Luận văn Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải – Tuyền Quang

1 Luận văn Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải – Tuyền Quang 2 MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU ................................................................................ 6 CHƯƠNG I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................. 7 I. Môc đích đề tài..................................................................................7 II. Phạm vi đề tài...................................................................................7 CHƯƠNG II :PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT ................... 9 I. Tính cấp thiết của đề tài.....................................................................9 II. Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức..............................10 2.1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ. ...................................................... 10 2.3. Yêu cầu về thống kê báo cáo.................................................. 10 III. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang....................................................................................................10 3.1 Cấu trúc : ................................................................................ 10 3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang hiện nay: .................................................. 11 IV. Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý.11 4.1 Những thông tin hiện đang quản lý: ...................................... 11 4.2 Cách thức thực hiện: .............................................................. 12 4.3 Trang thiết bị và con người: ................................................... 13 4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại: .................................... 14 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ.................................................16 I. Biểu đồ phân cấp chức năng:............................................................16 1. Quản lý lý lịch: ......................................................................... 17 3 a. Cập nhập lý lịch.......................................................................17 b. Cập nhập danh môc. ..............................................................17 c. In trích ngang lý lịch...............................................................17 2. Tính lương. ............................................................................... 17 3. Tìm kiếm: .................................................................................. 17 4. Xử lý hưu: ................................................................................. 17 II. Biểu đồ luồng dữ liệu:....................................................................18 2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. .............................. 18 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ............................................ 19 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: ................................... 20 a. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch:......21 b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu:...22 III. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu:...............................................22 3.1. Thực thể: ................................................................................ 23 3.2 Liên kết : ................................................................................. 23 3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể. ....... 23 CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ ..................... 26 DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS ......................... 26 1. Mô hình dữ liệu của Microsoft access:............................................26 2. Giao diện của Microsoft access:......................................................28 3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access. ............... 28 3.1. Bảng dữ liệu (Tables): ........................................................... 29 3.2. Bảng truy vấn (Query). .......................................................... 31 3.3. Biểu mẫu (Form): .................................................................. 35 3.5. Macro: .................................................................................... 39 4 CHƯƠNG IV : NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH ...................................... 43 1. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic:.............................. 43 CHƯƠNG V: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH .................................. 46 1. Thiết kế các bảng (Table) .............................................................. 46 1.1_Table_HSNV ( Bảng Hồ sơ nhân viên ) ............................... 