Môi giới và tự doanh chứng khoán

Chương 3: MÔI GIỚI VÀ TỰ DOANH CHỨNG KHOÁN 3.1. Môi giới chứng khoán 3.1.1. Khái niệm và chức năng của hoạt động môi giới chứng khoán ● Khái niệm Theo nghĩa rộng, hoạt động môi giới trong lĩnh vực chứng khoán bao gồm một số hoạt động như tiếp thị, tư vấn đầu tư chứng khoán, kí kết hợp đồng cung cấp dịch vụ cho khách hàng, mở tài khoản chứng khoán cho khách hàng, nhận các lệnh mua bán của khách hàng, thanh và quyết toán các giao dịch, cung cấp các giấy chứng nhận chứng khoán. Theo nghĩa hẹp, môi giới chứng khoán là hoạt động KDCK trong đó CTCK đứng ra làm đại diện cho khách hàng tiến hành giao dịch thông qua cơ chế giao dịch trên sở giao dịch chứng khoán, hoặc thị trường OTC mà chính khách hàng sẽ phải chịu trách nhiệm đối với kết quả giao dịch đó. Người môi giới chỉ thực hiện giao dịch theo lệnh của khách hàng để hưởng phí dịch vụ, họ không phải chịu rủi ro từ hoạt động giao dịch đó. Nghiệp vụ môi giới còn được hiểu là làm đại diện - được ủy quyền thay mặt khách hàng mua bán một hoặc một số loại chứng khoán. Ở Việt Nam theo Luật chứng khoán thì nghiệp vụ môi giới chứng khoán là hoạt động trung gian hoặc đại diện mua bán chứng khoán cho khách hàng để hưởng hoa hồng. Theo quy định này thì hoạt động môi giới chỉ bao gồm các hoạt động của nhân viên giao dịch. Đó là: hướng dẫn và mở tài khoản cho khách hàng, nhận lệnh và sơ kiểm lệnh, truyền lệnh vào SGD và TTGDCK, nhận kết quả từ SGD & TTGDCK, lập báo cáo kết quả giao dịch định kì, thực hiện các dịch vụ hỗ trợ khác như cho vay cầm cố, ứng trước tiền bán chứng khoán, thu xếp tài chính… Một số lưu ý trong hoạt động môi giới chứng khoán: - Quyết định mua bán do khách hàng đưa ra. - Nhà môi giới đứng tên mình thực hiện các lệnh mua bán của khách hàng. - Nhà môi giới không chịu rủi ro bởi quyết định mua bán của khách hàng, nhưng phải chịu trách nhiệm hành chính và pháp luật với công việc của mình tùy theo mức độ vi phạm, phải tự đền bù, khắc phục hậu quả do lỗi của mình (nhập sai lệnh, không kiểm soát cẩn trọng lệnh của khách hàng dẫn đến những vi phạm luật trong quá trình thực hiện lệnh…) gây ra. - Việc hạch toán các giao dịch được thực hiện trên các tài khoản thuộc sở hữu của khách hàng. - Người môi giới chỉ được thu phí dịch vụ theo thỏa thuận trong hợp đồng. Mức phí nhiều hay ít phụ thuộc vào giá trị chứng khoán được mua bán. ● Chức năng của hoạt động môi giới + Cung cấp dịch vụ với hai tư cách: - Nối liền khách hàng với bộ phận nghiên cứu đầu tư: cung cấp cho khách hàng các báo cáo nghiên cứu và các khuyến nghị đầu tư. - Nối liền những người bán và người mua: đem đến cho khách hàng tất cả các sản phẩm và dịch vụ tài chính. + Đáp ứng những nhu cầu tâm lí của khách hàng khi cần thiết: trở thành người bạn người chia sẻ những lo âu căng thẳng và đưa ra những động viên kịp thời, giúp khách hàng có quyết định tỉnh táo. + Khắc phục trạng thái xúc cảm quá mức (điển hình là sợ hãi và tham lam) để giúp khách hàng có những quyết định tỉnh táo. + Đề xuất thời điểm mua và bán hàng có lợi cho khách hàng. - Chức năng tiếp thị và bán hàng Tiếp thị nhằm tìm hiểu về công chúng đầu tư ưa thích loại chứng khoán nào để từ đó đưa ra chiến lược sản phẩm phục vụ khách hàng. - Chức năng “sản xuất” Khi nhà môi giới tiến hành một thương vụ thì quy trình giao dịch được tiến hành. Một giao dịch được xử lí như thế nào (quá trình sản