Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và phân tích hoạt động tiêu thụ nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ tại trung tâm văn phòng

PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN VÀ PHÂN TÍCH KẾT QUẢ THỤ TẠI DOANH NGHIỆP I.>Hoạt động tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ hạch toán quá trình tiêu thụ 1.>Các khái niệm liên quan a.Khái niệm về tiêu thụ sản phẩm Tiêu thụ sản phẩm là quá quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá . Quá trình tiêu thụ chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ và kết thúc một vòng luân chuyển vốn. b . Một số khái niệm về phuơng thức tiêu thụ sản phẩm b.1 Phương thức tiêu thụ trực tiếp (nhận hàng) Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho hoặc các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp .Sản phẩm phẩm sau khi giao cho khách hang được coi là tiêu thụ và quyền sở hửu những sản phẩm nay thuộc về người mua b.2 Phương thức tiêu thụ chuyển hàng theo hợp đồng : Là phương thức bên bán chuyển hàng cho bên mua theo điạ điểm ghi trong hợp đồng và số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp .Khi số hàng này được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng đó được coi là tiêu thụ. b.3 Phương thức bàn hàng trả góp: Là phương thức bán hàng mà khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng đó được xác định là tiêu thụ và người mua sẽ thanh toán ngay lần đầu tại thời điiểm mua một phần số tiền phải trả, phần còn lại trả dần nhiều kỳ vầ phải chịu một lãi xuất nhất định .Thông thường số tiền trả ở các kỳ bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và phấn lãi trả chậm. b.4 Các trường hợp tiêu thụ khác +Đem sản phẩm đi biếu tặng : Có thể biếu tặng trong nội bộ, các khách hàng .. + Sử dụng sản phẩm hàng hoá để thanh toán tiền lương ,tiền thưởng cho nhân viên. +Đem sản phẩm đổi lấy vật tư, hàng hoá khác hoặc cung cấp sản phẩm ,hàng hoá theo yêu cầu của Nhà nước. c.> Khái niệm về các chỉ tiêu phản ánh doanh thu +Doanh thu tiêu thụ : Là tổng giá trị sản phẩm hàng hóa đã cung ứng cho khách hàng. +Chiết khấu thương mại : Là khoản chiết khấu mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua do việc người mua đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá ) dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua bán hàng . + Giảm giá hàng bán : Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua trên gíá đã thoả thuận (ghi trên hoá đơn ,hợp đồng kinh tế ) do hàng kém phẩm chất ,không đúng quy cách chủng loại, thời hạn qui định trong hợp đồng kinh tế .Hoặc ưu đãi khách hàng mua sản phẩm của doanh nghiệp với khối lượng lớn . +Doanh thu hàng bán bị trả lại :Là giá trị tính theo giá bán đã ghi sổ của số sản phẩm, hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do vi phạm các diều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách chủng loại . + Các loại thuế giảm trừ doanh thu -Thuế xuất khẩu , thuế tiêu thụ đặt biệt, thuế giá thị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. đ >Khái niệm về giá vốn hàng bán Là toàn bộ các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm hàng hoá (dịch vụ) và chỉ phát sinh khi các quá trình tiêu thụ sản phẩm. e.