Đề tài Tìm hiểu những nhân tố ảnh hưởng đến văn hóa đàm phán của người Nhật Bản

Hiện nay khi nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực thì hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương rất được coi trọng. Nhật Bản trong những năm gần đây đóng vai trò như là đối tác số một với Việt Nam, do đó để đạt được hiệu quả cao trong công tác đàm phán với đối tác này thì tìm hiểu phong cách đàm phán và những nét văn hóa của người Nhật Bản đóng một vai trò hết sức quan trọng. Và để tìm hiểu nét văn hóa đàm phán của người Nhật Bản ra sao? Chúng ta cần tìm hiểu những nhân tố đã ảnh hưởng đến phong cách đàm phán đó và những nhân tố này có ảnh hưởng như thế nào? Phần 1 CÁCH GIAO TIẾP THƯỜNG NGÀY CỦA NGƯỜI NHẬT BẢN Nhật Bản - Một đất nước vốn dĩ nghèo nàn về tài nguyên, có nhiều thiên tai, kinh tế chủ yếu là nông - ngư nghiệp và sự ảnh hưởng của Tam Giáo Đồng nguyên du nhập nên người Nhật Bản coi trọng: - Tinh thần tập thể - Hài hòa Thiên Nhân Địa - Đề cao sự hợp lí - Sự ứng xử theo thứ tự coi trọng Lễ, Tín, Nghĩa, Trí, Nhân. Xã hội Nhật Bản tự biết mình thiếu rất nhiều các điều kiện nhưng cần phải khẳng định mình, nên có khuynh hướng du nhập và cải hóa những gì du nhập vào để chúng biến thành Kiểu Nhật Bản. Bởi vậy Văn hóa Nhật Bản có sự giao thoa đỉnh cao các yếu tố Tây / Đông/ Nhật Bản. Chính vì nền Văn hóa đa dạng và phức tạp này mà trong giao tiếp truyền thống của người Nhật có những qui tắc, lễ nghi mà mọi người đều phải tuân theo tùy thuộc vào địa vị xã hội, mối quan hệ xã hội của từng người tham gia giao tiếp. 1.1. Những nghi thức ứng xử thường ngày của người Nhật: Những biểu hiện đầu tiên trong quá trình giao tiếp của người Nhật là thực hiện những nghi thức chào hỏi. Tất cả các lời chào của người Nhật bao giờ cũng phải cúi mình và kiểu cúi chào như thế nào phụ thuộc vào địa vị và mối quan hệ của mỗi người. Một qui tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước. Người lớn tuổi là “người trên” của người ít tuổi, nam là “người trên” đối với người nữ, thầy là “người trên” (không phân biệt tuổi tác, hoàn cảnh), khách là “người trên”… Người Nhật sử dụng 3 kiểu cúi chào sau: + Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất biểu hiện sự kính trọng sâu sắc. Kiểu này thường được sử dụng trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, trong các chùa của Phật giáo, trước Quốc kỳ và trước Thiên Hoàng. + Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm. + Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng 1 giây, hai tay để bên hông. Người Nhật thường chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào.Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này qua thế hệ khác cho đến tận ngày nay. 1.2. Sự thể hiện tính cách của người Nhật và những điều người nước ngoài cần phải làm khi giao tiếp với họ: 1.2.1. Sự thể hiện tính cách của người Nhật trong giao tiếp: Ngoài ra, thường ngày khi gặp gỡ nhau, sau những cái cúi chào, người Nhật còn có những biểu hiện tính cách phức tạp, bạn nên tìm hiểu để tránh làm “phật lòng” họ. Những tính cách trong giao tiếp được thể hiện như sau: + Gương mặt: Một cái nhìn về bạn, chân mày hơi nhíu lại là dấu hiệu quan tâm hay thích thú. Cặp mắt mơ màng, dính vào một điểm sau lưng bạn