Luận văn Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật xuất nhập khẩu Trung việt

LUẬN VĂN: Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Khoa học kỹ thuật XNK Trung Việt Lời mở đầu Một doanh nghiệp dù được thành lập với mục đích hoạt động nào đều hướng tới mục tiêu tạo việc làm, nâng cao thu nhập cho người lao động, góp phần vào sự phát triển kinh tế chung của đất nước…thông qua việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong cơ chế thị trường ở Việt Nam hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt khiến cho vấn đề này càng trở nên cấp thiết. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, vươn lên phải sản xuất kinh doanh có hiệu quả và không ngừng nâng cao hiệu quả để không những tạo ra thu nhập cho mình mà còn phải chiến thắng trong cuộc cạnh tranh cho sự tồn tại và phát triển. Chính vì vậy, việc hạch toán tiền lương trong các doanh nghiệp hiện nay là rất cần thiết. Đối với doanh nghiệp thì tiền lương là một chi phí không nhỏ trong giá thành sản phẩm tạo ra, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với người lao động thì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu để đảm bảo cuộc sống và tái sản xuất sức lao động. Chính vì vậy, cần phải có một chế độ tiền lương luôn đổi mới cho phù hợp với điều kiện kinh tế, để kích thích lao động và góp phần quản lí đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận rõ tầm quan trọng của vấn đề, cùng với sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cô giáo Ngô Thị Thu Hồng và các cán bộ của Phòng kế toán, em chọn đề tài: “Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Khoa học kỹ thuật XNK Trung Việt” Nội dung nghiên cứu gồm 3 phần: Phần 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phần 2: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương toán Công ty Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Khoa học kỹ thuật XNK Trung Việt. Phần 3: Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Khoa học kỹ thuật XNK Trung Việt. Phần 1 Những vấn đề lí luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1.1. Chức năng và vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm và bản chất tiền lương: a. Khái niệm: Tiền lương là khoản thù lao lao động mà người lao động được hưởng (được trả) cho công việc đã làm nhằm bù đắp hao phí lao động và tái sản xuất sức lao động. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá, tiền lương là một bộ phận thu nhập quốc dân mà Nhà nước phân phối cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động của họ, thực chất tiền lương đã được kế hoạch hoá từ Trung ương đến địa phương. Trong nền kinh tế thị trường, quan điểm về tiền lương đang thay đổi để phù hợp với cơ chế quản lý mới, phát huy vai trò đòn bẩy của tiền lương. Trong doanh nghiệp sản xuất, tiền lương là một loại chi phí - chi phí về lao động sống - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập chính để mua tư liệu sinh hoạt, các dịch vụ cần thiết cho cuộc sống thường nhật và thoả mãn các nhu cầu về văn hoá tinh thần cho người lao động và gia đình họ. Tiền lương là phạm trù kinh tế gắn với lao động tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Tiền lương là đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động tích cực sản xuất và gắn bó với doanh nghiệp. b. Bản chất: Nếu như trong nền kinh tế bao cấp thì tiền lương không phải là giá cả sức lao động vì nó không được thừa nhận là hàng hoá - không ngang giá theo qui luật cung cầu. Thị trường sức lao động về danh nghĩa không còn tồn tại trong nền kinh tế quốc dân và phụ thuộc vào qui định của Nhà nước. Chuyển sang cơ chế thị trường buộc chúng ta có những thay đổi lại nhận thức vấn đề này. Trước hết, sức lao động là một thứ hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lượng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tư nhân mà cả công chức viên làm việc trong lĩnh vực quản lí Nhà nước, quản lí xã hội. Tuy