xuất) là rất quan trọng vì nó chứng minh cho khách hàng thấy tính chuyên nghiệp của CTCK. - Chức năng hành chính, hỗ trợ Chức năng này trợ giúp , hỗ trợ, duy trì việc giao dịch hàng ngày của công ty. Ở các nước, để thực hiện một lệnh giao dịch thông thường có các bộ phận chức năng chủ yếu sau: (1) Bộ phận thực hiện lệnh (Order room): có trách nhiệm xử lí các lệnh mua bán và ghi chép chính xác việc thực hiện các lệnh đó. (2) Bộ phận mua và bán (Purchase and Sale): xây dựng kế hoạch mua bán chứng khoán và định hướng, điều hòa khách hàng với môi giới. (3) Bộ phận kí quỹ (Margin): đảm bảo tài khoản của khách hàng luôn trong trạng thái phù hợp với các quy định của pháp luật đầu tư kinh doanh chứng khoán và chính sách của công ty. (4) Bộ phận thủ quỹ (Cashiering): thực hiện công việc giao nhận, kho quỹ… (5) Bộphanạ quản lí hồ sơ (Stock Record): lập số hiệu và mã tài khoản, kiểm toán, luân chuyển chứng khoán. (6) Bộ phận kế toán (Accounting): thực hiện công việc hạch toán kế toán. (7) Bộ phận quản lí cổ tức và tiền lãi trái phiếu. (8) Bộ phận ủy quyền (Proxy): bỏ phiếu cho khách hàng, thông tin cho khách hàng. (9) Bộ phận chứng khoán (Sale) (10) Bộ phận quản lí tài khoản mới (New Accounts) 3.1.2. Các kĩ năng của người môi giới Kĩ năng của người môi giới được thể hiện qua các kĩ năng tìm kiếm khách hàng, kĩ năng khai thác thông tin, kĩ năng truyền đạt thông tin, kĩ năng nhập lệnh và xử lí lệnh… ● Kĩ năng tìm kiếm khách hàng Có nhiều phương pháp để tìm kiếm khách hàng. Tất cả đều có hiệu lực trong 1 khoảng thời gian nào đó, và có liên quan đến sự nỗ lực và ý thức không ngừng tìm kiếm khách hàng về phía công ty. Một số phương pháp thông dụng là: sử dụng những đầu mối được gây dựng từ công ty hoặc các tài khoản chuyển nhượng lại, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, phát triển mạng lưới kinh doanh, chiến dịch viết thư, hội thảo, gọi điện làm quen,… Quy trình tìm kiếm khách hàng: (1)Xem lại bất kì một thông tin nào về một người mà bạn biết rõ và xác nhận các nhu cầu thực tế hoặc nhu cầu có thể có đối với các sản phẩm dịch vụ mà công ty cung cấp. (2) Chọn lời mở đầu phù hợp để sử dụng trong cuộc gọi điện thoại đầu tiên. Lời nói đầu này giới thiệu về công ty và các dịch vụ của công ty. (3)Xử lí các trở ngại làm dừng cuộc nói chuyện (4) Đặt các câu hỏi tìm hiểu sơ lược và tạo ra sự quan tâm của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ của công ty (5)Đáp ứng bất cứ một mối quan tâm nào, đồng thời thúc đẩy mối quan hệ (6)Đi bước tiếp theo, có thể là: các cuộc gọi tiếp, giới thiệu khách hàng đến bộ phận phù hợp, bố trí một cuộc gặp gỡ, gửi tài liệu… (7)Hoàn thành công việc giấy tờ thích hợp ● Kĩ năng khai thác thông tin Một trong những nguyên tắc trong hành nghề môi giới là phải hiểu khách hàng, có nghĩa là: - Nắm được các nhu cầu tài chính, các nguồn nhân lực và cả mức độ chấp nhận rủi ro của khách hàng. - Hiểu tâm lí đầu tư và cách ra quyết định đầu tư của khách hàng, hiểu được những tình cảm bên trong, tình trạng sức khỏe có thể ảnh hưởng tới phản ứng của họ đối với hoạt động đầu tư. Các mục tiêu đặt ra trong quá trình khai thác thông tin: - Khai thác được những mục tiêu tài chính của khách hàng tiềm năng và các con số cụ thể cho từng mục tiêu. - Thiết lập sự đồng cảm và tạo ra hình ảnh về một nhà môi giới chuyên nghiệp trong tâm trí khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. - Tìm