Luận văn Xây dựng chương trình quản lý nhân sự trường PTTH Đại Từ - Thái Nguyên

Luận văn XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG PHPT ĐẠI TỪ_ THÁI NGUYÊN MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng ở hầu hết các lĩnh vực trong đời sống. Ở nước ta, cùng với xu hướng phát triển của đất nước, công nghệ thông tin đã và đang phát triển với tốc độ rất nhanh. Hơn nữa chúng ta còn thấy tin học được ứng dụng ngày càng nhiều vào trong sản xuất cũng như trong các công việc quản lý. Đã có rất nhiều phần mềm được sử dụng và đem lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, còn rất nhiều các cơ quan, xí nghiệp chưa áp dụng công nghệ thông tin và trong công việc quản lý của mình, vẫn đang sử dụng hồ sơ, sổ sách quản lý một cách rất thủ công. Là sinh viên khoa CNTT em xin góp một chút kiến thức nhỏ bé của mình vào việc quản lý nhân sự tại trường THPT Đại Từ nơi em đã từng học, theo khảo sát mặc dù tại trường cũng đã trang bị thiết bị máy tính tuy nhiên việc quản lý nhân sự vẫn rất mất nhiều thời gian và công sức... Với các lý do trên cùng với sự huớng dẫn, định hướng của cô giáo hướng dẫn Đặng Thị Oanh nên em đã chọn đề tài: "XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG PHPT ĐẠI TỪ_ THÁI NGUYÊN.” Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đặng Thị Oanh, cùng các cô,trong Trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông - ĐH Thái Nguyên đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trong quá trình làm báo cáo Thực tập của mình. Do thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cao thực tập của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo giúp em có thể hoàn thiện hơn đề tài của mình. Em xin trân trọng cảm ơn! SINH VIÊN Phạm Thị Thoa CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống 1.1.1 Khái niệm về hệ thống Định nghĩa: Hệ thống là tập hợp gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. (ví dụ một cỗ máy là một hệ thống các chi tiết liên kết với nhau thực hiện chức năng của cỗ máy...). Biến đổi Cái ra Cỏi vào Cỏi ra Hệ thống Nghiên cứu hệ thống là nghiên cứu xem hệ thống biến đổi cái gì, biến đổi như thế nào? Những yếu tố cơ bản của một hệ thống bao gồm: - Hệ thống luôn có mục tiêu, phải hướng về một mục đích chung. - Phần tử trong hệ thống bao gồm các phương tiện, vật chất và nhân lực, mỗi phần tử đều có thuộc tính đặc trưng quyết định vai trò của nó trong hệ thống. - Hệ thống có giới hạn xác định những phần tử trong và ngoài hệ thống, tính giới hạn mang tính chất mở. Trong một hệ thống còn có thể có những hệ thống con. - Giữa các phần tử luôn có mối quan hệ, mối quan hệ này có thể là bản chất vật lý hoặc thông tin, các mối quan hệ quyết định sự tồn tại và phát triển của hệ thống. Mỗi khi thêm bớt phần tử sẽ làm biến đổi các mối quan hệ. - Hệ thống có tính kiểm soát (cân bằng và tự điều chỉnh) điều đó đảm bảo tính thống nhất, ổn định và để theo đuổi mục tiêu của mình. - Hệ thống nằm trong một môi trường, trong đó có một số phần tử của hệ tương tác với môi trường bên ngoài. Để phân biệt môi trường với hệ thống ta cần phải xác định giới hạn của hệ thống về phương diện vật lý hay khái niệm, chính xác hoá các giao điểm của môi trường và hệ thống 1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý - Công tác quản lý: + Quản lý như một