nhiên, do đặc thù riêng trong sử dụng lao động của từng khu vực mà các quan hệ thuê mướn, mua bán hợp đồng lao động cũng khác nhau, các thoả thuận về tiền lương cũng khác nhau. Mặt khác, tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức giá cả hàng hoá sức lao động mà người lao động và người thuê lao động thoả thuận với nhau theo qui luật cung cầu, giá cả trên thị trường. Tiền lương là bộ phận cơ bản của người lao động. Tiền lương là một trong những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là một phần cấu thành chi phí nên nó được tính toán, quản lí chặt chẽ. Đối với người lao động thì tiền lương là quá trình thu nhập từ lao động của họ, là phần thu nhập chủ yếu đối với đại đa số người lao động. Do vậy, phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích cao nhất của người lao động và chính mục đích này đã taọ động lực để người lao động phát triển trình độ và khả năng lao động của mình. Cùng với tiền lương (tiền công) các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn nói trên hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Việc tính toán xác định chi phí về lao động sống dựa trên cơ sở quản lí và theo dõi quá trình huy động sử dụng lao động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tính thù lao lao động và thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động một mặt kích thích người lao động quan tâm đến thời gian kết quả lao động, mặt khác góp phần tính đúng đủ chi phí của hoạt động kinh doanh. 1.1.2. Chức năng của tiền lương: Tiền lương có 5 chức năng như sau: - Chức năng tái sản xuất sức lao động: vì nhờ có tiền lương, người lao động mới duy trì được năng lực làm việc lâu dài, sản xuất ra sức lao động mới, tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ… để đảm bảo cung cấp cho người lao động nguồn vật chất cần thiết để thực hiện quá trình tái sản xuất sức lao động. - Chức năng đòn bẩy kinh tế: tiền lương là khoản thu nhập chính, là nguồn sống chủ yếu của bản thân người lao động và gia đình họ. Vì vậy, nó là động lực kích thích họ phát huy tối đa khả năng và trình độ làm việc của mình. Trong một doanh nghiệp, nếu sử dụng công cụ tiền lương một cách hợp lẽ sẽ góp phần tăng năng suất lao động và thúc đẩy sản xuất phát triển. - Chức năng công cụ quản lí Nhà nước: Thực tế, giữa người sử dụng lao động và người lao động có những mong muốn khác nhau. Các doanh nghiệp - là người sử dụng lao động luôn muốn đạt mục tiêu giảm tối đa chi phí sản xuất. Người lao động lại muốn được trả lương cao để tái sản xuất sức lao động. Vì vậy, Nhà nước đã xây dựng các chế độ, chính sách lao động và tiền lương để làm hành lang pháp lí cho cả hai bên. - Chức năng thước đo giá trị: tiền lương biểu thị giá cả sức lao động nên có thể nói là thước đo để xác định mức tiền công các loại lao động, là cơ sở để xác định đơn giá trên 1000đ sản phẩm. - Chức năng điều tiết lao động: vì số lượng và chất lượng lao động ở các vùng, ngành là không giống nhau để tạo nên sự cân đối trong nền kinh tế quốc dân nhằm khai thác tối đa các nguồn lực, Nhà nước phải điều tiết lao động thông qua chế độ, chính sách tiền lương như bậc lương, hệ số, phụ cấp… 1.1.3 Các nguyên tắc cơ bản trong tiền lương: - Mức lương được hình thành trên cơ sở thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. - Mức lương trong hợp đồng lao động phải lớn hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước qui định. - Người lao động được hưởng lương theo năng suất lao động, chất lượng lao động và kết quả lao động - Trong việc tính và trả lương phải tuân thủ các nguyên tắc đã ghi ở điều 8 của nghị định số 26/CP ngày23/5/1995 của Chính phủ, cụ thể: + Làm công việc gì, chức vụ gì hưởng lương theo công việc đó, chức vụ đó, dù ở độ tuổi nào, không phân biệt giới tính, dân tộc, tôn giáo mà là hoàn thành tốt công việc được giao thì sẽ được hưởng lương tương xứng với công việc đó. Đây là điều kiện đảm bảo cho sự phân phối theo lao