46 1.2_Table_Chuyenmon (Bảng chuyên môn) ................................ 47 1.3_Table_QTCT (Bảng quá trình công tác) ............................... 47 1.4_Table_QTDT (Bảng quá trình đào tạo) ................................. 47 1.5- Table_Dan_toc (Bảng Dân tộc)............................................. 48 1.6- Table_hoc_vấn(Bảng học vấn) ............................................. 48 1.7- Table_Ngach_cong_chuc(Bảng Nhạc công chức) ............... 48 1.8- Table_Gioi_tinh (Bảng giới tính) .......................................... 48 1.9_Hợp đồng lao động (Bảng quá trình đi nước ngoài) ............. 49 1.10_Table_Qua_trinhCV (Bảng quá trình chức vô) .................. 49 1.11_Table_TONGIAO (Bảng tôn giáo) ...................................... 49 1.12_Table_DONVI (Bảng đơn vị) ............................................... 50 2. Thiết kế Giao diện người dùng: ..................................................... 52 2.1 form chính ............................................................................. 52 2.2 Form nhập hồ sơ lý lịch cán bộ: ............................................. 53 2.3 Form tìm kiếm cán bộ:... ........................................................ 55 2.4 Form Danh môc đơn vị: ......................................................... 55 2.5 Form Danh môc chức vô: ....................................................... 56 2.6 Form Danh môc tôn giáo: ...................................................... 56 2.7. Form Danh môc ngoại ngữ: ................................................................ 5 2.8. Form thống kê thâm niên:. .................................................... 57 KẾT LUẬN ......................................................................................... 58 6 LỜI GIỚI THIỆU Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của xã hội, thông tin ngày càng trở nên phong phú đa dạng và phức tạp. Công nghệ thông tin ra đời nhằm đáp ứng những vấn đề to lớn và quan trọng đó. Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cô trợ giúp rất đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực, nghành nghề. Một trong những lĩnh vực mà Công nghệ thông tin thâm nhập vào sâu và thu được những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý, xử lý thông tin trên máy tính đối với nhiều vấn đề như: kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vô, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng. Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức, thời gian chi phí của các tổ chức cá nhân, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô. Ở nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết. Về tin học hoá công tác quản lý số liệu về cán bộ đã được triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều bộ nghành, mà xây dựng các phần mềm riêng để quản lý cho phù hợp, trước xu thế hiện nay, ngoài việc ứng dông công nghệ trong công tác tổ chức quản lý cán bộ. Sở giao thông vân tải- Tuyên Quang thấy rằng cần thiết phải nhanh chóng xây dựng một phần mềm nhằm quản lý tổ chức và cán bộ trong sở. Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài thực tập tốt nghiệp của mình là “Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyờn Quang” là một phần trong kế hoạch trên. Sự thành công của đề tài này sẽ tạo tiền đề, cơ sở cho việc xây dựng hệ thống quản lý số liệu về tổ chức và cán bộ của Sở giao thông vận tải tuyên quang. 7 CHƯƠNG I ĐẶT VẤN ĐỀ I. Môc đích đề tài Hệ thống quản lý Nhân sự - Lương được phân tích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công thường ngày. Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công tác quản lý dễ dàng trong điều hành. Bài toán quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý Nhân sự - Lương trước đây, được quản lý bằng phương pháp thủ công. Nhưng hệ thống cũng không có sự thay đổi về mặt nghiệp vô quản lý Nhân sự - Lương so với quản lý bằng thủ công, mà nó cho phép thực hiện công tác quản lý nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn . Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin của cán bộ, công nhân một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất. Công việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao. Hệ thống cũng đảm nhận việc bảo vệ an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thông tin. Bài toán được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống không cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu của bài toán. II. Phạm vi đề tài Đề tài là một ứng dông tin học với công tác quản lý, cô thể là quản lý Nhân sự - Lương, giúp cho công tác quản lý Cán bộ, công nhân của phòng Tổ chức hành chính, quản lý lương Cán bộ, công nhân của phòng Tài vô được thuận lợi và nhanh chóng khi tra cứu các thông tin có liên quan đến Cán bộ, công nhân thuộc sở. 8 Công tác quản lý của các phòng, ban hiện nay cô thể là Sở giao thông vận tải