quá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định…. (J.W.Forsester) + Quản lý bao gồm việc điều hoà các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích... (F.Kasat và J.Rosenweig). + Công tác quản lý là một nghệ thuật ứng xử riêng của từng cá nhân lãnh đạo tuỳ thuộc vào hoàn cảnh kinh tế xã hội, tính đa dạng của môi trường là một nghệ thuật để đạt được một mục đích nào đó thông qua một số người nào đó. - Tri thức quản lý: Là kinh nghiệm thực tế kết hợp với kết quả nghiên cứu khoa học của nhiều ngành trong đó ý nghĩ chủ quan đóng vai trò quan trọng. - Các tố cơ bản cuả công tác quản lý: - Hướng tới mục đích - Thông qua con người - Sử dụng các kỹ thuật - Bên trong một tổ chức - Các chức năng quản lý: - Vạch kế hoạch - Tổ chức thực hiện - Bố trí cán bộ - Lãnh đạo - Kiểm soát * Chức năng của hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống thông tin phải hỗ trợ cho các nhà quản lý để họ có thể đưa ra những sách lược, chiến lược trong việc chỉ đạo. - Thông tin phải mềm dẻo thích ứng được với những thay đổi và nhu cầu về thông tin bằng cách điều chỉnh những khả năng xử lý của hệ thống. - Nhu cầu thông tin ở các mức quản lý khác nhau: C. lược Sách lược Tác nghiệp Thừa hành Phân tích xu hướng Kế hoạch, điều chỉnh Báo cáo định kỳ Xử lý giao dịch Hình 4 Các mức nhu cầu thông tin * Nhiệm vụ của hệ thống thông tin - Đối ngoại: Trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài - Đối nội: HTTT là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ thống kinh doanh. Nó cung cấp cho bộ phận quyết định và bộ phận tác nghiệp các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống. Giai đoạn Hình thành Giai đoạn Phát triển Giai đoạn Thoái hoá Giai đoạn Khai thác Hình 5: Vòng đời của hệ thống thông tin * Vòng đời của hệ thống thông tin - Giai đoạn hình thành: Một ai đó có ý tưởng về hệ thống thông tin có thể giúp cung cấp thông tin được tốt hơn. - Giai đoạn phát triển: ý tưởng trở thành thực tế, nhà phân tích hệ thống, người lập trình và người sử dụng cùng làm việc với nhau để phân tích các nhu cầu xử lý thông tin và thiết kế ra hệ thống thông tin. Đặc tả thiết kế được chuyển thành các chương trình và hệ thống được cài đặt. - Giai đoạn khai thác: Sau khi cài đặt, hệ thông tin bước vào giai đoạn sản xuất và đi vào vận hành bình thường phục vụ cho nhu cầu thông tin của công ty. Giai đoạn khai thác là giai đoạn dài nhất trong cả 4 giai đoạn (thường kéo dài từ 4-7 năm). Trong giai đoạn này hệ thông tin liên tục được sửa đổi hoặc bảo trì để giữ nó thay đổi cùng với nhu cầu của công ty. - Giai đoạn thoái hoá: Việc tích luỹ những thông tin biến đổi, tăng trưởng làm ảnh hưởng đến tính hiệu quả của hệ thống. Hệ thống thông tin trở thành rắc rối đến mức không thể bảo trì được nữa, việc duy trì nó không còn kinh tế và hiệu quả nữa. Lúc này nó sẽ bị loại bỏ và chấm dứt vòng đời hệ thống ta phải xây dựng hệ thống mới. Tuy vậy, có thể một số mô đun được tái sử dụng trong hệ thống mới. Việc xác định vòng đời hệ thống dẫn tới việc cần đưa cả yếu tố loại bỏ hệ thống vào ngay trong quá trình phát triển hệ thống. 