> Khái niệm liên quan đến lợi nhuận + Lợi nhuận gộp : Là phần lợi nhuận cuả doanh thu thuần khi trừ đi giá vốn hàng bán LN gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán + Lợi nhuận hoạt động tiêu thụ (lợi tức ) : Là phần lợi nhuận sau khi trừ đi chi phí bán hàng và quản ly doanh nghiệp. * Chi phí bán hàng : Là những chi phí phát sinh do có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm ,hàng hoá ,lao vụ dịch vụ trong kỳ như: tiền lương, trích bảo hiểm xã hội và các chi phí khác bằng tiền . * Chi phí quản lý doanh nghiệp : Là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra cho từng hoạt động của doanh nghiệp chi phí quản lý bao gồm :Chi phí quản lý kinh doanh , quản lý hành chính và chi phí chung khác . 2> Vai trò ,ý nghĩa của hoạt động tiêu thụ và các nhân tố liên quan đến hoạt động tiêu thụ trong doanh nghiệp a>Vai trò ý nghĩa của hoạt động tiêu thụ a.1>Vai trò ý nghĩa đối với doanh nghiệp -Đối với một doanh nghiệp tiêu thụ có vai trò quan trọng, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững mạnh thì hoạt động tiêu thụ phải mạnh và luôn tìm phương hứơng, hoạch định chiến lược tiêu thụ đúng. - Tiêu thụ hàng hoá là hoạt động tiêu thụ chính của doanh nghiệp do đó có ý nghĩa rất lớn đối với sự tồn tại của doanh nghiệp mà đặc biệt là doanh nghiệp thương mại bởi tất cả hoạt động của doanh nghiệp đều nhằm tới mục đích là tím kiếm thị trường tiêu thụ chính của hàng hoá , tiêu thụ mới mang lại lợi nhuận chính của doanh nghiệp .Còn đối với doanh nghiệp sản xuất thì tiêu thụ cũng đóng vai trò quan trọng vì nó là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh do đó có tiêu thụ mới thu hồi vốn trong sản xuất đem lại lợi nhuận ,vi vậy mới có diều kiện mở rộng sản xuất kinh doanh .Đồng thời thông qua hoạt động tiêu thụ mới có thể biêt được sản phẩm của mình có được thị trường chấp nhận hay không có những điểm mạnh điểm yếu ra sao để có thể khắc phục và biết đươc mặt hàng như thế nào thì có thể đáp ứng nhu cầu thị trường. -Tất nhiên trong điều kiện cạnh tranh của nền kinh tế thi trường hiện nay một doanh nghiệp tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải tiến hành nhiều hoạt động khác nhau như: Hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá hoạt động tài chính và các hoạt động khác nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh vẫn là hoạt động chính do đó hoạt động tiệu thụ hàng hoá vẫn quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp . a.2>Vai trò ý nghĩa đối với nền kinh tế - Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay hàng hoá sản xuất ra không những phục vụ nhu cầu trong nước mà còn chủ yếu là xuất khẩu do đó hoạt động tiêu thụ là khâu quan trọng đối với nền kinh tế tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của đất nươc mạnh làm cho vị thế của nước đó trên thị trường thế giới vững mạnh .Tiêu thụ mới giúp quá trình tái sản xuất được tiếp tục,kết nối chặt chẽ giữa sản xuất và tiêu dùng tạo ra sự cân đối cung cầu .Thông qua tiêu thụ mới phát hiện nhu cầu của người tiêu dùng như thế nào và sản xuất để thoả mãn nhu cầu tiêu dùng đó và thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của các tổ chức kinh tế tham gia trong nền kinh tế . b.>Các nhân tố tác động đến hoạt động tiêu thụ trong doanh nghiệp b.1>Các nhân tố thuộc về bản thân doanh nghiệp - Sản lượng tiêu thụ - Hình thức tổ chức kênh phân phối - Tổ chức công tác cổ động, hình ảnh doanh nghiệp b2.