Quèc doanh. Doanh nghiÖp cã tr¸ch nhiÖm lµm ®Çy ®ñ c¸c thñ tôc vÒ ®¨ng ký kinh doanhvµ ho¹t ®éng theo ®óng ph¸p luËt. s¬ ®å bé m¸y tæ chøc vµ qu¶n lÝ ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8. (Xem trang sau) héi ®ång qu¶n trÞ tæng gi¸m ®èc c¸c phã tæng gi¸m ®èc Phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng KÕ ho¹ch tiÕp thÞ Phßng Tæ chøc lao ®éng Phßng VËt t­ thiÕt bÞ Phßng Dù ¸n c«ng nghÖ V¨n phßng C«ng ty XDCTGT 810 C«ng ty XDCTGT 874 C«ng ty XDCTGT 873 C«ng ty XDCTGT 829 C«ng ty XDCTGT 875 C«ng ty XDCTGT 838 C«ng ty XDCTGT 842 C«ng ty XDGT ViÖt-Lµo C«ng ty x©y dùng miÒn t©y C«ng ty t­ vÊn XDGT 8 C«ng ty XD cÇu 75 C«ng ty vËt t­ vµ x©y c«ng tr×nh C«ng ty XDCTGT 872 C«ng ty XDCTGT 889 C«ng ty XDCTGT 892 C«ng ty XDCTGT 820 Trung t©m QHQT vµ ®Çu t­ C«ng ty VCKDL vµ TAXI Trung t©m §TKTNV 8 Trung t©m y tÕ giao th«ng 8 Chi nh¸nh miÒn t©y Chi nh¸nh phÝa Nam Chi nh¸nh t¹i Lµo Chi nh¸nh T©y B¾c C¸c ban ®iÒu hµnh dù ¸n C¸c ®¬n vÞ thµnh viªn: STT Tªn ®¬n vÞ Chøc n¨ng nhiªm vô H¹ng DN Trô së I ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc 1 C«ng ty XDCTGT 810 XD ®­êng bé vµ c¸c c«ng tr×nh kh¸c ngoµi nh­: XD c¸c c«ng tr×nh d©n dông, ®iÖn, thuû lîi, quèc phßng, s©n bay, c¶ng biÓn. H¹ng 1 Hµ néi 2 C«ng ty XDCTGT 874 nt H¹ng 1 NghÖ An 3 C«ng ty XDCTGT 873 nt H¹ng 1 Hµ néi 4 C«ng ty XDCTGT 829 nt H¹ng 1 Hµ néi 5 C«ng ty XDCTGT 872 nt H¹ng 2 Hµ néi 6 C«ng ty XDCTGT 838 nt H¹ng 2 Thanh Ho¸ 7 C«ng ty XDCTGT 842 nt H¹ng 2 Hµ néi 8 C«ng ty XDCTGT 875 nt H¹ng 2 Hµ néi 9 C«ng ty XDCTGT 892 nt H¹ng 2 Hµ néi 10 C«ng ty XDCTGT 889 nt H¹ng 2 Hµ néi 11 C«ng ty XDCTGT 820 nt H¹ng 2 Nam Hµ 12 C«ng ty XD MiÒn T©y nt H¹ng 2 Hµ néi 13 C«ng ty XDCTGT ViÖt-Lµo nt H¹ng 2 Hµ néi 14 C«ng ty vËt t­ vµ XDCT nt H¹ng 2 Hµ néi 15 C«ng ty x©y dùng cÇu 75 X©y dùng cÇu, ®­êng bé H¹ng 2 NghÖ An 16 C«ng ty t­ vÊn XDCTGT 8 T­ vÊn KSTK vµ XDCT H¹ng 2 Hµ néi II §¬n vÞ h¹ch to¸n phô thuéc 1 C«ng ty vËn chuyÓn kh¸ch du lÞch vµ taxi Kinh doanh vËn chuyÓn kh¸ch du lÞch vµ taxi Hµ néi 2 Trung t©m quan hÖ quèc tÕ vµ ®Çu t­ kinh doanh th­¬ng m¹i t­ vÊn ®Çu t­ XDCT Hµ néi 3 Trung t©m y tÕ GT 8 ®iÒu d­ìng, kh¸m ch÷a bÖnh Thanh Ho¸ 4 Trung tam ®µo t¹o kÜ thuËt vµ nghiÖp vô 8 §µo t¹o kÜ thuËt nghiÖp vô vµ thùc nghiÖm XDCT Hµ néi III Chi nh¸nh tiÕp thÞ, XDCT 1 T¹i TP Hå ChÝ Minh nt 2 T¹i MiÒn Trung nt 3 T¹i Vieng ch¨n (Lµo) nt 