ra ngôn ngữ riêng của khách hàng, các thông tin tâm lí, các tiêu thức mua và chiến lược động lực. - Xây dựng một cam kết các mục tiêu tài chính cần đạt được. Quy trình khai thác thông tin: (1) Thiết lập sự đồng cảm với khách hàng và tạo cho khách hàng sự thoải mái. (2)Phát hiện các nhu cầu, mục tiêu, các vấn đề của khách hàng. (3)Sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhu cầu/ mục đích của khách hàng. (4)Xác định các thông số cho từng nhu cầu/ mục tiêu: mất bao nhiêu thời gian, bao nhiêu tiền để đạt mục tiêu, xác định mức độ chấp nhận rủi ro… (5)Tìm hiểu những khoản đầu tư, tài sản, thu nhập hay các khoản nợ khác (6)Rà soát từng mục tiêu và thông số của mỗi mục tiêu (7) Thiết lập cuộc hẹn để bàn bạc các giải pháp có thể Ngoài các kĩ năng nêu trên nhà môi giới cần có hàng loạt kĩ năng khác như kĩ năng xử lí lệnh, kĩ năng nhập lệnh mua bán vào hệ thống… Tất cả các kĩ năng này góp phần tạo dựng hình ảnh của một nhà môi giới, tác động trực tiếp đến khả năng phát triển khách hàng, gia tăng khối lượng tài sản được quản lí, nâng cao kết quả và hiệu quả môi giới nói riêng, kinh doanh chứng khoán nói chung. ● Kĩ năng truyền đạt thông tin Theo các nhà tâm lí học, có tới trên 90% ý nghĩa của bất kì một sự truyền đạt thông tin nào đều được thể hiện bằng âm điệu trong giọng nói, bằng sự nhấn mạnh những ngôn từ được sử dụng, bằng tốc độ nói và bằng cử chỉ. Nói cách khác, kết quả truyền đạt thông tin phụ thuộc rất nhiều vào phương thức, kĩ năng truyền đạt. Các chuyên gia cũng cho rằng khoảng 90% sự phản kháng của khách hàng đếu nảy sinh từ ba nguyên nhân: - Sự nhận thức của khách hàng rằng người môi giới là người bán hàng, - Sự bất lực của người môi giới trong việc truyền đạt rõ ràng, trên quan điểm của khách hàng, - Khả năng của người môi giới trong việc thiết lập mức độ đồng cảm sâu sắc và sự tin cậy của khách hàng. Vì vậy, để thành công trong hành nghề môi giới, người môi giới phải có kĩ thuật trong truyền đạt thông tin, phải biết đặt khách hàng lên trên hết và doanh thu môi giới là thứ 2. Khi gặp khách hàng lần đầu tiên, mọi cử chỉ, hành động, lời nói, kể cả trang phục… đều có tác động đến những cảm nhận của khách hàng rằng bạn có phải là nhà môi giới tài chính chuyên nghiệp không, có phải là nhà môi giới mà họ mong đợi không. Cơ hội tiếp theo để củng cố ấn tượng tích cực ban đầu là khi bạn - nhà môi giới bắt đầu truyền đạt thông tin. Làm thế nào để thể hiện được thái độ quan tâm và tính chuyên nghiệp của mình? Một số lưu ý trong truyền đạt thông tin: - Hãy nói về những mối quan tâm của khách hàng - Hãy là một người lắng nghe chăm chú - Làm cho khách hàng thấy họ quan trọng và làm điều đó 1 cách chân thành - v.v… 3.1.3. Hoạt động môi giới trên thị trường tập trung Quy trình chung: Khi cung cấp dịch vụ môi giới, CTCK phải triển khai các hoạt động sau: 3.1.3.1 Mở, quản lí và đóng tài khoản ● Mở tài khoản Để thực hiện giao dịch mua bán chứng khoán cho khách hàng, CTCK phải làm thủ tục mở tài khoản giao dịch cho từng khách hàng trên cơ sở giấy đề nghị mở tài khoản của khách hàng (theo mẫu quy định). Nội dung chính của giai đoạn này là kí hợp đồng mở tài khoản giao dịch chứng khoán với khách hàng, thông báo mở tài khoản cho khách hàng, khai báo tài khoản vào phần mềm, sổ theo dõi, báo cáo và mở tài khoản lưu kí chứng khoán cho khách hàng. Yêu cầu: để thực hiện