hoặc lạc lõng trên các vật, sẽ nói lên sự phiền muộn, bực mình; hãy ngưng nói và đặt câu hỏi ngay. Nếu bạn nói mà anh ta vẫn nhìn sang một bên để tránh cái nhìn của bạn, anh ta đang che dấu tình cảm của mình. Sự nhăn mặt là dấu hiệu của sự khó chịu và biến động dữ dội của tính khí, Hãy đổi hướng hoặc làm cho khách hàng nói bằng một câu hỏi thích hợp. + Cánh tay: Nếu bạn đang nói mà khách hàng bất chợt khoanh tay lại thì nghĩa là có một sự phật ý nho nhỏ. Nếu cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay một hiện tượng căng thẳng. Ở tư thế ngồi, các cùi chỏ đưa về sau, thân người trong tư thế “sẵn sàng lao tới” là một sự phản đối thẳng thắn của khách hàng. Bạn cần phải phát hiện sớm. + Bàn tay: Bàn tay xòe ra, thư giãn và thoải mái là điều thuận lợi nhất. Nắm tay siết lại, các bàn tay chéo nhau có thể là phản ứng tiêu cực mà bạn nên lưu ý. Nếu bàn tay để trước miệng khi nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi là những chỉ dẫn của sự nghi ngờ. Khi tay cào đầu, cầm một vật đưa lên miệng, đưa ra sau gáy thì phần trình bày của bạn không chắc chắn. + Thân người: Nếu ngồi thẳng và hơi nghiêng về phía trước, tất cả đều ổn. Ngược lại, lui về phía sau thì có sự phản đối. Nếu thân nằm gọn trong ghế bành, người khách đang hoàn toàn chán nản. Bạn sẽ bị xem như là người thương gia thiếu may mắn và thiếu khả năng. + Giao tiếp bằng mắt: Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào vật trung gian như: caravat, một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa,…; hoặc họ cúi đầu xuống và nhìn sang bên. Nếu khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối diện (đặc biệt là người mới quen hoặc có chức vụ cao hơn bạn) thì bị xem là thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực. Ví dụ:“Paige là Giám Đốc Marketing ở một công ty lớn của Mỹ. Cô không hiểu vì sao John (một nhân viên người Mỹ gốc Nhật) lại hiếm khi nhìn thẳng vào mắt cô khi trò chuyện. John thường nhìn cô rất nhanh rồi lại lảng tránh ngay ánh nhìn của cô. Paige thật sự bối rối, cô không biết cách quản lý nhân viên của mình có chỗ nào không đúng hay chính John đang giấu giếm cô điều gì đó...”. Vì đối với Paige, trên đất Mỹ, việc không nhìn thẳng vào mắt người đối diện sẽ bị xem là thô lỗ, thiếu tôn trọng, thậm chí là nói dối. Ở công ty các nước châu Âu, Canada hoặc Mỹ, khi nói chuyện thì nên nhìn thẳng vào mắt sếp hay các đồng nghiệp, điều đó thể hiện sự tự tin của bạn. Cô chưa hiểu nét văn hóa của người Nhật, nên cô cho là như thế. + Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói là quyết định sau cùng. Im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác. + Bất kỳ lời nói, cử chỉ nào của người Nhật cũng đều lịch thiệp, nhã nhặn. Họ không bao giờ nói “Không” và chẳng nói cho đối phương biết rằng họ không hiểu. Lời nói “Vâng” (Yes) của họ có thể có nghĩa là “Không” nếu đi kèm với những cụm từ: We will think about it (Chúng tôi sẽ suy nghĩ về điều đó), We will see (Chúng tôi sẽ xem lại), hoặc Perhaps (Có lẽ). Bạn có thể mất ba lần gặp gỡ và có khi một năm để mối quan hệ kinh doanh với họ được trở thành chính thức. