Quản trị hành vi tổ chức tại công ty cổ phần bất động sản Hải Phòng

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN HẢI PHÒNG Giảng viên : TS NGUYỄN DANH NGUYÊN Họ tên học viên : Nguyễn Trung Ngọc Lớp : IeMBA.HO1 Email : ngocreal@yahoo.com Hải Phòng, tháng 03 năm 2012 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 NỘI DUNG CHÍNH 4 I. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Bất động sản Hải Phòng 4 1. Sơ lược Công ty 4 2. Các mảng hoạt động của Sàn giao dịch bất động sản An Biên 4 3. Sứ mệnh, tầm nhìn, Slogan 5 4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5 II. Đánh giá quản trị hành vi tổ chức trong công ty và những đề xuất trong tương lai 6 1. Động lực làm việc 6 2. Xây dựng và quản lý nhóm làm việc 7 3. Giao tiếp và truyền thông 8 4. Lãnh đạo, quyền lực và ảnh hưởng 8 5. Thiết kế cơ cấu tổ chức 9 6. Văn hóa doanh nghiệp 10 7. Quản trị sự thay đổi 10 KẾT LUẬN 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 LỜI MỞ ĐẦU Như chúng ta đều biết, nhà và đất trong thị trường bất động sản không chỉ là tài sản mà còn là yếu tố thể hiện trình độ phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia và của từng địa phương. Trong đời sống xã hội hiện nay, nhu cầu cải thiện chỗ ở là một trong những nhiệm vụ quan trong nhằm nâng cao đời sống của nhân dân. Giải quyết tốt nhu cầu về nhà ở còn là điều kiện cần thiết để phát triển nguồn nhân lực phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Công ty cổ phần bất động sản Hải Phòng - sàn giao dịch Bất động sản An Biên hiện nay đã và đang triển khai một số dự án khu nhà ở thu nhập thấp, một số dự án đất công nghiệp và một vài dự án về khu du lịch sinh thái resort trên địa bàn Thành Phố Hải Phòng. Kết thúc môn học quản trị hành vi được học tại Trường PGSM kết hợp với trường Đại học Thái Nguyên do thầy giáo TS.Nguyễn Danh Nguyên giảng dạy. Qua môn học, đã giúp tôi thu thập được những kiến thức hết sức bổ ích về việc làm thế nào để: * Tạo động lực làm việc cho cán bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần BĐS Hải Phòng. * Cơ sở để hoạt động theo đội - nhóm trong doanh nghiệp. * Giao tiếp và truyền thông trong doanh nghiệp. * Lãnh đạo trong môi trường tổ chức doanh nghiệp. * Cấu trúc và thiết kế tổ chức doanh nghiệp. * Văn hóa tổ chức doanh nghiệp. * Quản trị những biến đổi của tổ chức doanh nghiệp. Qua đó, tôi đã đánh giá được về các hành vi mà doanh nghiệp đang hoạt động và đưa ra những đề xuất để cải thiện tình hình hoạt động của doanh nghiệp ngày một tốt hơn. NỘI DUNG CHÍNH I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN HẢI PHÒNG 1. Sơ lược về công ty - Tên công ty : Công ty cổ phần bất động sản Hải Phòng - Tên tiếng Anh : Hai Phòng Real Estate Joint Stock Company - Viết tắt : HPR - Trụ sở chính: 157 Ngô Gia Tự - Hải An – Hải Phòng. - Tel : 0313.250.368 – Fax: 0313.250.968 - Mail : sieuthidiaochaiphong@gmail.com - Website : - Giấy phép kinh doanh : 0201055231 - Vốn điều lệ : 6.000.000.000 (Sáu tỷ đồng) 2. Các mảng hoạt động của Sàn giao dịch bất động sản An Biên Sàn giao dịch bất động sản An Biên có vốn pháp định 6 tỷ đồng, đảm nhận 7 chức năng kinh doanh theo Luật Kinh doanh bất động sản như: - Đầu tư dự án bất động sản; - Môi giới bất động sản; - Định giá bất động sản; - Quảng cáo bất động sản; - Tư vấn tín dụng, thanh toán chuyển nhượng bất động