>Các nhân tố thuộc về các doanh nghiệp thương mại Sản phảm thay thế Tình hình cung cấp đầu vào của nhà cung cấp Tình hình tiêu thụ của các công ty đối thủ cạnh tranh Sự gia nhập b3>.Các nhân tố thuộc về hành vi của người mua Nhu cầu người tiêu dùng thay đổi b4>Các nhân tố thuộc về Nhà nước -Chính sách giá cả của nhà nước :Tác động đến chi phí đầu vào của doanh nghiệp do đó tác động đến tình hình tiêu thụ của doanh nghiệp . -Chính sách tiền lương của nhà nước: Nếu Nhà nước tăng hoặc giảm lương của cán bộ Nhà nước thì tiêu dùng cũng thay đổi do đó tình hình tiêu thụ của doanh nghiệp cũng thay đổi. -Chính sách thuế thay đổi làm giá hàng hoá thay đổi do đó làm cho tinh hình tiêu thụ thay đổi 3> Nhiệm vụ của hạch toán quá trình tiêu thụ và nhiệm vụ của quá trình phân tích quá trình tiêu thụ a.Nhiệm vụ của hạch toán quá trình tiêu thụ : Từ những ý nghĩa của hoạt động tiêu thụ thì hạch toán quá trình tiêu thụ có những ý nghĩa sau : -Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xuất bán hàng hoá sản phẩm ,lao vụ dịch vụ và tính chính xác các khoản giảm trừ doanh thu và thanh toán với ngân sách các khoản thuế phải nộp , đồng thời thông qua đó thể hiện được lượng hàng tồn kho -Hạch toán xác định chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả tiêu thụ doanh nghiệp -Lập các báo cáo nhằm cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan .Định kỳ tiến hành phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đối với hoạt động bán hàng phân phối kết qủa . Thực hiên tốt các nhiệm vụ này sẽ đem lại hiệu quả thiết thực đối với hoạt động tiêu thụ nói riêng và cho các hoạt động kinh doanh của công ty nói chung. b>Nhiệm vụ của phân tích tiêu thụ Từ những ý nghĩa của hoạt động tiêu thụ phân tích hoạt động tiêu thụ có những nhiệm vụ sau : -Đánh giá đúng đắn tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá về mặt số lượng ,chất lượng ,nhom hàng và tính kịp thời của việc tiêu thụ .Tìm nguyên nhân và xác định các nhân ảnh hưởng đến kết quả tiêu thụ -Phân tích các mô hình kiểm soát hàng tồn kho,xác định các điểm đặt hàng thích hợp và mức tồn kho an toàn ,trên cơ sở đó xác định khối lượng sản phẩm hàng hoá cần thiết để đap ứng kịp thời cho tiêu thụ -Trên cơ sở phân tích đánh giá trên đề ra các biện pháp cụ thể ,tích cực phù hợp với điều kiện thực tế, nhằm khai thác mọi tiềm năng sẵn có để không ngừng tăng thêm khối lượng tiêu thụ và nâng cao lợi nhuận và danh tiếng cho doanh nghiệp II> Nội dung hach toán kết quả tiêu thụ và xácđịnh kết quả tiêu thụ 1> Chứng từ và tài khoản sử dụng a.>Chứng từ hạch toán tiêu thụ +Đối với bán buôn :Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán lâp hoá đơn bán hàng (nếu doanh nghiệp nộp thuế gtgt theo phương pháp trực tiếp)hay hoá đơn gtgt(nếu doanh nghiệp nộp thuế gtgt theo phương pháp khấu trừ )và lập phiếu xuất kho (nếu bán hàng qua kho )hoá đơn được lập thành 3hay 2 liên tuỳ theo yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào hoá dơn và phiếu xuất kho để ghi sổ về doanh thu và các sổ có liên quan đến hàng hoá bán ra Trình tự luân chuyển +Đối với trường hợp bán lẻ: Đặc điểm của bán lẻ là tổng giá trị bán thấp ,do đó khi bán với giá tri bán lẻ dưới mức qui định thì không phải lập hoá đơn nhưng phải lập bảng kê bán lẻ theo quy định và lập định kỳ cuối ngày hoặc tuỳ theo quy định của doanh nghiệp Trình tự luân chuyển b.