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm theo những yêu cầu của người khác, họ thường nói: “điều này khó”. Người Nhật có ý thức tự trọng cao, họ luôn tránh trở thành kẻ lố bịch, không đúng mực, khiếm nhã khi giao tiếp. + Người Nhật rất chú trọng tạo cảm giác dễ chịu cho người đối thoại. Họ không bao giờ muốn làm phiền người khác bởi những cảm xúc riêng của mình, cho dù họ đang gặp chuyện đau buồn, nhưng họ vẫn mỉm cười với người đang giao tiếp. 1.2.2. Những điều nên làm và không nên làm khi giao tiếp với người Nhật: Khi bước vào tiếp xúc, sau những lời chào xã giao, với cương vị chủ nhà, họ thường chủ động đi vào vấn đề cần bàn bạc trước. Lúc câu hỏi được đưa ra có nghĩa là công việc đã chính thức bắt đầu. Trong không khí căng thẳng, nếu bạn tạo được tình huống vui vẻ gây cười thì bạn có được ấn tượng tốt đối với họ, nhưng nên dừng lại đúng lúc. Bạn không nên đưa ra những ý kiến chệch với vấn đề đang bàn trong lúc người Nhật đang thực thi nhiệm vụ hoặc đang suy nghĩ. Bạn sẽ bị đánh giá là thiếu nghiêm túc, thậm chí sẽ gây ác cảm với họ. Dù người Nhật rất khoan dung với người nước ngoài về khoản này, nhưng sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu không dùng “kính ngữ” khi sử dụng tiếng nhật nói chuyện với người có địa vị cao hơn. Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang ý nghĩa là họ đang vui. Khi nói chuyện với người Nhật tránh không nên nói to, gây tiếng ồn và nói vòng vo. Không vỗ vai người Nhật khi trò chuyện và không kéo dài mọi hình thức có sự tiếp xúc cơ thể đơn giản như bắt tay. Bạn nên giữ khoảng cách phù hợp khi giao tiếp với người Nhật (khoảng cách ít nhất là 1m, quy tắc chung của người Châu Á). Nếu khi nói chuyện bạn đứng gần, họ sẽ cảm thấy không thoải mái, mất bình tĩnh và có cảm giác bị uy hiếp. Trái ngược với người Mỹ Latinh và Trung Đông, họ lại thích đứng gần nhau, đôi khi chỉ cách nhau nửa mét. Còn người Mỹ và Châu Âu, khoảng cách này là trung bình cộng của hai khoảng cách trên. Ngoài ra, người Nhật rất tôn kính Nhật Hoàng; nên xin đừng hỏi Nhật Hoàng bao nhiêu tuổi, tính tình ra sao? Đó là điều kiêng kỵ, họ sẽ nghĩ ngay đến quốc thể bởi chỉ một câu sai ngữ pháp hay dùng nhầm từ của người tiếp chuyện. Nếu muốn cuộc tiếp xúc không tẻ nhạt thì bạn nên hướng tới chủ đề không kiêng kỵ như: thể thao, thời tiết, kinh tế, chứng khoán… Khi đi tham quan các đền chùa ở Nhật, bạn không nên ăn mặc mát mẻ hoặc có những hành động phỉ báng thần thánh, bởi thần có vị trí quan trọng trong cuộc sống của họ. Khi gọi ai đó bằng cách vẫy tay, nên để tay thẳng, lòng bàn tay hướng xuống, sau đó quạt các ngón tay xuống, việc cong một vài ngón tay trong không khí là cử chỉ tục tĩu. Sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu chỉ tay trực tiếp vào người khác, thay vào đó ta mở rộng bàn tay ngửa lên trên như thể đang bưng một cái mâm và chỉ về phía người đó. Phụ nữ Nhật khi nói chuyện với người ít quen biết thì họ phải im lặng và nhìn đi chỗ khác, đó được coi là những hành vi đức hạnh, được đánh giá là người phụ nữ đức hạnh. Còn nếu nhìn chăm chú sẽ bị đánh giá là người không đứng đắn, vì hành vi đó được xem là lời mời gọi dẫn đến sự thân mật. Đến nhà người khác chơi, được chủ nhà mời vào nhà thì người khách phải đáp: “Cảm ơn, rất hân hạnh”, và cởi bỏ áo khoác trước cửa nhà. Nếu là người đến thăm lần đầu thì chỉ ở chơi không quá nửa giờ, sau