1.1.3 Các giai đoạn phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin 1.1.3.1 Giới thiệu Phân tích và thiết kế một hệ thống là vấn đề nhận thức một hệ thống. Để phân tích, thiết kế ta phải dùng các phương pháp mô tả. Có nhiều phương pháp nhưng ở Việt Nam sử dụng chủ yếu hai phương pháp: - SADT (Structure Analysis and Design Technology) - MERI (của Pháp) 1.1.3.2 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp SADT (kỹ thuật phân tích và thiết kế có cấu trúc) Để hiểu hệ thống làm gì? Xác định hệ thống mới làm gì? Mô tả hệ thống thực làm việc như thế nào? Xác định hệ thống mới thực hiện như thế nào? Cần cải tiến gì? Mức khái niệm Mức vật lý What? How? - Giai đoạn 1 xác định vấn đề cơ bản và tính khả thi của dự án: Cần trả lời các câu hỏi như: “Có nên thực hiện không?; Mức độ chi phí bao nhiêu?; Quy mô đến đâu?...Cần đưa ra các lập luận để làm xuất hiện mục tiêu của đề án cuối cùng nếu chấp nhận dự án thì phải vạch kế hoạch cho giai đoạn 2. - Giai đoạn 2 phân tích hệ thống: Giai đoạn này ta mô tả hệ thống ở mức khái niệm phân tích sâu sắc hơn các chức năng, dữ liệu của hệ thống cũ (trả lời các câu hỏi là gì?; làm gì?) sau đó đưa ra mô tả khái niệm cho hệ thống mới.. Khi phân tích dùng các biểu đồ (chức năng nghiệp vụ, luồng dữ liệu, mô hình dữ liệu). - Giai đoạn 3 thiết kế đại thể: Trên cơ sở mô hình khái niệm ở GĐ 2 ta mô tả hệ thống ở mức vật lý, trả lời các câu hỏi làm thế nào? Xác định các hệ thống con, vai trò của máy tính... - Giai đoạn 4 thiết kế chi tiết bao gồm: - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế các thủ tục, các mô đun xử lý - Thiết kế các chức năng chương trình - Thiết kế các mẫu thử - Thiết kế giao diện - Thiết kế các kiểm soát - Giai đoạn 5: Cài đặt chương trình - Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì Chú ý: Việc phân chia giai đoạn trên chỉ có tính chất tương đối. Đánh giá tương quan giữa các phần công việc có thể có nhiều tiêu chuẩn khác nhau tuỳ theo trình độ tin học từng quốc gia. KHẢO SÁT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ XÂY DỰNG BẢO TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN CÀI ĐẶT VD: ở các nước phương Tây phần công việc từ giai đoạn 1 - 4 được đánh giá từ 50-60%, phần lập trình cài đặt từ 20-30%, còn lại là phần bảo trì. Hình 6 Sơ đồ thể hiện các giai đoạn triển khai xây dựng một dự án 1.1.4. Các mô hình dữ liệu Như ta đã biết lược đồ khái niệm là sự biểu diễn thế giới thực bằng một loạt ngôn ngữ phù hợp. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để xác định lược đồ khái niệm. Đây là một ngôn ngữ bậc cao, có khả năng mô tả lược đồ khái niệm bằng cách biểu diễn của mô hình dữ liệu. Có nhiều loại mô hình dữ liệu. Ba loại mô hình dữ liệu được sử dụng đó là: - Mô hình phân cấp: Mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo một mối quan hệ nhất định. - Mô hình mạng: Mô hình được biểu diễn là một đồ thị có hướng. Trong đó các đỉnh là các thực thể, các cạnh của đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa các thực thể. - Mô hình quan hệ: Mô hình này dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập hợp của các quan hệ. Trong ba loại mô hình trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và được nhiều người quan tâm hơn cả. Bởi lẽ mô hình dữ liệu quan hệ có tính độc lập dữ liệu rất cao, lại dễ sử dụng. Điều quan trọng hơn cả là mô hình quan hệ được hình thức hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu, phát triển và cho được nhiều kết quả lý thuyết cũng như ứng dụng trong thực tiễn. Khái niệm toán