sản; - Tiếp thị dự án bất động sản; - Quản lý khai thác bất động sản. Hải Phòng có khoảng 70% số dự án và số vốn đầu tư vào thị trường bất động sản. Thị trường bất động sản trên địa bàn thành phố đang dần “ấm” lên với việc ngày càng có nhiều dự án đầu tư phát triển khu đô thị mới mang tầm vóc quốc tế như dự án Khu nghỉ dưỡng, sân golf Sông Giá (huyện Thủy Nguyên), dự án Khu đô thị mới Tinh Thành (quận Kiến An); khu đô thị và công nghiệp Tràng Cát (quận Hải An)... Việc đưa sàn giao dịch bất động sản chuẩn An Biên vào hoạt động sẽ giúp thị trường bất động sản ở Hải Phòng trở nên minh bạch do đầu tư và phát triển đúng hướng. Mọi cá nhân, tổ chức có thể dễ dàng giao dịch mua, bán, thuê, cho thuê bất động sản với những thông tin minh bạch về giá mua, giá bán, thông tin pháp lý và quy hoạch. Qua đó, người mua có điều kiện lựa chọn hàng phù hợp và người bán có cơ hội tiếp cận với nhiều người có nhu cầu. (Trích báo TTXVN) 3. Sứ mệnh, tầm nhìn, Slogan 3.1. Sứ mệnh Góp sức vào thị trường bất động sản Hải Phòng tính minh bạch và đảm bảo thuận lợi cho khách hàng trong giao dịch bất động sản. 3.2. Tầm nhìn Năm 2015, trở thành nhà tư vấn, môi giới hàng đầu tại hải phòng, là đối tác đáng tin cậy nhất và được yêu thích nhất của khách hàng về các lĩnh vực bất động sản tại Hải Phòng. 3.3. Slogan “An toàn đầu tư - lợi nhuận vô biên Nắm bắt cơ hội - khẳng định thành công”. 4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hiện nay công ty có 12 nhân viên là việc ở các bộ phận và triển khai bán các dự án trong và ngoài thành phố Hải Phòng theo sơ đồ. II. ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT TRONG TƯƠNG LAI 1. Động lực làm việc 1.1. Đánh giá Ngoài chế độ lương cơ bản là 2 triệu/nv/tháng (mang tính chất hỗ trợ đi lại), vì hoạt động của công ty mang tính chất dịch vụ nên việc trả lương trên hiệu suất công việc được công ty hết sức quan tâm. Ví dụ: Giao dịch thành công một ngôi nhà giá 2 tỷ, phí môi giới là 1.5% thì người nhân viên trực tiếp giao dịch thương vụ đó sẽ được 30%. Có nghĩa là được 9 triệu đồng. Ngoài ra thì doanh nghiệp còn thưởng. Nếu nhân viên đó đạt doanh thu trên 50 triệu/tháng sẽ được thưởng thêm 1 tháng lương. Trên 80 triệu/tháng được thưởng thêm 2 tháng lương và trên 110 triệu/tháng sẽ thưởng thêm 3 tháng lương. Ngoài lương, thì công ty còn thường xuyên tổ chức cho nhân viên đi học để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như thưởng xuyên tổ chức các trương trình du lịch đến thăm các dự án để học hỏi cũng như mở rộng phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, đa dạng hóa sản phẩm. Đối với những nhân viên gắn bó với công ty trên 1 năm (cả nam và nữ), sẽ được công ty cho đi học lấy bằng lái xe ôtô. Đối với cấp trưởng phòng được công ty cho đi học lớp CEO của VCCI tổ chức. 1.2. Đề xuất Qua môn học Quản trị hành vi tổ chức, hiểu sâu hơn nữa về tháp nhu cầu của Maslow. Tôi đề xuất doanh nghiệp của mình nên quan tâm hơn nữa đến đời sống của nhân viên, đặc biệt là điều kiện sống của gia đình. Công ty nên có sự quan tâm sâu hơn nữa như hàng tháng nên tổ chức gặp mặt , ăn uống tại nhà một nhân viên. Tăng lên sự thân thiện cho mỗi thành viên (vì qui mô doanh nghiệp nhỏ - chỉ 12 nhân viên). - Với nghề môi giới bất động sản, nhân viên phải ra thị trường thường xuyên. Do đó điều kiện an toàn công ty nên quan tâm nhiều hơn