đó vào lúc thích hợp phải xin phép ra về với câu: “Tôi đã làm phiền ngài quá lâu, xin lượng thứ”. Sau khi cởi đôi dép đi trong nhà, người khách phải quay mũi dép vào trong phòng, ở cửa người khách phải cúi chào một lần nữa và cảm ơn chủ nhà vì sự tiếp đón rồi mới đi ra cửa. 1.3. Đối với việc tặng quà cho người Nhật, cần phải lưu ý một số vấn đề: Giống với người Việt, người Nhật rất thích tặng quà vào các dịp Lễ-Tết, các dịp có tin vui, thăng quan tiến chức…., như: dịp Ô Bôn (tháng 7) nên gửi đồ ăn, dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống. Với họ, việc tặng tiền bị xem là thô lỗ; tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ em trong năm mới. Người Nhật rất chú trọng đến nghệ thuật gói quà bởi người Nhật rất thích những gì có hình thức đẹp, trông sạch sẽ và thể hiện được sự tôn trọng của người tặng. Sống trong môi trường có thu nhập cao nên người Nhật Bản có thói quen đòi hòi cao về chất lượng một món đồ ngay từ vẻ ngoài bắt mắt của nó. Một số vấn đề nên lưu ý khi tặng quà: Những người có quan hệ làm ăn chặt chẽ với Nhật, chắc hẳn phải biết ở Nhật Bản các loại quà tặng được bán chạy nhất nhì thế giới. Người Nhật thích tặng quà nhưng không thích người được tặng mở quà đó ngay trước mặt mình. Vì họ xem đó là việc mất lịch sự và thiếu tôn trọng. Nếu người Nhật được tặng quà thì họ cũng sẽ không làm thế. Việc gói quà đối với người Nhật là cả một nghệ thuật, một món quà được gói bọc cẩn thận sẽ tạo được thiện cảm với người Nhật. Khi tặng quà, bạn không nên tặng quà có số lượng là 4,9. Bạn không nên tặng những vật nhọn, trà uống, những tặng vật có màu tím hoặc xanh lá cây; vì đối với họ những thứ này tượng trưng cho sự đau buồn và không may mắn. Đặc biệt, một món quà tặng có ý nghĩa nhất đối với người Nhật là một bức ảnh chụp về họ. Khác với người Châu Âu, khi đi du lịch, chỉ thích xách máy ảnh chụp phong cảnh, còn người Nhật chỉ thích chụp ảnh có hình mình trong đó. Bởi vậy khi đi tham quan một nơi nào đó mà lúc về, họ được tặng một bức ảnh chụp của họ trong tư thế tự nhiên thì không còn gì bằng. Các thương nhân Nhật thích chụp hình trong các buổi hội đàm, nhất là dưới hình Quốc huy, Quốc kỳ và lãnh tụ các nước sở tại. ( Sau đây, chúng ta có thể thấy rõ tính cách giao tiếp hàng ngày của người Nhật đối với các quốc gia khác qua bảng so sánh sau: Ngôn ngữ cử chỉ ở một số nền văn hóa khác nhau  Ý nghĩa   Gật đầu  - “Tôi đồng ý” ở hầu hết các quốc gia. - “Tôi không đồng ý” ở một số nơi tại Hy Lạp, Yugoslavia, Bungari, và Thổ Nhĩ Kỳ.   Hất đầu ra sau  “Đồng ý” ở Thái Lan, Philippines, Ấn Độ và Lào.   Nhướng lông mày  - “Đồng ý” ở Thái Lan và một số nước khác ở châu Á. - “Xin chào” ở Phillipines.   Nháy mắt  - “Tôi có bí mật muốn chia sẻ với anh nè!” ở Mỹ và các nước châu Âu. - Là dấu hiệu tán tỉnh người khác giới ở một số quốc gia khác.   Mắt lim dim  - “Chán quá!” hay “Buồn ngủ quá!” ở Mỹ. - “Tôi đang lắng nghe đây.” ở Nhật, Thái Lan và Trung Quốc.   Vỗ nhẹ (bằng ngón trỏ) lên mũi  - “Bí mật đó nha!” ở Anh - “Coi chừng!” hay “Cẩn thận đó!” ở Ý   Khua tay  - Người Ý thường xuyên khua tay khi trò chuyện. - Ở Nhật, khua tay khi nói chuyện bị xem là rất bất lịch sự.   Khoanh tay  - Ở một số quốc gia, khoanh tay có nghĩa là “Tôi đang phòng thủ!” hoặc “Tôi không đồng ý với anh đâu.”   