>Tài khoản sử dụng b.1>Hạch toán tiêu thụ : +Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và có các tài khoản chi tết sau:5111,5112,5113,5114, Công dụng tài khoản này để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế cùa doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu .Tài khoản này cũng phản ánh khoản trợ cấp, trợ giá của nhà nước cho doanh nghiệp nghiệp trong trường hợp cung cấp sản phẩm,hàng hoá dịch vụ theo yêu cầu của nhà nước TK511 + Thuế tiêu thụ đặc biệt ,thuế xuất khẩu phải + Tổng doanh thu hàng hoá sản nộp tinh trên doanh số bán hàng trong kỳ phẩm cung cấp lao vụ dịch +Các khoản giảm giá hàng bán vụ trong kỳ +số thu từ trợ cấp ,.trợ giá +Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản nước cho doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh + Kết chuển số thu trợ cấp trợ giá của nhà nước vào tai khoản 911 *Tài khoản này không có số dư cuối kỳ +Tài khoản 512 doanh thu nội bộ và có các tài khoản chi tiết sau:5211,5212,5213 Công dụng tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu sản phẩm hàng hoá ,dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp Kết cấu tài khoản 512 TK 512 +Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp(nếu có) +Tổng doanh thu bán hàng nội +Tổng doanh thu hàng hoá bị trả lại của doanh nghiệp trong kỳ (theo gía tiêu thụ nội bộ )khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trên khối lượng sản phẩm hàng hoá +Kết chuyển doanh thu tiêu thụ nội bộ vào tài khoản 911 tài khoản 512 không có số dư cuối ky +Tài khoản521 :Chiết khấu thương mại và có các tài khoản chi tiết sau :5211,5212,5213,5214 Kêt cấu tài khoản TK 521 Số chiếc khấu thương mại đã chấp nhận Kết chuyển toán bộ số chiếc khấu Thanh toán cho khách hàng thương mại sang tài khoản “doanh thu bán hàng” 511 +Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại Công dụng tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của sản phẩm,hàng hoá,lao vụ dich vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do : vi phạm cam kết ,vi phạm hợp đồng kinh tế,hàng hoá kém phẩm chất,không đúng quy cách ,chủng loại... Kết cấu tài khoản 531 TK 531 Doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ Kết chuyển doanh thu của số lượng hang hoá đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu trong kỳ +Tài khoản 532 giảm giá hán bán Công dụng taì khoản này dùng dể theo dõi toàn bộ khoản giảm giá hàng bán cho khách trên giá bán đã thoả thuận về các lý do thuộc về doanh nghiệp Kết cấu TK532 TK 532 Các khoản giảm giá hàng bán đẫ chấp thuận Kết chuyển các khoản giảm giá Với kháng hàng hàng bán vào doanh thu trong kỳ +Tài khoản 157:hàng gởi đi bán Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá , sản phẩm của doanh nghiệp đã gởi đi cho khách hàng ,hàng hoá nhờ bán đại lý ,ký gởi nhưng chưa xác định tiêu thụ Kết cấu tk 157 TK 157 Giá trị hàng hoá thành phẩm gởi đi cho khách Giá trị hàng hoá,thành phẩm gởi hàng hoặc nhờ bán đại lý đi bán đã xác định tiêu thụ SDCK:Giá vốn hàng hoá ,thành phẩm gởi đi cho khách hàng ,hoặc nhờ bán đai lý,ký gởi chưa xác định tiêu thụ +Tài khoản 632:giá vốn hàng bán Công dụng tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hoá ,thành phẩm lao vụ dich vụ xuất bán trong kỳ Kết cấu tài khoản 632 TK 632 +Trị giá vốn của sản phẩm,hàng hoá dịch vụ đã + Khoản hoàn nhập dự phòng tiêu thụ trong kỳ giảm giá hàng tồn kho cuối +Phản ánh chi phí nguyên vật liệu chi phí nhân năm tài chính(chênh lêch công vượt trên mức bình thường và chi phí sản số phải nộp dự phòng năm nay xuất chung cố định không phân bổ không dược nhỏ hơn