nữa. Ví dụ: trong thời tiết nắng gió của mùa hè, công ty nên trang bị khẩu trang, găng tay, áo mưa, nước cho nhân viên trong quá trình tác nghiệp. - Về vấn đề mở rộng quan hệ xã hội: Công ty nên cho nhân viên đại diện đến tham dự hội nghị, hội thảo để tăng sự giao lưu, mở mang kiến thức cũng như quan hệ cho nhân viên (tùy theo tính chất của các hội nghị mà cử nhân viên cho phù hợp). - Về vấn đề tôn trọng và tự thể hiện: Với bất kỳ doanh nghiệp nào thì người chủ doanh nghiệp, giám đốc cũng nên thể hiện sự tôn trọng nhân viên dưới quyền cũng như tạo điều kiện cho họ tự thể hiện mình. Vừa tận dụng được sự sáng tạo của nhân viên, vừa làm tăng sự phấn khích và yêu quí doanh nghiệp hơn của nhân viên. 2. Xây dựng và quản lý nhóm làm việc 2.1 Đánh giá Đối với công ty kinh doanh các dịch vụ bất động sản thì việc làm việc theo nhóm là hết sức quan trọng. Chúng tôi thường triển khai bán các dự án bất động sản (cả đất nền, chung cư v.v). Do đó, khi bắt tay vào triển khai một dự án chung cư, thì thường Công ty chúng tôi thành lập lên 1 nhóm (bao gồm trưởng nhóm và các thành viên). Trưởng nhóm sẽ phân các thành viên trong nhóm đi nghiên cứu, đánh giá tình hình sử dụng chung cư của người dân xung quanh trong thành phố, tỷ lệ những người đang ở chung cư, độ tuổi, trình độ học vấn. Sau đó sẽ đưa ra kế hoạch triển khai cho phù hợp nhất. Do đó mỗi người sẽ phải chịu trách nhiệm ở một mảng, để có được kết quả tốt nhất. Với những bất động sản đất lẻ, nhà lẻ, thì chúng tôi đang hoạt động: Nhân viên IT ở nhà sẽ lên mạng và tìm kiếm những bất động sản mới, lọc, và gửi lại cho nhân viên kinh doanh, khai thác thị trường. Nhân viên sẽ gọi điện hoặc đến trực tiếp để làm việc với khách hàng. Từ đó nhân viên sẽ ký hợp đồng quảng cáo, hay môi giới. 2.2. Đề xuất Với lĩnh vực kinh doanh dịch vụ bất động sản, thì nhân viên được hưởng % trên doanh thu cao. Do đó, rất dễ sảy ra mâu thuẫn khi lấy khách của nhau. Đo đó, Tôi đề xuất với doanh nghiệp mình, cần sự hợp tác với các nhân viên với nhau nhiều hơn nữa. Như cùng thực hiện một thương vụ môi giới chia 50:50. Ở cương vị người quản lý, cũng cần phân chia khách công bằng. Vì tùy từng trường hợp mà chúng ta sẽ chọn làm việc cá nhân hay làm việc nhóm. 3. Giao tiếp và Truyền thông 3.1. Đánh giá Công ty cổ phần bất động sản Hải Phòng - Sàn giao dịch bất động sản An Biên hoạt động ở 7 lĩnh vực dịch vụ bất động sản. Trong đó có lĩnh vực quảng cáo truyền thông. Nên chúng tôi hoạt động rất quan tâm đến mảng này. Web: là web có lượng truy cập về thông tin bất động sản hàng đầu ở Hải Phòng. Sau khi chúng tôi ký môi giới hay quảng cáo sản phẩm nhà, đất, hay dự án. Thì sản phẩm giao dịch thông qua sàn phải đảm bảo: - Quảng cáo đến khi bán được sản phẩm trên mạng - Đăng 3 kỳ báo mua bán và báo Hải Phòng. - Đăng trên mạng sàn giao dịch bất động sản Việt Nam. Đối với các dự án lớn, thường chúng tôi tổ chức 1 even tầm cỡ. Mời các lãnh đạo thành phố, ngành v.v đăng tải sự kiện trên báo, đài địa phương và trên các phương tiện thông tin đại chúng. Treo các poster, tơ rơi, túi, quà có in hình dự án của Chủ đầu tư và công ty phân phối. 3.2. Đề xuất Với công ty cổ phần bất động sản Hải Phòng hoạt động được 2 năm trong lĩnh vực bất động sản. Mục tiêu của chúng tôi là dẫn đầu về các dịch vụ bất động sản. Do đó, Công ty cần liên kết với các doanh nghiệp cũng như các hiệp hội bất động sản ở các tỉnh bạn. trao đổi thông tin quảng cáo hỗ trợ lẫn nhau. Chia sẻ những kinh nghiệm trong thời điểm thị trường khó khăn. Lập ngân sách cho Marketing để đạt được mục tiêu đề ra là dẫn đầu thị trường bất động sản Hải Phòng trong năm 2013. 