Dấu hiệu “O.K.” (ngón cái và ngón trỏ tạo thành chữ O)  - “Tốt đẹp” hay “Ổn cả” ở hầu hết các nước. - “Số 0” hoặc “Vô dụng!” tại một số nơi ở châu Âu. - “Tiền” ở Nhật Bản. - Là sự sỉ nhục người khác ở Hy Lạp, Braxin, Ý, Thổ Nhĩ Kỹ, Liên bang Nga và một số quốc gia khác.   Chỉ trỏ  - Ở Bắc Mỹ hay châu Âu, dùng ngón trỏ để chỉ là chuyện bình thường. - Ở Nhật Bản, Trung Quốc chỉ người khác bằng ngón trỏ bị xem là bất kính và vô cùng bất lịch sự. Người ta thường dùng cả bàn tay để chỉ ai đó hay vấn đề gì đó   Phần 2 TÍNH CÁCH -TÁC PHONG TRONG CÔNG VIỆC VÀ THÁI ĐỘ ĐỐI VỚI THỜI GIAN CỦA NGƯỜI NHẬT BẢN 2.1. Những tính cách đối với công việc của người Nhật: Trong cuộc sống hằng ngày, người Nhật cực kỳ cẩn thận. Họ nghiêm túc và cẩn trọng trong từng việc nhỏ nhất. Làm việc gì thì bao giờ cũng kiểm tra trước khi làm, kiểm tra trong khi làm và kiểm tra sau khi làm xong. Ví dụ: Trước khi mang đồ đi giặt, họ kiểm tra túi quần, túi áo xem có quên gì không? Khi cho đồ vào máy giặt, họ kiểm tra lại từng cái một lần nữa. Và cuối cùng, sau khi giặt xong, họ lại lục túi quần, túi áo để kiểm tra. Chính vì cẩn thận một cách cực đoan như vậy mà chất lượng hàng Nhật luôn đứng đầu thế giới. Tính cách cẩn thận đó cũng được người Nhật áp dụng vào trong công việc của mình. Ngoại trừ những dịp vui chơi làm cho người Nhật cười thả sức, những nhân viên Nhật thường không diễn tả cảm xúc vui đùa trên khuôn mặt, thay vào đó là một khuôn mặt nghiêm khắc. Đặc biệt trong các cuộc họp, họ nói nhỏ, giọng nói rất thận trọng, và thường nhăm mắt khi chú ý gần tới người nói. Thói quen này với người nước ngoài thể hiện dấu hiệu của sự khó chịu. Trong công việc, trước khi thực hiện làm một việc gì, người Nhật chuẩn bị rất kỹ lưỡng và chu đáo. Công tác chuẩn bị đó được thực hiện sớm, kỹ lưỡng và chu đáo đến mức đáng kinh ngạc. Ví dụ: Một đợt Việt Nam đến thăm công ty phần mềm OMRON Software, có tổng cộng 10 người đó tiếp và làm việc với đội Việt Nam. Vì phải đi 1 đoạn đường khá xa (1 tiếng rưỡi), nên việc đầu tiên là họ mời đội Việt Nam vào rest room (nhà vệ sinh). Khi tới phòng họp, họ bố trí đúng 22 chỗ ngồi cho khách, không thừa, không thiếu. Đồng thời trên bàn đặt sẵn 22 món quà kỉ niệm. Họ chuẩn bị trình chiếu rất cẩn thận, không có chuyện lỗi phông chữ hay trục tr85c máy chiếu như ở nước ta. Lúc ra về họ mời đi rest room một lần nữa. Xe đi một đoạn khá xa, nhưng họ vẫn đứng dàn hàng vẫy tay chào tạm biệt. Người Nhật còn có tính chủ động trong công việc, đây là một trong những khẩu quyết mà người Nhật luôn ghi nhớ. Tính chủ động này có tên gọi là HoRenSo, viết tắt của 3 chữ: Hokoku-nghĩa là báo cáo, Renraku-nghĩa là trao đổi, Sodan-là hỏi ý kiến. Thực hiện công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi và bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. Một khẩu quyết nữa mà người Nhật áp dụng rất thành công là 3S. Để có môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, người Nhật làm 3 việc đơn giản sau: Seiri-sàng lọc, chỉ giữ thứ mình cần, vứt bỏ vật dụng dư thừa, không cần thiết; Seiton-sắp xếp, sắp xếp mọi thứ sao cho khi cần là có ngay để dùng, không mất thời gian tìm kiếm; Seiso-lau chùi, dọn dẹp, kiểm tra hỏng hóc thường xuyên. Đối