tốt nghiệp vụ mở tài khoản, nhân viên môi giới phải nắm vững các quy định của nhà nước về thực thi pháp luật nói chung, TTCK nói riêng. Phải hiểu rõ các quy định về giao dịch của các SGD và TTGDCK để giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Hiểu rõ được nhu cầu đầu tư của khách hàng, qua đó nếu thấy khách hàng cần tư vấn sẽ giới thiệu tới chuyên viên tư vấn đầu tư. Phải luôn thể hiện một phong cách phục vụ tốt nhất và sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng nhất là những khách hàng mới gia nhập thị trường. Quy trình hướng dẫn mở tài khoản cho khách hàng
 Bước 1: Gặp gỡ khách hàng mở tài khoản - Nhân viên môi giới gặp gỡ khách hàng có nhu cầu mở tài khoản, - Hướng dẫn khách hàng điền vào Giấy yêu cầu mở tài khoản, giới thiệu các điều khoản về hợp đồng giao dịch, sao chụp giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, giấy đăng kí kinh doanh đối với khách hàng là tổ chức, kiểm tra tính chính xác và hợp lệ. - Kiểm tra số hợp đồng, số tài khoản (không trùng với số đã cấp và đúng quy định). Bước 2: Kí hợp đồng mở tài khoản Trong bước này, nhân viên môi giới có trách nhiệm: - Tập hợp hồ sơ khách hàng và gửi cho khách hàng bộ hồ sơ gồm: Giấy yêu cầu mở tài khoản, hợp đồng giao dịch chứng khoán, giấy đăng kí giao dịch qua điện thoại, internet (nếu cần), hướng dẫn giao dịch qua điện thoại, internet (nếu cần), hướng dẫn giao dịch trực tiếp. - Hướng dẫn khách hàng đọc cẩn thận và điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào bộ hồ sơ và chuyển lại cho nhân viên môi giới. - Nhận lại bộ hồ sơ và yêu cầu khách hàng xuất trình các giấy tờ: Khách hàng trong nước: + Đối với khách hàng cá nhân: xuất trình CMND + Đối với khách hàng là tổ chức: xuất trình giấy phép thành lập, giấy phép đăng kí kinh doanh, giấy bổ nhiệm giám đốc (chủ tài khoản), giấy ủy quyền, giấy bổ nhiệm kế toán trưởng (trong trường hợp giám đốc cần chữ kí của cả chủ tài khoản và kế toán trưởng). Khách hàng là các nhân hoặc tổ chức nước ngoài: Nhân viên môi giới hướng dẫn khách hàng làm một bộ hồ sơ xin cấp mã số giao dịch để gửi lên trung tâm lưu kí chứng khoán. + Hồ sơ dành cho nhà đầu tư cá nhân: đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho cá nhân (1 bản), tờ khai sơ lược bản thân có xác nhận của cơ quan hữu quan. + Hồ sơ dành cho tổ chức đầu tư: đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho tổ chức (1 bản), tờ khai sơ lược về tổ chức có xác nhận của cơ quan hữu quan, tờ khai sơ lược về bản thân người được ủy quyền, bản sao giấy phép thành lập công ty có xác nhận sao y bản chính của cơ quan hữu quan, biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý ủy quyền cho người đại diện tổ chức để giao dịch chứng khoán có xác nhận của cơ quan hữu quan. Khi nộp hồ sơ xin cấp mã kinh doanh chứng khoán, khách hàng gửi các tờ khai tiếng Anh, hoặc tiếng quốc gia đó và bản dịch do công chứng nhà nước xác nhận. Nếu các chứng từ trên được xác nhận bởi lãnh sứ quán của quốc gia đó tại Việt Nam thì toàn bộ chứng từ sẽ nộp tại Sở ngoại vụ để xác nhận, sau đó chuyển hồ sơ cho công chứng nhà nước dịch. Nếu chứng từ trên được xác nhận bởi lãnh sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó thì chuyển ngay hồ sơ cho công chứng nhà nước dịch. Nhân viên môi giới cần tìm hiểu chi tiết từng công việc cụ thể để hỗ trợ cho khách hàng hoàn tất thủ tục xin cấp mã kinh doanh