4. Lãnh đạo, quyền lực và ảnh hưởng 4.1. Đánh giá - Ở sàn giao dịch thì lãnh đạo cao nhất là Giám đốc Sàn giao dịch: người trực tiếp điều hành bộ phận của mình theo sự phân công và ủy quyền trực tiếp của Tổng giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật. Giám đốc là người lập kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn của phòng chức năng mà mình phụ trách, bố trí và cơ cấu nhân sự hợp lý nhằm tạo động lực phát triển nhóm hiệu quả; Thiết lập các chỉ tiêu kinh doanh và đề xuất các giải pháp quản lý Sàn hiệu quả trình Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt; - Được quyền đề xuất cơ cấu nhân sự, khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên thuộc cấp; - Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo điều hành toàn bộ kế hoạch kinh doanh của hoạt động Sàn giao dịch theo mục tiêu đề ra; - Xây dựng kế hoạch kinh doanh và định hướng phát triển Sàn giao dịch; 4.2. Đề xuất Mặc dù là Tổng giám đốc công ty kiêm giám đốc sàn giao dịch, nhưng tôi tự nhận thấy mình còn chưa tập trung tất cả sức lực cho sự phát triển chung của công ty. Chưa xứng đáng là đầu tàu để kéo cả công ty phát triển đột biến. Cần làm gương cho mọi công việc trong công ty như: đi làm sớm, về muộn, là người đào tạo thường xuyên hơn cho các nhân viên mới và đào tạo kiến thức nâng cao cho các nhân viên cũ. Cần nhẹ nhàng từ tốn chỉ bảo nhân viên. Cần có những đột phá trong việc kết hợp và mở rộng lĩnh vực mà công ty đang theo đuổi để đạt được mục tiêu 5 năm của công ty. 5. Cấu trúc và thiết kế tổ chức 5.1. Đánh giá Sàn giao dịch bất động sản chuẩn An Biên hoạt động và điều hành theo chế độ thủ trưởng, cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm: * Lãnh đạo quản lý Sàn giao dịch bao gồm: 01 Giám đốc Sàn giao dịch; 01 Phó giám đốc sàn. * Các phòng nghiệp vụ Sàn giao dịch: - Phòng Kế toán: có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc tổ chức, quản lý, phân phối và giám sát tài chính, kế toán của Sàn sao cho hiệu quả và đúng quy chế; - Phòng Quản trị thông tin (IT, web), Quảng cáo, Marketing: Tiếp nhận, thu thập, phân loại, sắp xếp, bảo quản các loại hồ sơ, tư liệu về bất động sản bao gồm: + Dữ liệu về hồ sơ địa chính (đánh số code hệ thống); + Số liệu thông tin về các giấy tờ vế bất động sản; + Số liệu thông tin về các dự án bất động sản. - Phòng Tư vấn bán hàng, Thẩm định giá, Đấu giá, Quản lý, Đào tạo: + Tư vấn mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, thuê mua, dự án đầu tư, thẩm định giá, quảng cáo và đấu giá đấu thầu về bất động sản; + Nghiên cứu, phân tích thị trường, tiếp nhận và niêm yết giá các bất động sản theo đúng quy định của Luật kinh doanh bất động sản. - Phòng Khai thác, Môi giới, Phân phối: khai thác thông tin các sản phẩm bất động sản trên thị trường, tham mưu cho giám đốc điều hành Sàn giao dịch để tiến hành thẩm định và triển khai trên mạng Sàn giao dịch; 5.2. Đề xuất Trong thời điểm thị trường bất động sản đang trầm lắng, chúng ta lên cơ cấu lại tổ chức tinh gọn, thu hẹp phòng ban. Chờ khi thị trường tốt, chúng ta sẽ mở rộng