Tuyên quang tuy đã có nhiều cải tiến, song vẫn còn nhiều hạn chế và mất nhiều công sức. Trên thực tế ở Sở giao thông vận tải Tuyên quang với số lượng cán bộ, công nhân viên chức đông do vậy việc đưa máy tính ứng dông vào công tác quản lý là một điều thiết yếu việc quản lý Hồ sơ, Lương đến xét thưởng, kỷ luật. . . đều phải được quản lý chặt chẽ, chính xác. Vì vậy, phạm vi của Đề tài này chỉ nêu ứng dông tin học trong công tác quản lý Nhân sự - Lương của Cán bộ, công nhân viên Sở giao thông vận tải Tuyên quang. Quản lý Nhân sự đã thuyên chuyển công tác, đã nghỉ hưu . . .bao gồm: Nhập vào và lưu trữ đầy đủ mọi thông tin từ trước và được bổ xung trong suốt quá trình công tác tại công ty để khi cần tìm hoặc kiểm tra lại thuận tiện nhất như các thông tin về Quá trình công tác, hồ sơ gia đình, hồ sơ cá nhân, hệ số lương, khen thưởng kỷ luật . . . Trong cơ sở phân tích trên đây, kết hợp với yêu cầu hiện tại cùng với những đặc tính của Sở giao thông vận tải Tuyên quang, Đồ án này sẽ giải quyết những vấn đề đó: xây dựng chương trình quản lý Nhân sự - Lương của công ty dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. 9 CHƯƠNG II PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT I. Tính cấp thiết của đề tài. Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cô trợ giúp rất đắc lực cho con người rất nhiều trong nghiên cứu khoa học và ứng dông trong thực tế. Tin học ứng dông đang được triển khai rộng rãi trong các ngành học kỹ thuật, kinh tế, giáo dôc, quản lý. Tuy nhiên hiện nay tại Sở giao thông vận tải Tuyên quang việc quản lý nhân sự vẫn còn được thực hiện theo cách làm thủ công truyền thống, hồ sơ của mỗi cán bộ được thiết lập tách rời nhau, các số liệu thiếu chính xác, trải qua thời gian và quá trình luân chuyển, nhiều hồ sơ bị mất, thất lạc. Khi tìm kiếm, xử lý, lưu giữ thông tin về một cán bộ mất rất nhiều thời gian và công sức mà độ tin cậy và chính xác không cao. Vì vậy, để khắc phôc những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về chính xác, đầy đủ, nhanh chóng. Ta thấy rằng việc cải tiến quản lý nhân viên trong hình thức tin học hoá sẽ đáp ứng được yêu cầu của Sở đặt ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nhằm các môc đích sau: + Cung cấp hệ thống thông tin liên quan tới mỗi cá nhân, (họ tên, quê quán, trình độ, chức vô..) mỗi phòng ban (chuyên môn của phòng, số lượng, chất lượng cán bộ nhân viên của phòng….). + Dựa vào đặc điểm của mỗi cán bộ để sắp xếp hệ thống những thông tin cùng loại trên cơ sở đó sẽ giúp cho cơ quan đánh giá đúng đội ngũ cán bộ của mình. Các số liệu sau khi xử lý được lưu giữ sẽ giúp cho cơ quan giảm bớt thời gian nắm bắt thông tin đối với từng cán bộ, có thể phù hợp cho việc bồi dưìng, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. + Thiết kế chương trình quản lý cán bộ công chức dựa trên cơ sở chủ 10 yếu là: + Những quy định của Chính phủ đối với Cán bộ viên chức Nhà nước. + Quyết định phân cấp quản lý cán bộ công chức của uỷ ban nhân dân tỉnh. + Tình hình thực tế của cơ quan. + Khả năng sử dông các lượng thông tin. + Năng lực và vốn hiểu biết của bản thân. II. Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức. 2.1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ. Là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của chương trình gồm các chức năng sau: - Cập nhập lý lịch. - Cập nhập danh môc (cập nhập những thông tin về quá trình công tác, quá trình đào tạo, trình độ ngoại ngữ… của cán bộ nhân viên). - In lý lịch của một cán bộ. 2.2. Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu. Tìm kiếm cán bộ công chức theo các tiêu chí (tìm kiếm theo các phòng ban, theo chức danh, nam, nữ, đảng viên, trình độ chuyên môn, học vị…). 2.3. Yêu cầu về thống kê báo cáo. - Thống kê danh sách cán bộ công nhân viên theo các tiêu chí: Đảng viên, cán bộ công chức đề nghị nâng lương, chuẩn bị nghỉ hưu. - Báo cáo về chất lượng cán bộ công chức. III. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang. 3.1 Cấu trúc : Bao gồm: - Ban giám đốc Sở giao thông vận tải-Tuyên quang - Các phòng ban nghiệp vô: Phòng Tổ chức - Hành chính - Tổng hợp, phòng Quản lý giao thông vận tải, phòng Kỹ thuật, Ban quản lý các 11 công trình giao thông, ban quản lý dự án WB, ban Quản lý dự án cầu, Đội quy hoạch công trình giao thông. 3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang hiện nay: Chức năng nhiệm vô của hệ thống quản lý:  Về cán bộ công nhân viên: - Quản lý, xử lý các công việc về điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ. - Quản lý hồ sơ cán bộ. - Thống kê số liệu về các vấn đề nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo.  Về chế độ chính sách: - Quản lý, xử lý các công việc về : + Xét nâng Lương. + Tuyển dông, nâng bậc, nâng nghạch công chức. + Chế độ nghỉ hưu. + Khen thưởng kỷ luật. - Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của ban Giám đốc Quản lý về tổ chức bộ máy và biên chế: Xử lý các công việc liên quan đến xây dựng, điều chỉnh sửa dổi các chức năng, nhiệm vô của các tổ chức.  