số lập dư phòng tinh vào gía vốn hàng bán của kỳ kế toán năm trước) +Phản ánh hao hụt , mất mát của hàng tồn kho +Kết chuyển giá vốn của sản sau khi trừ phần bồi thườngdo trách nhiệm cá phảm hàng hoá,dịch vụ đãtiêu = +Khoản cho phí tự xây dựng ,tự chế tscđ vượt thụ trong kýang tài khoản 911 trên mức bình thường do trách nhiệm cá nhân “xác định kết qủa kinh doanh” gây ra +khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn khophỉa nộp năm naylớn hơn khoản lập dự phòng năm trước Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ Ngoài các tài khoản nói trên trong quá trình hoạch toántiêu thụ ké toán còn sử dụng tài khoản :111.,112,131,333,334,338... b.2>Tài khoản sử dụng hạch toán kết quả tiêu thụ: +Tài khoản 641:chi phí bán hàng Công dụng tài khoản dùng dể tập hợp chi phí bán hàng phat sinh như:chi phí bao gói vận chuyển bốc dỡ ,giới thiệu ,bảo hành sản phẩm,hoa hồng đại lý Kết cấu tk 641 TK 641 Chi phí bán hàng thực tế phát sinh +Tập hợp các khoản giảm chi phí Trong kỳ hàng bán +kết chuyển chi phí bán hàng vào bên nợ Tk 911 TK 641 cuối kỳ không có số dư cuối kỳ. Để phản ánh đày đủ Tk 641 có các tài khoản chi tiết sau:6411,6412,6413,6414,6415,6417,6418 +Tài khoản 642:Chi phí quản lý doanh nghiệp Công dụng dùng để tâp hơp chi phí liên quan lien quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Kết cấu: TK642 TK 642 +Tạp hợp chí quản lý doanh nghiệp phát Các khoản giảm chi phí quản lý sinh trong kỳ doanh nghiệp +Kết chuyển chi phí quản lý vào bên nợ tài khoản 911 Tài khoản này không có số dư cuối kỳ Tương tự như tai khoản 641 ,TK 642có các tài khoản chi tiết sau ::6421,6422,6423,6424,6425,6427,6428 + Tài khoản 911 :xác định kết quả tiêu thụ Công dụng Tk 911 dùng để xác định toàn bộ hoạt động sản xuât kinh doanh phát sinh trong kỳ Kết cấu 911 TK911 + Kết chuyển giá vốn sản phẩm,hàng hoá +Kết chuyển doanh thu thuàn về dich vụ đã tiêu thụ trong kỳ sản phẩm dich vụ tiêu thụ TK + Kết chuyển CPBH,CHQLDN trong kỳ + Số lãi về hoạt động tiêu thụ +Số lỗ về hoạt động tiêu thụ Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ và có thể mở chi tiết theo từng hoạt động kinh doanh 2>Trình tự hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp a >Trình tự hạch toán tiêu thụ theo phương pháp kê khai thường xuyên a2.Hạch toán doanh thu và giá vốn a.1>Phương thức tiêu thụ trực tiếp Đặc điểm: Hàng được xác định khi hàng hoá giao cho người mua tại kho hay các phân xưởng và đượckhái quát qua sơ đồ sau Tk511 Tk 111,112,131... Doanh thu bán hàng (giá có thuế) (Mặt hàng không được khấu trừ) Doanh thu bán hàng (giá chưa có thuế) Tk3331 ()(Mặt hàng được khấu trừ) Thuế gtgt đầu ra Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có Tk154,157,156 +>Phương thức chuyển hàng theo hơp đồng Đặc điểm: Khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thi mới coi là hàng hoá được tiêu thụ và trình tự hach toán như sau: +Khi xuất hàng đến người mua thì haach toán như sau: Nợ tk 157 Co tk: 154,156,155 +Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thi phản ánh doanh thu tương tự như trường hợp tiêu thụ trực tiếp và phản ánh giá vốn như sau: Nợ tk 632 Có tk 167 Kế toán phản ánh doanh thu như trường hợp trên +>Phương thức tiêu thụ qua đại lý Đặc điểm:Khi công ty giao hàng cho đại lý thì hàng hoá đươc xác định là tiêu thụ khi đai lý đã gởi hoá hơn bán hàng về ,hoặc báo cáo bán hàng Sơ đồ hạch toán như sau: TK156 TK157 Tk632