và phát huy đúng các nghiệm vụ của từng phòng ban. 6. Văn hóa doanh nghiệp 6.1. Đánh giá Văn hóa của Công ty cổ phần bất động sản thể hiện ở 2 cầu slogan: “Nắm bắt cơ hội - khẳng định thành công. Thành công của nhà đầu tư là thành công của chúng tôi.” Mọi cá nhân trong công ty đều có quyền phát triển bản thân và được công ty tạo mọi điều kiện để thể hiện điều đó, khẳng định khả năng của mình. Chúng tôi quan niệm, mỗi nhân viên làm việc ở công ty dù là 1 ngày, 1 tháng, 1 năm hay lâu hơn nữa thì cũng đều phải cố gắng hết mình qua từng ngày. Vì họ làm tốt ở công ty này, nếu qua công ty khác sẽ hòa nhập một cách tốt hơn và thuận lợi hơn trong công việc, phát triển bản thân. Và chúng tôi cũng luôn coi trọng lợi nhuận của nhà đầu tư, vì nhà đầu tư có lợi thì chúng tôi mới có lợi. Nếu 1 lần đầu tư qua công ty An Biên mà không được tư vấn một cách chính xác thì lần sau họ sẽ không đến và sẽ tìm công ty khác. 6.2. Đề xuất Chúng tôi sẽ phải “làm tốt hơn cả sự mong đợi của khách hàng”. 7. Quản trị sự thay đổi 7.1. Đánh giá Bất kỳ doanh nghiệp nào trên thị trường đều phải đối mặt với sự thay đổi, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, chúng tôi chịu sự tác động rất lớn bởi các chính sách vĩ mô của nhà nước. Vừa qua, dưới sự tác động của Chính phủ, siết chặt các khoảng vay bất động sản, tăng lãi suất ngân hàng. Gần như bóp nghẹt tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp bất động sản. Các doanh nghiệp bất động sản thường sống bằng vốn vay ngân hàng, sau khi đáo hạn, ngân hàng đã không cho rất nhiều doanh nghiệp cũng như người kinh doanh bất động sản vay tiếp. Gián tiếp đẩy họ vào vay lãi suất cao - thị trường chợ đen. Các doanh nghiệp đầu tư bất động sản thường đầu tư theo công thức: - Chủ đầu tư có từ 10% đến 20% tổng số vốn đầu tư. - Vay ngân hàng từ 40% đến 60%. - Còn lại là kêu gọi huy động vốn. Do đó khi ngân hàng thắt chặt tín dụng. Đương nhiên doanh nghiệp sẽ chết vì các khoản vay. 7.2. Đề xuất Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ các chính sách pháp luật, cần mở rộng các quan hệ với các cấp chính quyền để nắm được các thay đổi có thể tác động đến doanh nghiệp mình. Cũng cần đầu tư vào một vài lĩnh vực (“bỏ trứng vào nhiều giỏ”). Để lĩnh vực này gặp khó khăn thì đã có lĩnh vực khác hỗ trợ. KẾT LUẬN Để điều hành tốt một doanh nghiệp cần những người lãnh đạo doanh nghiệp phải hiểu, đi sâu, sát vào từng hoạt động của doanh nghiệp. Làm tốt 7 nhiệm vụ như đã học trong chương trình Quản trị hành vi tổ chức. Phải “trên thông tinh văn dưới tường địa lý” kết hợp với “Thiên thời - Địa lợi - Nhân hòa” mới có thể đưa doanh nghiệp của mình phát triển vượt bậc. Trong bài làm không tránh khỏi những thiếu sót về lý thuyết và thực tiễn, cũng như khuôn khổ bài viết có hạn không thể trình bày nhiều, rất mong thầy giáo thông cảm. Đồng thời cũng rất mong sẽ nhận được sự góp ý, chỉ dẫn thêm từ thầy giáo để tôi hoàn thiện bài viết theo hướng tạo lập những giá trị mới cho Công ty. Một lần nữa em xin gửi lời trân trọng cảm ơn đến TS.Nguyễn Danh Nguyên và những bài giảng môn Quản trị Hành vi tổ chức rất bổ ích. Hải Phòng, tháng 03 năm 2012. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình học Quản trị hành vi tổ chức (Organizational Behavior Management), TS Nguyễn Danh Nguyên. 2. Các tài liệu của Công ty Cổ phần Bất động sản Hải Phòng.