Quản lý việc thành lập, sát nhập giải thể của các tổ chức theo thẩm quyền. Theo dâi biên chế của các phòng ban đơn vị. Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo. IV. Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý. 4.1 Những thông tin hiện đang quản lý: Trong những năm gần đây, do thực hiện chủ trương của Đảng nhà nước về tinh gọn bộ máy tổ chức, giảm thiểu biên chế trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, nên các thông tin về tổ chức và cán bộ nhân viên 12 trong toàn Sở có nhiều biến động. - Thành lập tổ chức mới (sát nhập tổ chức), giải thể một số tổ chức không cần thiết. - Sắp xếp bố trí điều động cán bộ lãnh đạo, cán bộ công chức thừa hành trong nội bộ của từng tổ chức. - Chuyển xếp nghạch, bậc lương công chức phù hợp với trình độ đào tạo và chức danh công việc. Đồng thời vẫn có sự gia tăng của thông tin thường kỳ phải quản lý và xử lý: - Thông tin về công chức mới được tuyển dông vào biên chế (do được bổ xung, do còn biên chế trống: chết, thôi việc, ra khỏi nghành…) bao gồm hồ sơ ban đầu: Quyển lý lịch công chức, các văn bản khác có liên quan đến cá nhân công chức). - Thông tin cần cập nhật thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lương thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lương thường xuyên, nhận xét, bổ nhiệm, miễm nhiệm cán bộ nhân viên… Thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý cán bộ công chức không chỉ cần chặt chẽ về mặt số lượng mà còn phải theo sát những biến động nhân sự, những thay đổi của mỗi cán bộ công chức trong quá trình làm việc công tác. 4.2 Cách thức thực hiện: Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, cung cấp số liệu thống kê về tổ chức và nhân sự ở các phòng ban, bộ phận ở Sở giao thông vận tải-Tuyên Quang thực hiện chủ yếu bằng quản lý chủ yếu dựa trên sổ sách, giấy tờ. Việc theo dâi số liệu thống kê chưa được thường xuyên, chủ yếu dựa vào các biểu mẫu do các phòng ban, bộ phận báo cáo theo định kỳ. 13 Về những thay đổi của cá nhân nhân viên: Định kỳ 6 tháng, 1 năm, cán bộ nhân viên phải khai bổ xung lý lịch theo mẫu hoặc khi có sự thay đổi đột biến về gia đình, chức vô, bậc lương… phôc vô cho việc điều động, bổ nhiệm mà cần thiết phải bổ xung ngay thì cán bộ phòng tổ chức yêu cầu cá nhân khai lại lý lịch theo mẫu và bổ xung thêm thông tin mới. Sau đó lại phải lưu vào hồ sơ. Vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, dẫn đến sự khó khăn cho công tác quản lý. - Định kỳ hàng tháng hàng quý, hàng năm .đơn vị thu thập, xử lý các số liệu về nhân sự bao gồm thông tin về biên chế, tổ chức bộ máy, chất lượng đội ngũ công chức, và các chế độ chính sách khác có liên quan đến cán bộ nhân viên để tổng hợp thông tin, đề xuất xử lý giải quyết, hoặc đề nghị lên cấp trên giải quyết. Việc tổng hợp thông tin sẽ do cán bộ thống kê tính toán để đưa ra các biểu tổng hợp chung. Có nhiều loại biểu, cán bộ thống kê phải thực hiện tính toán thủ công, do đó thời gian xử lý kéo dài, đôi khi gặp phải nhầm lẫn sai sót. Đôi khi số liệu thống kê còn không thống nhất theo mẫu quy định, gây khó khăn cho việc tổng hợp và phân tích số liệu của cán bộ thống kê. - Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ tra sổ, sau đó tìm trên ngăn, giá tư liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm. Đồng thời việc lưu trữ hồ sơ cũng còn rất thủ công, thô sơ, gây khó khăn chậm trễ và tốn nhiều thời gian, phương tiện, công sức cho việc tra cứu thông tin phôc vô quản lý cán bộ công chức. 4.3 Trang thiết bị và con người: Trong những năm vừa qua Sở giao thông vận tải đã trang bị cho tất cả các phòng ban, bộ phận bộ ít nhất một máy vi tính gồm nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau: Vấn đề đặt ra ở đây là đội ngũ những người 14 sử dông máy vi tính của các phòng chưa đồng đều và đa số chưa được đào tạo bài bản. Do đó việc đào tạo cũng như việc khai thác những ứng dông của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức làm một vài thao tác kỹ thuật đơn giản như : Soạn thảo văn bản thông thường,… Chưa phát huy được tính tích cực của công nghệ thông tin cũng như chưa có đủ trình độ, khả năng khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bài toán trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lương, tổ chức bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phôc vô cho nhiệm vô của công tác quản lý nói riêng. 4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại: Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thống thông tin quản lý cán bộ nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang hiện nay vẫn còn bị động, thủ công, chưa chuẩn xác, chưa khoa học. Chưa xây dựng được một cơ sở dữ liệu thường xuyên để dữ liệu luôn được tươi sống. Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiến phương pháp làm v