với họ bàn ghế, máy móc, vật dụng phải gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp mới làm tăng hiệu suất làm việc. Người Nhật luôn luôn tìm tòi, sáng tạo và liên tục cải tiến, đó là chìa khóa đem lại thành công cho nền kinh tế Nhật Bản. Liên tục cải tiến, liên tục sáng tạo để nâng cao năng suất, chất lượng và giảm thiểu chi phí. Họ có tư tưởng chống lại những cách nghĩ và cách làm theo lối mòn, trì trệ, kìm hãm sự phát triển. Vì những tính cách nghiêm túc, làm việc có quy tắc trên nên người Nhật rất trọng chữ “Tín”, các phép xã giao và giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên. Nếu vô tình không thực hiện lời đã hứa thì bạn cần xin lỗi ngay dù với lý do gì. Việc giải thích lý do nên được đặt sau và thực hiện hết sức khéo léo vào những thời điểm phù hợp. 2.2. Tác phong Công nghiệp của người Nhật: Yêu cầu về đúng giờ cũng là một vấn đề trong giao tiếp với người Nhật mà người Việt hay mắc phải, bởi đúng giờ hẹn là bạn đã thực hiện lời hứa. Người Nhật rất đúng giờ, họ đến trước giờ hẹn tối thiểu 5 phút. Họ sẽ cảm thấy khó chịu khi phải đợi và rất mất cảm tình với người sai hẹn. Nếu là người đi tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh thì sẽ khó có cơ hội thứ hai gặp lại. Vì thế, trong mọi cuộc hẹn, hãy sắp xếp để luôn đúng giờ và cần nhớ rằng không một lý do nào là thỏa đáng cho việc trễ hẹn. Người Nhật còn quan trọng việc đúng hạn đã định trong kinh doanh. Hạn đã định là không thay đổi với bất cứ lý do gì. Sở dĩ thời hạn không thể thay đổi là vì người Nhật đã lập kế hoạch và chuẩn bị mọi việc để thực hiện sau mốc thời gian đó Ví dụ: thời hạn ra mắt sản phẩm là 21/05/2010 thì địa điểm ra mắt đã được thuê, khách đã được mời, hợp đồng bán sản phẩm đã ký kết,… Do vậy công tác lập kế hoạch và ước lượng thời gian, nhân lực là quan trọng nhất. Với người Nhật, không có khái niệm trễ hạn, vì hạn đã định, phải bằng mọi giá hoàn thành công việc đúng tiến độ. Trễ hạn đồng nghĩa với việc không thể hợp tác với nhau được nữa. Giao thiệp rất quan trọng với người Nhật, nó thường đề cập đến những mối quan hệ mới. đặc điểm chung của những nhà kinh doanh Nhật là khả năng thích ứng cao trong các cuộc đàm phán. Và đặc biệt khả năng diễn thuyết của họ rất tốt nên dễ chiếm thiện cảm của đối tác, thành công dành được hợp đồng cũng chiếm tỉ lệ cao. Làm quen, giao tiếp với những người có thanh thế, địa vị là khía cạnh mà người Nhật rất quan tâm để có thêm nhiều cơ hội làm ăn mới. Do đó mối quan hệ được người Nhật đặt lên hàng đầu. Người Nhật coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc chung với người Nhật, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián tiếp hoặc trực tiếp. Gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Người Nhật đưa việc làm quen và tạo dựng mối quan hệ lên một tầm mới bởi họ hiểu được giá trị của chúng. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó chịu hoặc tiếc thời gian khi giữ liên lạc với người khác. Chúng ta thường hạn chế việc giữ liên lạc nhưng điều đó thể hiện sự thiếu bền chặt của các mối quan hệ. Hãy noi gương người Nhật bằng cách quan tâm hơn tới việc luôn “giữ ấm” cho mọi mối quan hệ công việc của bạn. Người Nhật còn nâng cao tinh thần bằng các khẩu hiệu. Rất nhiều doanh nghiệ