động, đảm bảo sự công bằng xã hội. +Đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động phải tăng nhanh hơn tốc độ của tiền lương bình quân. Đây là nguyên tắc quan trọng trong việc tiến hành sản xuất kinh doanh, bởi tăng năng suất lao động là cơ sở cho việc tăng lương, tăng lợi nhuận là thực hiện triệt để nguyên tắc trên. 1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương 1.2.1 Vai trò của tiền lương: Tiền lương là phạm trù kinh tế phản ánh mặt phân phối của quan hệ sản xuất xã hội, do đó chế độ tiền lương hợp lí góp phần làm cho quan hệ sản xuất phù hợp với tính chất và trình độ phát triển của lực lượng sản xuất. Ngược lại, chế độ tiền lương không phù hợp sẽ triệt tiêu động lực của nền sản xuất xã hội. Do đó, tiền lương giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lí đời sống và chính trị xã hội. Nó thể hiện ở 3 vai trò sau: - Tiền lương phải đảm bảo vai trò khuyến khích vật chất đối với người lao động. Mục tiêu cơ bản của người lao động khi tham gia thị trường lao động là tiền lương. Họ muốn tăng tiền lương để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của bản thân. Tiền lương có vai trò như một đòn bẩy kinh tế kích thích người lao động ngày càng cống hiến nhiêù hơn cho doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng lao động. - Tiền lương có vai trò trong quản lí lao động: doanh nghiệp trả lương cho người lao động không chỉ bù đắp sức lao động đã hao phí mà còn thông qua tiền lương để kiểm tra giám sát người lao động làm việc theo ý đồ của mình đảm bảo hiệu quả công việc. Trong nền kinh tế thị trường, bất cứ một Doanh nghiệp nào đều quan tâm đến lợi nhuận và mong muốn có lợi nhuận ngày càng lớn. Lợi nhuận sản xuất kinh doanh gắn chặt với việc trả lương cho người lao động làm thuê. Để đạt được mục tiêu đó, Doanh nghiệp phải quản lí lao động tốt để tiết kiện được chi phí, hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí nhân công (tiền lương và các khoản trích theo lương) - Tiền lương đảm bảo vai trò điều phối lao động: tiền lương đóng vai trò quyết định trong việc ổn định và phát triển kinh tế. Vì vậy, với mức tiền lương thoả đáng người lao động tự nhận công việc được giao dù bất cứ ở đâu, làm gì. Khi tiền lương được trả một cách hợp lí sẽ thu hút người lao động, sắp xếp điều phối các ngành, các vùng, các khâu trong quá trình sản xuất một cách hợp lí có hiệu quả. 1.2.2 ý nghĩa của tiền lương: Tiền lương luôn được xem xét dưới hai góc độ: đối với chủ Doanh nghiệp tiền lương là yếu tố sản xuất còn đối với người cung ứng lao động thì tiền lương là nguồn thu nhập. Mục đích của chủ Doanh nghiệp là lợi nhuận, mục đích của người lao động là tiền lương. Với ý nghĩa này, tiền lương không chỉ mang tính chất là chi phí mà nó trở thành phương tiện tạo giá trị mới hay nói đúng hơn nó là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức sản xuất, năng suất lao động trong quá trình sinh ra các giá trị gia tăng. Về phía người lao động thì nhờ vào tiền lương mà họ có thể nâng cao mức sống, giúp họ hoà đồng với trình độ văn minh của xã hội. Trên một góc độ nào đó thì tiền lương là bằng chứng rõ ràng thể hiện giá trị, địa vị, uy tín của người lao động đối với gia đình, Doanh nghiệp và xã hội. 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương: Tiền lương không chỉ thuần tuý là vấn đề kinh tế, vấn đề lợi ích mà nó còn là vấn đề xã hội liên quan trực tiếp đến chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước. Do vậy, tiền lương bị ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố: - Nhóm yếu tố thuộc về Doanh nghiệp: chính sách của Doanh nghiệp, khả năng tài chính, cơ cấu tổ chức, bầu không khí văn hoá của doanh nghiệp… - Nhóm yếu tố thuộc về thị trường lao động: quan hệ cung cầu trên thị trường, mặt bằng chi phí tiền lương, chi phí sinh hoạt, thu nhập quốc dân, tình hình kinh tế - pháp luật… - Nhóm yếu tố thuộc về người lao động: số lượng - chất lượng lao động, thâm niên công tác, kinh nghiệm làm việc và các mối quan hệ khác. - Nhóm yếu tố thuộc về công việc: lượng hao phí lao động trong quá trình làm việc, cường độ lao động, năng suất lao động.. 1.3 Các hình thức trả lương và tính lương trong Doanh nghiệp: 1. 