4 T¹i S¬n La (T©y B¾c) nt IV Liªn doanh 1 Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh GT8 X©y dùng c«ng tr×nh Hµ néi 2 C«ng ty liªn doanh H÷u NghÞ S¶n xuÊt vËt liÖu vµ XDCT H¶i D­¬ng Ii. bè trÝ lao ®éng cña tæng c«ng ty x©y dùng giao th«ng 8: II.1. C¬ cÊu nh©n sù: Lao ®éng hiÖn cã cña tæng c«ng ty ®Õn ngµy 31/12/2000 lµ:7548 ng­êi Trong ®ã: Lao ®éng trong dµi h¹n :4598 ng­êi. - Hîp ®éng ng¾n h¹n :2958 ng­êi ChÊt l­îng lao ®éng trong dµi h¹n: - Tr×nh ®é ®¹i häc, cao ®¼ng chiÕm :20,83% - Tr×nh ®é trung häc chiÕm :11,68% - C«ng nh©n kü thuËt chiÕm :44,5% Lao ®éng phæ th«ng vµ lao ®éng kh¸c chiÕm:22.99% Nh­ vËy lao ®éng trÝ tuÖ vµ lao ®éng kü thuËt cña Tæng c«ng ty chiÕm:77,01% - §©y lµ nguån nh©n lùc v« cïng quý gi¸ ®­îc ph©n bæ t­¬ng ®èi ®ång ®Òu vµ hîp lý tõ c¬ quan v¨n phßng Tæng c«ng ty ®Õn c¸c c«ng ty thµnh viªn vµ trùc tiÕp ®Õn c¸c tæ ®«i s¶n xuÊt kinh doanh t¹o ra søc m¹nh tæng hîp. II.2. S¾p xÕp bè trÝ lao ®éng: · ¦u ®iÓm næi bËt trong c«ng t¸c lao ®éng nh÷ng n¨m qua ®· quan t©m ®Õn lùc l­îng c¸n bé khoa häc kü thuËt ®­îc ®µo t¹o chÝnh quy qua c¸c tr­êng ®©i häc chuyªn ngµnh. - ViÖc thùc hiÖn ®µo t¹o vµ ®Ço tao l¹i ®­îc quan t©m s©u s¾c vµ ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ to lín,®· tæ chøc ®­îc nhiÒu kho¸ ®µo t¹o t¹i chøc tai tr­êng §¹i häc GTVTvíi sè häc viªn ®¸p øng ®­îc yeeu cÇu vµ nhiÖm vô tr­íc m¾t vµ l©u dµi cña tæng c«ng ty. - ViÖc bè trÝ s¾p xÕp lao ®éng hiÖn nay hîp lý: Bè trÝ c¸n bé cã c«ng hiÕn l©u n¨m, cã nhiÒu kinh nghiÖm nhiÖt t×nh trong c«ng t¸c, bè trÝ c¸n bé cã tr×ng ®é n¨ng lùc phï hîp vµ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu nhiÖm vô giao phã, kÕt hîp chÆt chÏ lùc l­îng c¸n bé ®­îc ®µo t¹o ®Çu ®ñ cã nhiÒu kinh nghiÖm thùc tiÔn ®Ó n¨ng cao hiÖu qu¶ cña c¸n bé. · Bªn c¹nh ­u ®iÓm trong c«ng t¸c c¸n bé cña tæng c«ng ty cßn cã mÆt yÕu ®iÓm lµ: Nh×n chung sè c¸n bé cã tr×nh ®é trung, cao cÊp nhiÒu nh­ng ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu. HiÖn nay tæng c«ng ty cßn thiÕu nh÷ng chuyªn gia ®Çu ngµnh giái vÒ lÜnh vùc qu¶n lý kinh tÕ, giái vÒ chuyªn m«m kü thuËt nghiÖp vô. iii. Ho¹t ®éng cu¶ tæng c«ng ty: III.1. C¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ: - C«ng nghiÖp d©n dông. T­ vÊn ®Çu t­ x©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng vµ ®Çu t­ ph¸t triÓn s¶n