chứng khoán và đại diện khách hàng nộp. Đồng thời hướng dẫn khách hàng mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng có chức năng lưu kí, cấp thẻ giao dịch cho khách hàng và lưu giữ hồ sơ của khách hàng trên hệ thống máy tính nội bộ. Hợp đồng mở tài khoản giao dịch chứng khoán không được chứa đựng những thỏa thuận nhằm trốn tránh nghĩa vụ pháp lí của CTCK, thỏa thuận hạn chế phần bồi thường của CTCK mà không có lí do chính đáng, hoặc chuyển rủi ro từ CTCK sang khách hàng, thỏa thuận buộc khách hàng thực hiện nghĩa vụ bồi thường một cách không công bằng, các thỏa thuận gây bất lợi không công bằng cho khách hàng. CTCK có nghĩa vụ giải thích nội dung hợp đồng mở tài khoản giao dịch và các thủ tục có liên quan khi thực hiện giao dịch chứng khoán cho khách hàng, tìm hiểu khả năng tài chính, khả năng chịu đựng rủi ro và kì vọng lợi nhuận thu được của khách hàng. Theo chế độ hiện hành ở VN, CTCK có nhiệm vụ cập nhật thông tin về khả năng tài chính, khả năng chịu đựng rủi ro, kì vọng lợi nhuận của khách hàng, thân nhân của khách hàng tối thiểu 6 tháng/ lần. Trước nhu cầu đa dạng của nhà đầu tư, các CTCK cũng có thể cung cấp các dịch vụ đa dạng dưới các hình thức tài khoản giao dịch khác nhau. Tài khoản giao dịch bao gồm 1 số loại chính như: tài khoản thông thường, tài khoản tư vấn, tài khoản ủy thác, tài khoản tiền mặt, tài khoản kí quỹ… Nếu khách hàng chỉ yêu cầu công ty chứng khoán đơn thuần cung cấp dịch vụ môi giới trong giao dịch mua, bán chứng khoán thì mở tài khoản thông thường. Đối với những nhà đầu tư chưa có đủ những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết trong việc phân tích đầu tư chứng khoán và tự mình đưa ra các quyêt định thì nên mở tài khoản tư vấn. Nếu nhà đầu tư muốn ủy thác toàn quyền cho một chuyên gia đầu tư của công ty chứng khoán (người quản lý tài khoản) trong việc mua , bán chứng khoán cho mình mà không cần phải thông báo, hoặc được sự chấp thuận trước của chủ tài khoản thì mở tài khoản ủy thác. Việc mua, bán chứng khoán của người quản lý tài khoản được thực hiện trong phạm vi những điều kiện quy định trong hợp đồng. Tài khoản tiền mặt dùng trong các giao dịch thông thường, loại tài khoản này quy định việc thanh toán phải được thực hiện vào trước hay đúng thời điểm thanh toán. Nói cách khác, nhà đầu tư phải có đủ tiền, chứng khoán để thanh toán các giao dịch mua bán chứng khoán. Tài khoản kí quỹ được sử dụng trong các giao dịch kí quỹ (còn gọi giao dịch trả chậm, giao dịch bảo chứng). Giao dịch kí quỹ (Margin trading) là việc mua hoặc bán chứng khoán trong đó người đầu tư chỉ có 1 phần tiền hoặc chứng khoán, phần còn lại do CTCK cho vay. Giao dịch kí quỹ có 2 loại: mua kí quỹ (margin purchase) và bán khống (short sell). Bước 3: Lưu kí tiền và chứng khoán cho khách hàng CTCK phải lưu giữ tiền và chứng khoán cho khách hàng vào tài khoản tiền và tài khoản chứng khoán của khách hàng. CTCK phải quản lí tiền gửi giao dịch chứng khoán của khách hàng tách biệt tiền của công ty và công ty không được trực tiếp nhận tiền giao dịch chứng khoán của khách hàng. Khách hàng của CTCK phải mở tài khoản tiền gửi tại NHTM do CTCK lựa chọn. CTCK phải báo cáo UBCKNN danh sách các NHTM cung cấp dịch vụ thanh toán cho mình trong thời gian quy định (ở Việt nam hiện nay là 3 ngày) sau khi kí hợp đồng sử dụng dịch vụ thanh toán với NHTM. Bước 4: Theo dõi tài khoản và