học của mô hình quan hệ là quan hệ hiểu theo nghĩa lý thuyết tập hợp: là tập của con của tích Đề - Các của các miền. Quan hệ là một tập con của tích Đề – Các của một hoặc nhiều miền. Như vậy, mỗi quan hệ có thể là vô hạn. Ở đây ta luôn giả thuyết rằng quan hệ là một tập hữu hạn. Trong CSDL quan hệ tồn tại các phép tính cơ bản làm thay đổi một CSDL như: chèn (insert), xoá (delete), thay đổi (change). Điều này rất phù hợp với một chương trình quản lý thực tế cũng bao gồm thêm, xoá hay sửa đổi dữ liệu được cập nhật. 1.1.4.1 Lược đồ quan hệ Khi thiết kế một cơ sở dữ liệu quan hệ đòi hỏi phải chọn các lược đồ quan hệ. Trọng tâm của việc thiết kế các lược đồ cơ sở dữ liệu (CSDL) là các phụ thuộc dữ liệu, tức là các mối ràng buộc có thể có giữa các giá trị hiện hữu của các lược đồ. Ta có lược đồ quan hệ R{ U,F} Trong đó : + U : Là tập thuộc tính + F : Là tập các phụ thuộc hàm Chuẩn hoá lược đồ quan hệ Khi thiết kế một CSDL quan hệ thường đòi hỏi việc lựa chọn quan hệ. Một lược đồ CSDL được gọi là tốt nếu tránh được những vấn đề sau: - Dư thừa dữ liệu (hay sự lặp lại quá nhiều): Sự lặp, tình trạng cùng một thuộc tính có mặt ở nhiều bảng thực thể, chỉ được xuất hiện đối với các thuộc tính tên gọi và kết nối, và là cần thiết thể hiện các mối quan hệ. Dư thừa có thể xuất hiện dưới dạng có cùng một thuộc tính trong nhiều bảng, hoặc có thể là dữ liệu suy diễn. Các thuộc tính có các giá trị là kết quả của các phép tính đơn giản được thực hiện trên các thuộc tính khác cần phải loại trừ khỏi mô hình. Việc lưu trữ các giá trị suy diễn này không chỉ làm tốn không gian lưu trữ mà còn tạo khả năng làm xuất hiện những sự không nhất quán. - Không nhất quán: đây là hệ quả của việc dư thừa dữ liệu - Dị thường khi thêm bộ. - Dị thường khi xoá bộ: là vấn đề ngược lại của vấn đề dị thường khi thêm bộ. Do việc cập nhật dữ liệu (qua phép tính chèn, loại bỏ hay sửa đổi) gây nên những dị thường cho nên các quan hệ cần thiết phải được biến đổi thành các dạng phù hợp. Quá trình đó được xem là quá trình chuẩn hoá. Như ta đã biết ngoài 3 dạng chuẩn 1NF, 2NF, 3NF còn một số dạng chuẩn khác. Tuy nhiên để đạt được một cơ sở dữ liệu tương đối tốt thoả mãn tránh được bốn vấn đề nêu trên chỉ cần chuẩn hoá CSDL đến dạng chuẩn 3NF. 1.1.4.2. Dạng chuẩn một (1NF) Một lược đồ quan hệ R được gọi là ở dạng chuẩn một (1NF) nếu và chỉ nếu toàn bộ các miền có mặt trong R đều chỉ chứa các giá trị nguyên tố. VD: Xét bảng lương như sau: STT Họ tên Lương 01 Nguyễn Văn A 1.200.000 02 Trần Thị B, Hà Thị C 1.800.000 Quan hệ này không ở dạng chuẩn 1NF vì thuộc tính Họ tên có miền giá trị “đa trị”. Có thể tách ra thành các giá trị đơn là Trần Thị B và Hà Thị C. 1.1.4.3. Dạng chuẩn hai (2NF) - Phụ thuộc hàm đầy đủ: Cho lược đồ quan hệ R{U,F} trên tập thuộc tính U. X và Y là hai tập thuộc tính khác nhau, X U và Y U. Y là phụ thuộc hàm đầy đủ vào X nếu Y là phụ thuộc hàm vào X nhưng không phụ thuộc hàm vào bất kỳ một tập con thực sự nào của X. - Khóa của một quan hệ: K được gọi là khóa của quan hệ R{U,F} nếu K là một tập hữu hạn các thuộc tính ( KU ) và bao đóng của K là U ( K+ =U ). - Dạng chuẩn 2NF: Lược đồ quan hệ R ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF và mỗi thuộc tính không khoá của R là phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính. VD: Cho R { U, F } với