xuÊt. X©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng. S¶n xuÊt vËt liÖu x©y dùng, ®å méc, cÊu kiÖn bª t«ng. XuÊt nhËp khÈu vµ kinh doanh ®Çu t­ thiÕt bÞ GTVT, tin häc. Kinh doanh nhµ nghØ, kh¸ch s¹n, phßng lµm viÖc. X©y dùng c¸c c«ng tr×nh thuû lîi, quèc phßng, ®iÖn. Kinh doanh vËn chuyÓn kh¸ch du lÞch vµ taxi. XuÊt nhËp khÈu m¸y mãc thiÕt bÞ chuyªn dïng vµ lao ®éng. III.2. KÕt qu¶ ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty: Thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña Tæng c«ng ty Theo sè liÖu tæng hîp b¸o c¸o cña c¸c c«ng ty thµnh viªn thÝ kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña Tæng c«ng ty ®¹t ®­îc lµ: N¨m Gi¸ trÞ tæng s¶n l­îng (§¬n vÞ tÝnh:tû ®ång) TH/KH (%) KÕ ho¹ch Thùc hiÖn 1999 850 1001,412 117,813% 2000 1100 1234,983 112,271% Nh×n chung vÒ s¶n l­îng trong hai n¨m gÇn ®©y Tæng c«ng ty ®Òu hoµn thµnh v­ît møc kÕ ho¹ch cña Nhµ n­íc giao theo kÕ ho¹ch cña n¨m 1999 lµ: 850 tû ®ång, ®¹t 1001,412 tû ®ång, t¨ng17,81%vµ kÕ ho¹ch cña n¨m 2000lµ: 1100 tû ®ång, ®¹t 1234,983 tû ®ång, t¨ng12,271%. Do gi¸ trÞ s¶n l­îng thùc tÕ cña tæng c«ng ty t¨ng lªn dÉn ®Õn n¨ng xuÊt lao ®éng cña tæng c«ng ty còng t¨ng lªn ®ång thêi thu nhËp b×nh qu©n ®Çu ng­êi ®­îc n©ng lªn n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. N¨m 1999 thu nhËp b×nh qu©n 1ng­êi/1th¸ng lµ:960.000®ång. N¨m 2000 thu nhËp b×nh qu©n 1ng­êi/1th¸ng lµ:1100.000 ®ång. §©y lµ kÕt qu¶ to lín mµ tæng c«ng ty ®· hoµn thµnh môc tiªu hµng n¨m, s¶n l­îng hµng n¨m ngµy cµng t¨ng so víi kÕ ho¹ch lµ do Tæng c«ng ty ®· th¾ng ®­îc nhiÒu thÇu c«ng tr×nh mang tÇm cì quèc tÕ vµ c«ng tr×nh träng ®iÓm cña ®Êt n­íc. PhÇn II Tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña v¨n phßng tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 V¨n phßng lµ mét bé phËn cña hµnh chÝnh häc.Nã nghiªn cø vÒ tæ chøc ho¹t ®éng cña mét bé phËn c«ng viÖc quan träng trong c«ng së nhµ n­íc vµ c¸c c¬ quan nhµ n­íc.Tæ chøc tèt ho¹t ®éng cña v¨n phßng sÏ t¹o ®­îc tr×nh ®é, n¨ng lùc cña c¸c c«ng së vµ gi¶i quyÕt tèt quan hÖ gi÷a c«ng së vµ c«ng chøc. V¨n phßng lµ bé phËn tæng hîp gióp thñ tr­ëng, ban l·nh ®¹o thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ ®iÒu hµnh c«ng viÖc cña c¬ quan, tæ chøc; trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh trong c¬ quan, ®¬n vÞ. I. Thùc tr¹ng v¨n phßng ë tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8: I.1. S¬ ®å ho¹t ®éng cña V¨n phßng Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8: V¨n phßng tæng c«ng ty hiÖn ®­îc tæ chøc gåm 9 bé phËn víi 21 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trùc tiÕp l·nh ®¹o lµ mét Ch¸nh v¨n phßng vµ mét phã v¨n phßng gióp viÖc. Tæ chøc v¨n phßng tæng c«ng ty x©y dùng giao th«ng 8 ®­îc kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau: Phã v¨n phßng Tæng hîp V¨n th­ l­u tr÷ Th«ng tin liªn l¹c. Qu¶n trÞ Tæ b¶o vÖ th­êng trùc Tæ xe TiÕp kh¸ch T¹p c«ng Quay camera vµ photocopy Ch¸nh v¨n phßng I.2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña v¨n phßng tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8: C¨n cø th«ng t­ sè 04/1998/TB-BL§TBXH ngµy 04 th¸ng 4 n¨m 1998 cña Bé Lao ®éng Th­¬ng binh vµ X· héi h­íng dÉn x©y dùng tiªu chuÈn vµ thi n©ng ng¹ch viªn chøc chuyªn m«n nghiÖp vô trong doanh nghiÖp nhµ n­íc kÌm theo b¶n tiªu chuÈn viªn chøc chuyªn m«n nghiÖp vô dïng ®Ó x©y dùng tiªu chuÈn c¸c chøc danh viªn chøc. C¨n cø ®iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®äng cña Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 theo quyÕt ®Þnh sè 2667/Q§-TCCB-L§ ngµy 7 th¸ng 10 n¨m 1996 cña bé tr­ëng Bé Giao th«ng VËn t¶i vµ h­íng dÉn sè 277VB/TCCB-L§ ngµy 9 th¸ng 6 n¨m 1999 cña Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8. V¨n phßng cña Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 x©y dùng chøc n¨ng, nhiÖm vô, tiªu chuÈn viªn chøc vµ ®Þnh biªn tr×nh chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ vµ Tæng gi¸m ®èc duyÖt nh­ sau: 1. Chøc n¨ng: V¨n phßng Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8 cã chøc n¨ng tham m­u gióp viÖc cho héi ®ång qu¶n trÞ vµ Tæng gi¸m ®èc trong qu¶n lý, ®iÒu hµnh c«ng viÖc vÒ c¸c mÆt cô thÓ sau: 1. Tæng hîp t×nh h×nh chung cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®Ó b¸o c¸o víi l·nh ®¹o Tæng c«ng ty chØ ®¹o qu¶n lý, ®iÒu hµnh mäi c«ng viÖc cña Tæng c«ng ty. 2. Tæ chøc c¸c cuéc héi nghÞ cña Tæng c«ng ty c¸c ngµy lÔ lín cña Tæng c«ng ty, c¸c cuéc ký kÕt c¸c hîp ®ång trong vµ ngoµi n­íc, tæ chøc c¸c lÔ khëi c«ng, ®äng thæ, kh¸nh thµnh c¸c dù ¸n, mêi vµ ®ãn tiÕp kh¸ch trong n­íc vµ ngoµi n­íc dù c¸c héi nghÞ vµ ngµy lÔ trªn cña Tæng c«ng ty. Gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®èi néi vµ ®èi ngo¹i cña Tæng c«ng ty. 3. Tæ chøc