3.1 Trả lương theo thời gian: 1.3.1.1 Khái niệm: Là việc trả lương theo thời gian lao động (ngày công) thực tế và thang bậc lương của công nhân. Việc trả lương này được xác định căn cứ vào thời gian công tác và trình độ kĩ thuật của người lao động. Hình thức này được áp dụng chủ yếu đối với những người làm công tác quản lí (nhân viên văn phòng, nhân viên quản lí doanh nghiệp..) hoặc công nhân sản xuất thì chỉ áp dụng ở những bộ phận bằng máy móc là chủ yếu, hoặc những công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác hoặc vì tính chất của sản xuất đó mà nếu trả theo sản phẩm thì sẽ không đảm bảo được chất lượng sản phẩm, không đem lại hiệu quả thiết thực. Để trả lương theo thời gian người ta căn cứ vào ba yếu tố:  Ngày công thực tế của người lao động  Đơn giá tiền lương tính theo ngày công  Hệ số tiền lương (hệ số cấp bậc) Ưu điểm: Hình thức trả lương theo thời gian là phù hợp với những công việc mà ở đó chưa (không ) có định mức lao động. Thường áp dụng lương thời gian trả cho công nhân gián tiếp, nhân viên quản lí hoặc trả lương nghỉ cho công nhân sản xuất. Hình thức trả lương theo thời gian đơn giản, dễ tính toán. phản ánh được trình độ kĩ thuật và điều kiện làm việc của từng lao động làm cho thu nhập của họ có tính ổn định hơn. Nhược điểm: Chưa gắn kết lương với kết quả lao động của từng người do đó chưa kích thích người lao động tận dụng thời gian lao động, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. 1.3.1.2 Các hình thức trả lương theo thời gian: a) Trả lương theo thời gian giản đơn: Đây là chế độ trả lương mà tiền lương của mỗi người lao động do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian thực tế làm việc nhiều hay ít quyết định. Hình thức này chỉ áp dụng được ở những nơi khó xác định được định mức lao động chính xác, khó đánh giá công việc cụ thể. Công thức: Số tiền Mức lương cấp bậc Hệ số loại lương trả theo = xác định ở mỗi khâu x phụ cấp thời gian công việc Nhược điểm: Không xem xét đến thái độ lao động, đến hình thức sử dụng thời gian lao động, sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị nên khó tránh được hiện tượng xem xét bình quân khi tính lương. Có ba hình thức trả lương theo thời gian giản đơn: * Lương tháng: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng đã kí và thoả thuận. Công thức: Tiền lương cấp Tổng số công Các phụ Lương tháng = bậc chức vụ một x việc thực tế + cấp ngày trong tháng lương Nhược điểm: Không phân biệt người lao động làm việc nhiều hay ít ngày trong tháng nên không khuyến khích việc tận dụng ngày công trong chế độ, không phản ánh đúng năng suất lao động giữa những người cùng làm một công việc. * Lương ngày: là tiền lương được trả cho một ngày làm việc trên cơ sở của tiền lương tháng chia cho 22 ngày trong tháng. Lương ngày được áp dụng chủ yếu để trả lương cho ngày lao động trong những ngày hội họp, học tập làm nhiệm vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp. Công thức: Lương tháng Lương ngày = 22 ngày làm việc qui định  Lương giờ: là tiền lương trả cho một ngày làm việc được xác định trên cơ sở lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn qui định. Tiền lương ngày Tiền lương giờ = Số giờ qui định Theo qui định trong điều 68 Bộ Luật Lao Động thì số ngày làm việc qui định là 22 ngày, số giờ làm việc qui định dưới hoặc bằng 8 giờ. Ưu điểm: Phản ánh tương đối chính xác tiêu hao lao động của mỗi giờ làm lao động, tiện áp dụng để tính tiền lương cho số giờ làm việc thêm, số tiền phải trừ cho những ngày vắng mặt tại nơi làm việc hoặc thuê mướn người lao động làm việc không chọn ngày theo tổ chức sản xuất và lao động tương ứng. Lương giờ được làm căn cứ để tính đơn giá tiền lương theo sản