lập báo cáo Nhân viên môi giới có trách nhiệm theo dõi sự biến động của số dư trên tài khoản của khách hàng theo tháng, hạn mức tiền và chứng khoán được phép giao dịch. Báo cáo về số dư tài khoản của khách hàng và hạn mức tiền chứng khoán được phép giao dịch khi cần thiết hoặc theo yêu cầu. Thực hiện các quyền có liên quan trên số chứng khoán của khách hàng. ● Quản lí tài khoản Nhân viên kế toán giao dịch có trách nhiệm theo dõi trạng thái tài khoản của khách hàng. Thực hiện các quyền liên quan trên số dư chứng khoán của khách hàng (nhận cổ tức, tham gia đại hội cổ đông khi có yêu cầu của khách hàng…). Lập báo cáo về trạng thái tài khoản của khách hàng khi cần thiết và theo yêu cầu. Cung cấp thông tin về tài khoản của khách hàng khi có yêu cầu. Quy trình thu chi tiền do kế toán thực hiện: Quy trình nộp tiền Bước 1: căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, kế toán viên lập giấy nộp tiền (2 liên). Bước 2: hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin vào giấy nộp tiền và kí nhận. Bước 3: kế toán viên kiểm tra các thông tin trên giấy nộp tiền của khách hàng để đảm bảo các thông tin đã được điền đầy đủ, chính xác và thực hiện việc kiểm đếm tiền. Bước 4: khi số tiền kiểm đếm đã khớp với số tiền cần nộp theo yêu cầu của khách hàng, kiểm toán viên thực hiện việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và ghi có vào tài khoản của khách hàng. Bước 5: kế toán trưởng kí xác nhận vào giấy nộp tiền (2 liên) và đóng dấu. Giấy nộp tiền sẽ được trao lại cho khách hàng giữ 1 liên, phòng kế toán công ty giữ 1 liên. Quy trình rút tiền Khách hàng đến rút tiền phải xuất trình CMND/ hộ chiếu Bước 1: căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, kế toán viên kiểm tra số dư trên tài khoản tiền của khách hàng, nếu số dư ≥ số tiền mà khách hàng yêu cầu thì lập giấy lĩnh tiền mặt (2 liên). Bước 2: hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin vào giấy lĩnh tiền và kí xác nhận. Bước 3: kế toán viên kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các thông tin trên giấy lĩnh tiền, nhập dự liệu vào phần mềm kế toán và ghi nợ vào tài khoản của khách hàng. Bước 4: kế toán trưởng kí xác nhận vào giấy lĩnh tiền, đóng dấu và giao tiền cho khách hàng. Giấy lĩnh tiền trao cho khách hàng giữ 1 liên, phòng kế toán công ty giữ 1 liên. Khách hàng khi nhận tiền phải kiểm đếm ngay trước mặt kế toán viên và sau khi ra khỏi công ty, công ty sẽ không chịu trách nhiệm về bất kì sự cố nào của khách hàng. Quy trình chuyển tiền Bước 1: căn cứ vào ủy nhiệm chi hợp lệ (ghi đầy đủ và đúng theo mẫu, có đủ 2 liên), kế toán kiểm tra đối chiếu mẫu dấu, chữ kí đã đăng kí, tên tài khoản, số tiền bằng số và bằng chữ, nhập số liệu vào máy để hạch toán, kí tên và trả lại cho khách hàng 1 liên. Bước 2: chuyển ủy nhiệm chi đã hạch toán sang bộ phận kiểm soát, kiểm soát trên máy và kí kiểm soát. Quy trình thu chi tiền mặt do thủ quỹ thực hiện Quy trình thu tiền mặt Bước 1: thủ quỹ nhận giấy nộp tiền, phiếu thu và bản kê các loại tiền của khách hàng do kế toán chuyển đến bằng đường dây nội bộ, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, đối chiếu số tiền bằng số, bằng chữ ghi trên chứng từ thu phải khớp đúng với số tiền ghi trên bảng kê. Bước 2: căn cứ vào chứng từ, bảng kê nộp tiền đã có chữ kí của khách hàng và kế toán để nhận toàn bộ số tiền của khách hàng nộp cùng một lúc