qu¶n lý hµnh chÝnh tõ Tæng c«ng ty ®Õn c¸c c«ng ty ®¬n vÞ trùc thuéc. - Qu¶n lý c«ng v¨n giÊy tê ®i, ®Õn vµ hå s¬ l­u tr÷ tµi liÖu theo chøc n¨ng ngµnh däc c¨n cø theo ®iÒu lÖ v¨n th­ l­u tr÷ cña nhµ n­íc vµ ph¸p lÖnh l­u tr÷ quèc gia. - Thõa lÖnh Tæng gi¸m ®èc ký sao lôc c¸c v¨n b¶n ph¸p quy cña nhµ n­íc cã liªn quan ®Õn viÖc ®iÒu hµnh c«ng viÖc cña Tæng c«ng ty, gi¶i quyÕt cÊp giÊy tê nèi trªn. 4. Tæ chøc, qu¶n lý m¹ng l­íi th«ng tin liªn l¹c toµn Tæng c«ng ty. 5. Tæ chøc chØ ®¹o c«ng t¸c y tÕ cña Tæng c«ng ty, phßng bÖnh ch¨m sãc søc khoÎ ban ®Çu cho CBCNV vµ chØ ®¹o theo ngµnh däc cña tæ chøc y tÕ. Tham m­u cho l·nh ®¹o Tæng c«ng ty vµ thñ tr­ëng c¬ quan ®Ó gi¶i quyÕt c«ng t¸c trong c¬ quan nh­ sau: 6. Tæ chøc th­êng trùc vµ b¶o vÖ c¬ quan gi÷ v÷ng an toµn trËt tù vµ an ninh trong c¬ quan. §¶m b¶o cho c¬ quan lµm viÖc ®­îc duy tr×. - Qu¶n lý vµ tæ chøc bè trÝ s¾p xÕp l¸i xe phôc vô tè c«ng t¸c cho l·nh ®¹o vµ c¸c phßng ®i c«ng t¸c. - Nghiªn cøu bè trÝ s¾p xÕp n¬i lµm viÖc trong c¬ quan. 2. NhiÖm vô: NhiÖm vô chÝnh cña v¨n phßng tæng c«ng ty gåm: 1. Theo dâi tæng hîp mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña tæng c«ng ty hµng th¸ng, hµng quý hµng n¨m.Vµo ngµy cuèi th¸ng nhËn b¸o c¸o cña c¸c c«ng ty, ®¬n vÞ trùc thuéc vÒ c¸c lÜnh vùc : - Thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh - T×nh h×nh ho¹t ®éng chung cña ®¬n vÞ. - Nh÷ng v­íng m¾c vµ ®Ò nghÞ víi tæng c«ng ty gióp ®ì,gi¶i quyÕt §Çu th¸ng tr×nh nh÷ng vÊn ®Ò lªn chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ vµ Tang gi¸m ®èc gi¶i quyÕt. 2. X©y dùng lÞch lµm viÖc hµng tuÇn cña Chñ tÞch H§QT vµ Tang gi¸m ®èc. 3. Th«ng b¸o vµ mêi dù héi nghÞ s¬ tæng kÕt,c¸c cuéc giao ban vµ häp ®ét xuÊt cña l·nh ®¹o tæng c«ng ty.Tham gia vµ nghi chÐp biªn b¶n c¸c cuéc häp gioa ban cña H§QT, cña Tæng gi¸m ®èc Th«ng b¸o kÕt luËn nh÷ng vÊn ®Ì quan träng cña H§QT,cña Tæng gi¸m ®èc ®Ó c¸c bé phËn cã liªn quan thùc hiÖn. - C¸c cuéc häp hoÆc tËp huÊn chuyªn ®Ò do c¸c phßng chøc n¨ng tæ chøc ph¶i ®­îc l·nh®¹o tæng c«ng ty duyÖt vµ ®ång ý vµ v¨n phßng th«ng b¸o mêi c¸c thµnh phÇn dù häp. 4. LËp dù to¸n vµ thuª m­ín hé tr­êng,®Þa ®iÓm ®Ó tæ chøc c¸c cô«c héi nghÞ, c¸c ngµy lÔ lín cña tæng c«ng ty,vµ ký kÕt hîp ®ång dù ¸n,lÔ khëi c«ng ®énthæ vµ lÔ kh¸nh thµnh dù ¸n. 5. TiÕp nhËn c«ng v¨n giÊy tê ë c¸c n¬i göi ®Õn, c¨n cø theo tÝnh chÊt c¸c lo¹i c«ng v¨n tr×nh l·nh ®¹o Tæng c«ng ty råi tiÕp nhËn l¹i sau khi cã ý kiÕn gi¶i quyÕt cña l·nh ®¹o ®Ó ph©n phèi cho c¸c phßng nghiÖp vô ®¶m b¶o chÝnh x¸c, kÞp thêi, nhanh chãng. 