phẩm. Nhược điểm: chưa khuyến khích việc nâng cao và đảm bảo chất lượng sản phẩm và cách trả lương này không làm tăng thêm năng suất lao động, chưa phát huy khả năng sẵn có của người lao động. Tuy nhiên, có những trường hợp lao động cần đến chất lượng sản phẩm, thí nghiệm, kiểm tra hàng hoá hoặc những lao động mà khó khăn trong công việc thì bắt buộc các Doanh nghiệp phải trả lương theo thời gian. Để khắc phục được hạn chế này thì các Doanh nghiệp đã áp dụng hình thức trả lương theo thời gian có thưởng. b) Trả lương theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương này là sự kết hợp trả lương theo thời gian giản đơn với tiền thưởng khi mà người lao động đạt được những chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng đã qui định - tức là ngoài lương thì người lao động còn nhận thêm một khoản tiền thưởng do hoàn thành tốt công việc hoặc tiết kiệm được chi phí. Tiền thưởng được tính bằng cách lấy lương trả theo thời gian giản đơn nhân với thời gian làm việc thực tế sau đó cộng với tiền thưởng. Ưu điểm: phản ánh được trình độ kĩ năng của người lao động, phản ánh được thời gian làm việc thực tế và thành tích công tác, thái độ lao động, ý thức lao động, ý thức trách nhiệm…của người lao động thông qua tiền thưởng. Do đó có tác dụng khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và kết quả lao động của mình. 1.3.2 Trả lương theo khoán sản phẩm: Khái niệm: là hình thức trả lương trực tiếp cho người lao động dựa vào số lượng, chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà họ hoàn thành. ý nghĩa: trả lương theo sản phẩm gắn thu nhập của người lao động với kết quả sản xuất trực tiếp. Để có thu nhập cao thì chính người lao động phải tạo ra được sản phẩm và dịch vụ do đó người lao động sẽ tìm cách nâng cao năng suất lao động, trình độ chuyên môn, phát huy sáng kiến, cải tiến kĩ thuật để góp phần thúc đẩy phong trào thi đua sản xuất chung. Ưu điểm: - Kích thích người lao động tăng năng suất lao động. - Khuyến khích sự đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, tích luỹ kinh nghiệm và phát huy sáng tạo, nâng cao khả năng làm việc. - Thúc đẩy phong trào thi đua, góp phần hoàn thiện công tác quản lí. Nhược điểm: Do trả lương theo sản phẩm cuối cùng nên người lao động dễ chạy theo số lượng, bỏ qua chất lượng, vi phạm qui trình kĩ thuật, sử dụng thiết bị quá mức và các hiện tượng tiêu cực khác. Để hạn chế thì Doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống các điều kiện công tác như: định mức lao động, kiểm tra, kiểm soát, điều kiện làm việc và ý thức trách nhiệm của người lao động. 1.3.2.1 Khoán theo sản phẩm trực tiếp: (trả lương theo sản phẩm cá nhân) Hình thức trả lương này được áp dụng trong điều kiện có định mức lao động trên cơ sở định mức lao động giao khoán cho cá nhân người lao động và tính đơn giá tiền lương. Phương pháp này tương ứng với chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh được chọn là tổng sản phẩm bằng hiện vật (kể cả sản phẩm qui đổi) thường áp dụng cho Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh một hoặc một số loại sản phẩm có thể qui đổi được và kiểm nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể riêng biệt. Công thức: Đơn giá tiền lương Mức lương cấp bậc của người lao động cho một đơn vị sản = phẩm hoàn thành Mức sản phẩm của người lao động 1.3.2.2 Khoán theo khối lượng công việc Hình thức này được thực hiện trong điều kiện không có định mức lao động và không khoán đến tận ngươì lao động. Hình thức này được áp dụng để trả lương cho một nhóm người lao động khi họ hoàn thành một khối lượng công việc nhất định và áp dụng cho những công việc đòi hỏi nhiều người tham gia thực hiện. Trả lương khoán theo doanh thu: Trả lương theo doanh thu cũng là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng vì sản phẩm của người lao động trong các doanh nghiệp được biểu hiện bằng doanh thu bán hàng trong một đơn vị thời gian. Trả lương theo hì