U={A,B,C,D,E,H}; F={AgE, CgD, EgDH} Ta thấy K={A,B,C} là khóa duy nhất của R, D là thuộc tính không khóa và CgD. Vì C là một phần của khóa nên R không ở dạng chuẩn 2NF. 1.1.4.4. Dạng chuẩn ba (3NF) Lược đồ quan hệ R là ở dạng chuẩn 3 (3NF) nếu nó là 2NF và mỗi thuộc tính không khoá của R là không phụ thuộc hàm bắc cầu vào khóa chính. VD: Cho R{U,F} với U={A,B,C,D}; F={AgB, AgC, AgD} Ta thấy R có khóa là K={A}, các thuộc tính không khóa là B, C và D phụ thuộc trực tiếp vào khóa chứ không phụ thuộc bắc cầu vào khóa nên R là ở 3NF. 1.1.4.5. Dạng chuẩn BCNF Cho lược đồ quan hệ R{U,F}. Ta nói R là BCNF nếu trong R không tồn tại phụ thuộc hàm dạng Xgx với x không thuộc X và X+ ≠ U. VD: R{U,F} với U={A,B,C,D}, F={AgBCD, BCgDA, BgC} R là 3NF vì R có hai khóa là {A} và {B,C} nên tập không khóa là {D} và không có tập nào có bao đóng khác R kéo theo thuộc tính thứ cấp D. Nhưng BgC mà B+ khác R nên R không là BCNF. 1.2. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 1.2.1 Giới thiệu chung về Microsoft Access Microsoft Access là một hệ quản trị có đầy đủ các tính năng định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu cần thiết để quản lý một lượng dữ liệu lớn. Cũng có thể yêu cầu Microsoft Access kiểm tra mối quan hệ hợp lệ giữa các tệp và các bảng của cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, Microsoft Access là một ứng dụng cao của Microsoft Window, có thể sử dụng tất cả các phương tiện của cơ chế trao đổi dữ liệu tự động (DDE-dynamic date exchange) và chúng liên kết đối tượng (OLE-object linking and embeding). DDE cho phép thực hiện các hàm và trao đổi dữ liệu của Microsoft Access với mọi ứng dụng dựa trên Window khác có hỗ trợ DDE bằng Macro hoặc là Access Basic, OLE là một khả năng cao cấp của Window cho phép liên kết các đối tượng hoặc nhúng các đối tượng vào một cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Microsoft Access còn là công cụ hỗ trợ để phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nó có những phương tiện phát triển cơ sở ứng dụng tiên tiến để xử lý các dữ liệu thông dụng khác. Đặc trưng nổi bật của Microsoft Access là khả năng xử lý dữ liệu của các bảng tính, tệp văn bản, các cơ sở dữ liệu khác như: Pradox, Btrieve, Foxpro và một số cơ sở dữ liệu SQL bất kỳ hỗ trợ chuẩn ODBC nghĩa là Microsoft Access có thể dùng để tạo một ứng dụng trong Window mà có thể xử lý dữ liệu trên máy tính lớn. 1.2.2 Một số đối tượng cơ bản của Microsoft Access Microsoft Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán . . . Với Access người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. Sáu đối tượng, công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn (Query), Biểu mẫu (Form), Báo cáo (Report), Macro và Module. Trong đó quan trọng nhất đối với một cơ sở dữ liệu Access các công cụ sau: * Bảng (Table) Bảng là phần quan trọng nhất của Cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ những dữ liệu tác nghiệp cho một ứng dụng. Một Cơ sở dữ liệu có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo tối đa không gây dư thừa dữ liệu và giảm tối đa dung lượng của bộ nhớ. Cơ sở dữ liệu có thể đồng thời tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo. Một bảng trong Cơ sở dữ liệu bao gồm các thành phần: Tên bảng được đặt theo quy định, các trường dữ liệu có tên riêng biệt , trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp các bản ghi. Tên bảng: - Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc của bảng, tên bảng được đặt theo quy định tuy nhiên cũng có thể đổi lại tên bảng trên cửa sổ Database như đổi tên tệp dữ liệu trên cửa sổ Windows Explorer. - Không nên sử dụng dấu cách, hay ký tự đặc biệt để đặt tên cho bảng. Trường dữ liệu: - Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu. Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi khác nhau và tập hợp các thuộc tính mô tả dữ liệu. Mỗi trường phải được định nghĩa bởi một kiểu dữ liệu và Tập hợp nhiều trường dữ liệu tạo thành một bản ghi. Trong Access 2003 có nhiều kiểu dữ liệu nhưng nó có thể nhận một trong các kểu dữ liệu sau: Kiểu dữ liệu Độ lớn Lưu trữ Number Tuỳ thuộc kiểu cụ thể Số thực, số nguyên theo nhiều kiểu. AutoNumber 4 byte Số nguyên tự động được đánh số. Text Tuỳ thuộc độ dài xâu Xâu ký tự. Yes/ No 1 Byte Kiểu logic Date/ Time 8 Byte Lưu trữ ngày, giờ. Currentcy Kiểu số Kiểu tiền tệ Memo Tuỳ thuộc giá trị Kiểu ghi nhớ HyperLink Tuỳ thuộc vào độ dài xâu Lưu trữ siêu liên kết OLE Tuỳ thuộc dữ liệu Âm thanh, Hình ảnh, Đồ hoạ Khoá chính (Primary Key): Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định tính duy nhất một bản ghi. Trong Access sử dụng khoá chính để tạo liên kết giữa các bảng. Mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ đều có một khoá cơ bản tuỳ theo từng tính chất quan trọng của bảng hay từng cơ sở dữ liệu mà ta chọn khoá chính cho phù hợp. Ở chế độ Design muốn chọn trường làm khoá chính ta chọn Edit, Primary Key hoặc bấm vào biểu tượng khoá trên thanh công cụ. Các trường được chọn làm khoá sẽ có hình chiếc khoá ở đầu. * Truy vấn (Query) Nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế. Bản chất của truy vấn là câu lệnh SQL(Structured Queries Language- Ngôn ngữ truy vẫn dữ liệu có cấu trúc) Các loại Query: Select Query, Total Query, Crosstab Query, Append Query, Delete Query, Update Query, Make table Query. - Select là loại truy vấn dùng trích, lọc, kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Cú pháp: Select From Where . -Total: là phép xử lý dữ liệu khá phổ biến.Trong Access 2003 query là một trong những công cụ xử lý khá tốt việc này. Total Query là một điển hình. Cú pháp: Select… From… Group By… - Crosstab: Là một công cụ xử lý mạnh hơn Total, có những yêu cầu Total không đáp ứng được thì Crosstab xử lý được. Cú pháp:Transfrom…Select…From…Group by…Pivot… - Make table: Select và Total luôn đưa ra một bảng kết quả đó là giá trị tức thời, mới nhất được đưa ra từ cơ sở dữ liệu tại thời điểm đó. Tại một thời điểm khác chúng ta không thu lại được kết quả như thời điểm trước đó, muốn lưu trữ kết quả ta dùng Make Table query. Cú pháp: Select…Into.. From… - Delete Query: Delete dùng để xoá một bản ghi trong cơ sở dữ liệu thoả mãn những điều kiện nào đó. Cú pháp: Delete… From… Where… - Update Query : Dùng cập nhật dữ liệu một số trường nào đó trong cơ sở dữ liệu, làm thay đổi cơ sở dữ liệu. Cú pháp: Update… Set…Where - Cách tạo một truy vấn: Bước 1: Khởi động Access 2003 bằng cách: Chọn Start-> Programs-> Microsoft Office-> Micosoft Office Access 2003. Bước 2: Tạo bảng cơ sở dữ liệu . Bước 3: Tạo Query bằng cách click vào Queries sau đó click chọn Create query in design view màn