6. Theo dâi, ®«n ®èc gi¶i quyÕt c«ng v¨n giÊy tê göi ®i, cã biÖn ph¸p gióp l·nh ®¹o Tæng c«ng ty vµ c¸c phßng nghiÖp vô gi¶i quyÕt tpèt c«ng v¨n giÊy tê ®¶m b¶o tÝnh th¬× gian vµ ®óng víi qui ®Þnh,thñ tôc nguyªn t¾c hµnh chÝnh. Ph¸t hiÖn vµ cã biÖn ph¸p uèn n¾n kÞp thêi nh÷ng tr­êng hîp sai sãt. “TÊt c¶ c«ng v¨n ®i do thñ tr­ëng, phã thñ tr­ëng c¬ quan ký ®Òu ph¶i ®­îc ch¸nh, phã v¨n phßng xem xÐt vÒ c¸c mÆt thñ tôc, thÓ thøc tr­íc khi ®­a ký vµ ®­a göi” (§iÒu 11 - §iÒu lÖ vÒ c«ng v¨n giÊy tê, c«ng t¸c l­u tr÷). 7. NhËn c¸c b¶n th¶o c«ng v¨n cña c¸c phßng nghiÖp vô lý duyÖt cho ®¸nh m¸y vµ photocopy. ChØ gi¶i quyÕt cho ®¸nh m¸y vµ photocopy c¸c b¶n th¶o cã ch÷ ký mòi cña c¸c ®ång chÝ l·nh ®¹o phßng vµ ®· ®­îc l·nh ®¹o Tæng c«ng ty duyÖt phª chuÈn. 8. TiÕp nhËn c«ng v¨n hå s¬ l­u tr÷ cña c¸c ®¬n vÞ trong toµn Tæng c«ng ty. H­íng dÉn chØ ®¹o c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Tæng c«ng ty vÒ mÆt nghiÖp vô v¨n th­ l­u tr÷. 9. Qu¶n lý tèt giÊy giíi thiÖu, giÊy ®i ®­êng vµ c¸c giÊy tê c«ng v¨n kh¸c thuéc ph¹m vi v¨n b¶n ph¸p qui cña nhµ n­íc. - Qu¶n lý sö dông c¸c lo¹i con dÊu cña Tæng c«ng ty theo ®óng chÕ ®é vµ ®iÒu lÖ cña v¨n th­ l­u tr÷ vµ nhÞ ®Þnh 62 cña chÝnh phñ. 10. Sao l¹i c¸c v¨n b¶n ph¸p qui cña nhµ n­íc cã liªn quan ®Õn Tæng c«ng ty ®Ó h­íng dÉn c¸c c«ng ty ®¬n vÞ thùc hiÖn. 11. Qu¶n lý nhµ n­íc, tµi s¶n cña c¬ quan bao gåm nh­ng trang thiÕt bÞ phôc vô lµm viÖc sinh ho¹t trong c¬ quan. - Cã kÕ ho¹ch söa ch÷a nhµ cöa, bµn ghÕ, tñ, m¸y ®iÒu hoµ, m¸y vi tÝnh, xe « t«, n­íc trong c¬ quan. Trang bÞ mua s¾m thay thÕ bµn ghÕ tñ ®· h­ háng. 12. LËp kÕ ho¹ch dù to¸n chi tiªu hµng n¨m cho c¬ quan bao gåm chi tiªu trong c¸c cuéc héi nghÞ, tiÕp kh¸ch, mua s¾m trang thiÕt bÞ cho c¬ quan vµ söa ch÷a lín cho c¬ quan hµng n¨m, hµng quý vµ ®ét xuÊt. - Ký kÕt c¸c hîp ®ßng söa ch÷a c¶i t¹o nhµ lµm viÖc, « t« con, thuª m­ín héi tr­êng, ®Þa ®iÓm phôc vô cho héi nghÞ vµ c¸c lÔ lín. 13. §¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c kÞp thêi chÝnh x¸c, bÝ mËt gi÷a Tæng c«ng ty víi c¸c chóng t«i ®¬n vÞ trùc thuéc ®Ó gióp cho l·nh ®¹o Tæng c«ng ty chØ ®¹o ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc kÞp thêi, h­íng dÉn vÒ mÆt nghiÖp vô cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vÒ qu¶n lý, sö dông m¹ng v« tuyÕn ®iÖn. - Theo dâi vµ qu¶n lý Fax ®i, ®Õn cña Tæng c«ng ty. - Quan hÖ víi c¸c c¬ quan:trung t©m tÇn sè, tæng côc b­u ®iÖn, Bé Néi vô(A22) ®Ó in phÐp, gia h¹n giÊy phÐp vµ qu¶n lý th«ng tin liªn l¹c tõ tæng c«ng ty ®Õn c¸cc c«ng ty ®¬n vi trùc thuéc. 14. Cã kÕ ho¹ch chØ ®¹o c«ng t¸c y tÕ cña Tæng c«ng ty.Theobdâi vµ th«ng b¸o kÞp thêi c¸c ®ît dÞch bÖnh ph¸t sing ®Ó chØ ®¹o c¸c ®¬n vÞ phßng chèng dÞch bÖnh, vÖ sinh m«i tr­êng,gi¶i quýet tèt bÖnh nghÒ nghiÖp, bÖnh x· héi.Theo dâi vµ ch¨m sãc søc khoÎ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn c¬ quan. 15. Lµm tèt c«ng t¸c th­êng trùc vµ b¶o vÖ c¬ quan. Qu¶n lý vµ theo dâi,ph©n lo¹i kh¸ch ®Õn lµm viÖc víi l·nh ®¹o Tæng c«ng ty vµ c¸c phßng chøc n¨ng, c¸c c¬ quan ®oµn thÓ cña Tæng c«ng ty - TuÇn tra kiÓm so¸t ®Ó gi÷ v÷ng an ninh, trËt tù an toµn x· héi vµ phßng trèng ho¶ ho¹n, c¸c tÖ n¹n cê b¹c, r­îu chÌ bª tha trong c¬ quan Tæng c«ng ty. 16. Qu¶n lý tèt xe « t« con cña v­¨n phßng Tæng c«ng ty. Bè trÝ s¾p xÕp ph­¬ng tiÖn « t« phôc vô cho l·nh ®¹o vµ c¸c c¬ quan ®oµn thÓ, c¸c phßng chøc n¨ng nghiÖp vô ®i c«ng t¸c ®­îc kÞp thêi. 17. Söa ch÷a xe « t«, ®iÖn, n­íc trong c¬ quan kÞp thêi ®¸p øng cho lµm viÖc trong ngµy cña c¬ quan. Phôc vô video cho c¸c cuéc héi nghÞ, ngµy lÔ cña Tæng c«ng ty. 18. §¶m b¶o vÖ sinh khu vùc c¬ quan s¹ch sÏ, ®¸p øng cho lµm viÖc cña c¬ quan. III. T×nh h×nh ho¹t ®éngcña v¨n phßng Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8: Víi chøc n¨ng nhiÖm vô cña v¨n phßng Tæng c«ng ty x©y dùng c«ng tr×nh giao th«ng 8, trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn cña m×nh, v¨n phßng ®· tham m­u gióp cho héi ®ång qu¶n trÞ, ban tæng gi¸m ®èc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ tÝch cùc Tæ chøc v¨n phßng bao gåm 9 bé phËn víi 21 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trùc tiÕp l·nh ®¹o lµ mét ch¸nh v¨n phßng vµ mét phã v¨n phßng gióp viÖc. VÒ c«ng t¸c tæng hîp cho l·nh ®¹o : Träng t©m cña mÆt c«ng t¸c nµy lµ x©y dùng viÖc chØ ®¹o thùc hiÖn c¸c chñ tr­¬ng cña tæng c«ng ty, cô thÓ lµ gióp l·nh ®¹o c¬ quan x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch, truyÒn ®¹t kÞp thêi c¸c quyÕt ®Þnh, kiÓm tra c¸c ®¬n vÞ trong viÖc triÓn khai, thùc hiÖn c¸c chñ tr­¬ng